淺議縣級(jí)數(shù)字化檔案館建設(shè)

劉雅君

1 數(shù)字化檔案館的重要性

1.1 數(shù)字化檔案館的含義。數(shù)字化檔案館是以館藏檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，以數(shù)字化信息為館藏內(nèi)容，以計(jì)算機(jī)為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的一種新型檔案館，是采用現(xiàn)代高新技術(shù)的數(shù)字信息資源系統(tǒng)。

1.2 數(shù)字化檔案館建設(shè)的意義。構(gòu)建數(shù)字化檔案館能夠最大限度地改善檔案的保管條件，提高檔案的壽命；便于查閱利用，提高檔案利用率；有利于檔案信息資源的深層開(kāi)發(fā)及共享，更好地為社會(huì)服務(wù)。

2 數(shù)字化檔案館建設(shè)的瓶頸

2.1 經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)難。數(shù)字化檔案館建設(shè)可以說(shuō)是燒錢的工程，從最初的軟硬件的購(gòu)買或開(kāi)發(fā)，到平時(shí)的正常使用和維護(hù)，以及不斷的軟硬件更新都需要大量的資金支持。而縣級(jí)檔案部門的弱勢(shì)之一就是經(jīng)費(fèi)短缺。這與長(zhǎng)期以來(lái)政府的重視度有關(guān)。也與檔案館本身要求不高有關(guān)?！爸仞^藏輕利用”思想不改變，檔案事業(yè)很難受到關(guān)注，充足資金保障就是一句空話。

2.2 數(shù)字化檔案館的內(nèi)容充實(shí)困難。目前，通過(guò)掃描技術(shù)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，為數(shù)字化檔案館的建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。而作為數(shù)字化檔案館新鮮血液的電子文件的收集管理工作做得很不好，原因主要在于檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)缺乏適應(yīng)檔案數(shù)字化管理統(tǒng)一規(guī)范，相互兼容性差，無(wú)法實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接。

2.3 利用效率低是數(shù)字化檔案館建設(shè)中的一大障礙。受傳統(tǒng)管理體制和管理思想的影響，成本效益觀念淡薄，重?cái)?shù)量輕質(zhì)量，重建設(shè)輕利用的思想嚴(yán)重，利用情況一直不容樂(lè)觀。雖然數(shù)字化檔案館的目的是檔案信息資源共享，但是，現(xiàn)在數(shù)字化檔案館類似于搬到網(wǎng)上的傳統(tǒng)檔案館信息質(zhì)量不高，多為“原態(tài)”的一次信息，缺乏集約化、高質(zhì)量的“深加工”的增值信息，不考慮利用者的需求，不敢公開(kāi)查閱。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不理想，利用數(shù)字檔案信息資源的個(gè)人條件偏低等問(wèn)題，都不同程度地阻礙了數(shù)字化檔案館建設(shè)進(jìn)程。

2.4 復(fù)合型人才嚴(yán)重缺乏。數(shù)字化檔案館要求檔案管理者不僅要有深厚扎實(shí)的檔案專業(yè)理論知識(shí)，還要懂計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體等高新技術(shù)。而現(xiàn)實(shí)中，縣級(jí)檔案干部隊(duì)伍整體素質(zhì)普遍不高，表現(xiàn)在：知識(shí)面不寬、知識(shí)層次不高、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，與新形勢(shì)下的檔案工作的要求有不小的差距。

3 數(shù)字化檔案館建設(shè)的對(duì)策

3.1 增加資金投入。一方面，檔案部門要積極主動(dòng)地向當(dāng)?shù)卣吧霞?jí)主管部門去申請(qǐng)，爭(zhēng)取把檔案信息化建設(shè)納入當(dāng)?shù)匦畔⒒ㄔO(shè)總體規(guī)劃之中。此外，檔案部門方面也要節(jié)省資金，力爭(zhēng)用最少的錢辦最大的事。例如：數(shù)字化檔案館要分清階段，分清主次，先鑒定，把最需要掃描的找出來(lái)。接收電子文件方面，用移動(dòng)硬盤拷貝或制成光盤。數(shù)字化方式可以采用外包與本單位人員共同參與的方式，讓檔案干部快速有效地學(xué)會(huì)具體操作。檔案館也可以接收檔案專業(yè)畢業(yè)生來(lái)實(shí)習(xí)，幫助檔案館進(jìn)行數(shù)字化檔案館的建設(shè)。

3.2 創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。數(shù)字化檔案館與傳統(tǒng)檔案館的目的都是為社會(huì)服務(wù)，區(qū)別在于服務(wù)方式上。對(duì)于縣級(jí)檔案館來(lái)說(shuō)，要讓數(shù)字化的檔案信息資源充分利用起來(lái)。例如，在檔案管理信息網(wǎng)上公布開(kāi)放檔案目錄；上傳檔案編研的成果；在當(dāng)?shù)氐恼W(wǎng)上開(kāi)辟檔案咨詢欄；公開(kāi)單位郵箱、微信號(hào)或QQ號(hào)，開(kāi)展個(gè)性化信息推送，等等，借助現(xiàn)代化的技術(shù)手段，把檔案信息資源做好整合，提供最有效的服務(wù)。

3.3 加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè) 。一是對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)或繼續(xù)教育，樹立自主學(xué)習(xí)的意識(shí)。二是選調(diào)或招聘合格人才加入檔案隊(duì)伍， “高、中、青”三個(gè)年齡段的人員都有，從知識(shí)上和技能上能做好配合。三是建立有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制。打破傳統(tǒng)的鐵飯碗思想，要讓在崗者時(shí)刻都有危機(jī)感，從而不斷地去提升自己。