房產檔案信息化管理存在問題及對策

劉紅兵

1 目前房產檔案管理存在的問題

1.1 對房產檔案信息化管理工作重視不夠。單位注重文書、基建等檔案的信息化管理，對房產檔案的信息化管理工作不夠重視，沒有明確的近期和長遠目標，硬件設施簡陋，工作效率低。目前由于多種原因，部分房產檔案仍分散在個人手中，導致歸檔不及時，完整性較低。

1.2 房產檔案管理人員綜合能力有待提高。在檔案信息化管理中，人員沒有經過專業培訓，對計算機的操作應用不熟練，其綜合能力亟待提高。

1.3 房產檔案信息化管理內容不全面。房產檔案信息化管理就是要使各種房產資源轉化成數字化電子信息，被計算機的程序識別和讀取。目前只是利用數據庫和檔案系統軟件收錄部分資料，而一些主要的像購房合同、收據、發票、房產證、身份證等都沒有進行數字化處理。

2 房產檔案信息化保密工作的對策

2.1 加大對基礎設施的投資力度。房產檔案信息化管理是采用先進的計算機技術和網絡通信技術為手段，借助檔案管理軟件及掃描儀、照相機等設備，將一些紙質檔案進行數字化掃描、轉換。因此，應加大對基礎設施的投資，建立和完善信息資源開發利用工作，同時在電子信息技術條件下做好房產檔案的保密工作，需要不斷提升計算機信息設備的安全登記和防范手段，進行必要設備更新與升級，使網絡系統設備達到較高保密要求，確保房產檔案信息安全。

2.2 提高房產檔案管理人員綜合素質。在房產檔案信息化管理過程中，第一，應加大對原房產檔案管理人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，使其盡快適應和精通現代化信息管理的技術和手段，從而提高業務素質。第二，選拔高素質、懂計算機專業的綜合性人才，充實到房產檔案管理中，將計算機信息技術全面應用到房產檔案管理工作，提高房產檔案的工作效率和利用效率。第三，房產檔案管理人員努力完善知識結構，掌握土建施工工藝、國家稅收法規、房地產政策等方面的知識，為更好地做好房產檔案管理服務。

2.3 完善檔案信息安全管理體制。一是嚴格信息設備管理制度。購買設備要經過保密工作部門的審批，選擇經信息安全產品測評中心認證，并有一定安全保障的產品，購買后要有備案，從源頭上把關。二是存有檔案數據庫的計算機應與外網隔離，設置防火墻，防止感染病毒和黑客入侵。同時實施數據庫備份，防止檔案系統數據的丟失。設置分級管理權限，防止房產檔案的資料文件對外傳輸和無關人員查閱。使房產檔案在開發利用過程中發揮其最大作用而不被別人所利用。

2.4 實行“雙套制”歸檔。房產檔案管理實行“雙套制”歸檔。由于電子檔案具有存儲空間小、保管便利、傳輸迅捷、利用方便等的特點，被廣泛推廣應用。又由于電子檔案存在著保密性差、安全問題沒有完全解決、易于復制篡改、法律效能不足等問題，使其利用范圍受到一定限制。因此，目前檔案實體與電子檔案互不代替，必須采用“雙套制”歸檔模式，使房產檔案得到更安全妥善保管。