高校電子黨務檔案管理淺析

李松潔

1 大數據時代背景下檔案管理工作的新形勢

1.1 檔案管理媒介的轉變。在大數據時代背景下，檔案管理工作面臨的數據量有了巨大增長，由此引發了檔案管理媒介的轉變。以往文件在起草、發行、歸檔過程中均采取紙質形式，檔案管理也以紙質形式運作。隨著無紙化辦公的普及，部分文件材料開始采用電子形式下發，因而電子檔案管理成為檔案管理工作中越來越重要的形式。

1.2 對檔案整理工作的要求加強。大數據時代下各類信息基數大且類別龐雜，電子檔案管理不能再僅僅滿足于檔案的按時歸檔。在這樣新的背景下，電子檔案整理工作的重要性不斷凸顯。如何對大量電子檔案進行嚴格篩選，進而系統化分類是檔案整理工作面臨的新要求。只有完成了以上要求，才能夠保證電子檔案為使用者提供豐富而又有價值的信息。

2 高校電子黨務檔案管理的不足之處

2.1 電子黨務檔案管理制度建設滯后。對于電子黨務檔案管理的重要性認識不足直接體現在制度建設滯后上。部分高校沿用傳統方式進行電子黨務檔案管理，造成了諸多不便。在入檔過程中，忽視新媒介、新形式的特點，滿足于檔案輸入；在檔案管理過程中，存在諸多制度空白，造成管理工作的隨意性加大，甚至導致電子黨務檔案的丟失；在檔案使用中，形式受到傳統思路限制，難以滿足新時期黨務工作的要求。

2.2 檔案管理者的綜合水平有待提高。在人員使用上，對于電子黨務檔案管理的重要性認識不足體現在電子黨務檔案管理者適應大數據時代特點的水平較差。部分高校滿足于原有的檔案整理工作，不能積極對黨務檔案管理者進行電子檔案管理培訓。同時，筆者發現，部分高校的檔案管理人員多是臨近退休的后勤人員或聘用的在校學生兼職人員，這些檔案工作者缺乏電子黨務檔案管理經驗，造成了部分高校電子黨務檔案管理工作效率難以有效提升。

2.3 黨務檔案的信息化程度較差。部分高校的黨務檔案電子化、信息化進程緩慢，仍舊滿足于以往的模式。這樣的情況就造成了在檔案使用中花費大量時間和精力進行檔案查找。再加上紙質黨務檔案使用的流程較為繁瑣，造成了黨務檔案使用的效率十分低下，不能滿足當下黨務檔案使用的要求。

2.4 電子黨務檔案更新不及時。大數據背景下，電子黨務檔案發揮其效用的一個重要前提就在于電子黨務檔案的及時更新。電子黨務檔案更新不及時會造成黨務工作開展出現重復等偏差，此外，學生黨員檔案信息的更新不及時會造成學生黨員的諸多不便，影響高校電子黨務檔案管理工作的校內聲譽。

2.5 電子黨務檔案不完整。高校黨務檔案是對高校黨務工作開展的真實記錄，是高校黨員信息留存的基礎，高校黨務檔案的完整性對高校、校職工及學生黨員都有極為重要的意義。由于部分高校對于電子黨務檔案的管理意識不強，造成了高校黨務工作開展內容的遺失，影響了黨務工作開展的歷史延續性。

3 提升高校電子黨務檔案管理水平的建議

3.1 開展電子黨務檔案管理宣傳活動。通過建立黨務檔案網站、微信公眾號、微博等多種方式，對電子黨務檔案的服務內容、運作流程進行宣傳。宣傳的過程是一個讓更多人了解的過程，借此讓高校電子黨務檔案管理工作的重要性深入人心，引起多方面重視。

3.2 電子黨務檔案管理軟硬件升級。在大數據時代背景下，進行電子黨務檔案管理的軟硬件升級是適應時代要求的物質前提。硬件升級主要體現在管理媒介的更新換代，配備現代數據設備進行檔案管理。硬件升級伴隨著的是軟件的更新。具體表現在新型電子檔案管理軟件的應用及檔案管理者的綜合水平培訓。

3.3 重視電子黨務檔案資源的開發。大數據時代背景下，檔案數據中蘊含著海量的資源，這些資源的開發整理將極大地促進高校黨務工作進一步提升。應當“立足館藏檔案資源，對檔案按專題或類別進行深層次加工和提煉，挖掘檔案信息價值，借助各種多媒體技術開展檔案編研，開辟專題展覽欄目，提升檔案的教育功能”。

3.4 重視電子黨務檔案管理過程中的反饋工作。與以往的檔案管理滿足于檔案收藏不同，大數據時代背景下的電子黨務檔案更加注重信息的服務，因而在對黨建工作者進行信息支持之后，收集反饋信息是提升電子黨務檔案管理工作水平的有效措施，也是傳統黨務檔案管理過程中忽視的一點。