淺談史志編纂工作中檔案資料的查找

陳陽

1 史志編纂工作中檔案資料查找的作用

史志是綜合記述一個地區從自然面貌到人文歷史全面情況的資料性著述，可傳承文明、記錄歷史、弘揚文化、服務社會、借史鑒今、啟迪后人。而編纂一部志書的質量如何，特別是史料是否真實可信，在很大程度上取決于搜集的檔案資料是否豐富完整。唐代史學家劉知幾在《史通·采撰》里，論述史料對編史修志的重要性時，明確指出：“蓋珍裘以眾腋成溫，廣廈以群材合構。自古探穴藏山之士，懷鉛握槧之客，何嘗不征求異說，采庶群言，然后能成一家，傳諸不朽。”檔案資料是編史修志的基礎，沒有充實的作為歷史真實記錄的檔案史料，要編修好一部內容豐富、可資征信的志書是不可能的。由于檔案資料具有數量浩大，內容繁復的特點，在編纂工作中對檔案資料的查找收集是一個非常重要的問題，它直接關系到史志編纂工作的質量和進度。

2 史志編纂工作中檔案資料查找的原則

首先，要堅持實事求是的原則。搜集檔案資料必須真實、客觀地抄錄有用資料，做到真實存史。其次，要堅持全面查找的原則。全面查找與題目有關的檔案全宗與類別，在搜集查找過程中，廣征博采，巨細皆收，做到“寧多勿漏”“橫不缺項”“縱不斷線”，避免“依據孤證作出結論，武斷歷史”。按照這一要求則應對檔案資料進行全面搜集，為下一步選材、編纂工作提供一個比較完整、系統的資料基礎。如果搜集檔案資料時漏一份與題目有關的材料往往要輾轉復查。特別是在史志編纂工作中所涉及的資料浩繁，有時竟難以復得。因此要做到查找宜寬，選材宜嚴。最后，要堅持為現實服務的原則。搜集檔案資料時，本著為歷史負責，既要搜集反映成績和經驗的資料，也要有反映失誤和教訓的資料，以借鑒歷史、開拓未來、服務社會。

3 史志編纂工作中檔案資料查找的方式

3.1 分清先后緩急，循序漸進。分藏在若干全宗的反映同一題目的檔案資料，在各個全宗中保存的數量有多寡之分，與題目的關系有直接和間接之別。因此，在查找檔案資料時，應首先查找與題目有直接關系的藏量較豐富的全宗，然后再推及與題目有間接關系的藏量較少的全宗。這種“循序漸進”的查找方法，是可以避免重復勞動節省查找時間的。因為“直接”的全宗，常常保存的是與題目有關的檔案的正本或原稿，具有一定的“權威性”。而“間接”的全宗則往往藏有同一檔案的抄件。先查到正本原稿檔案材料，抄本則可不收。如果按相反的次序查找，則事倍功半，影響編纂工作的質量和進度，做一些不必要的重復勞動。

3.2 注意把握檔案資料的線索，跟蹤追跡。在史志編纂工作中，所涉及的題目或者人物的活動，總有一定的時間期限。從大的范圍講，編纂一個歷史時期某一方面的題目，就可以從保存這一時期的若干檔案全宗中去查找；就小的范圍講，一個題目屬于某一年或者某一事件，就應該從當年或與這一事件有關的檔案中去搜尋。具體的題目中闡明的事件或人物的活動，又總有一定的地區或單位的范圍，按地區或者單位的線索查找檔案資料也是常用的方法。此外，還要注意從各級檔案館的新、舊檔案文獻匯編中發現新的材料線索。編纂人員在利用檔案匯編時，要注意這些材料中引文的出處，以發現新的資料線索。這對史志編纂工作中查找檔案資料趨于全面深入，是大有益處的。

3.3 科學組織查找力量，搞好分工協作。在編纂修志工作中，一般參加查找、搜集資料的人員較多。為提高工作效率，節省時間，在查找檔案資料時應對資料搜集人員進行科學的分工。一般可以按檔案資料的分布特點組織力量，即按與篇目有關的檔案資料所藏的不同館（室）、全宗、類別組織力量分頭查找。這種分工方法，就要求各專業志的編纂人員，對該專業志的整個篇目內容和與其有關的檔案材料的分布情況進行摸底，有一個全面的了解，以明確查找方向。另外，還可以按各專業志篇目內容的特點，把較大的題目劃分為幾個階段或幾個問題，針對不同的階段或問題對有關的檔案資料進行分工查找。無論采用何種分工方法，在查找檔案資料的過程中，都應該注意互通情報，緊密配合，以避免出現漏查和重收現象。

3.4 學習檔案管理知識，善于利用檔案檢索工具。檔案檢索工具是揭示和介紹檔案館所存的檔案內容和成分，并對檔案進行管理和提供利用的工具。它為檔案利用者研究解決各種問題，提供具有參考價值的檔案和查找檔案資料的線索起著向導作用。檢索工具的種類是多種多樣的，從其所揭示和介紹的內容與成分的對象劃分，大體可以歸納為三大類。第一，以一個全宗或全宗的一部分檔案為對象而編制的工具有：案卷目錄、全宗介紹、全宗單、全宗卷、卷內文件目錄、重要文件卡片、重要文件目錄等。第二，以檔案館的全部或主要部分檔案為對象而編制的檢索工具有：分類卡片、分類目錄、檔案館介紹、全宗卡片，檔案存放地點索引等。第三，以一定的專題為對象而編制的檢索工具有：專題卡片、人物卡片、地名索引卡片、專題目錄、人名索引、地名索引、專題介紹等。編纂人員在查找搜集檔案資料時，只有熟悉和學會利用以上檢索工具，才能保質保量地完成檔案資料的搜集查找工作。這就要求編纂人員學習和掌握一定的檔案管理知識。

3.5 開展調查訪問，補充檔案之不足。有些檔案史料由于社會和自然的原因，已經散失不可復得，造成檔案資料不全，給編史修志工作帶來很大困難。為了彌補檔案史料之不足，采取調查訪問、開座談會、請知情人撰寫回憶錄等方式，搜集所謂“活”資料，作為以檔案為主的輔助手段是很必要的。這種“活”資料的珍貴之處在于提供了某些為現存檔案中所不見的史實和具體情節。但是這些“活”資料的參考和憑證價值是遠遠不能與檔案史料相比的，由于作者與當時事件相隔久遠和記憶上的局限或其他原因，表述上某些失真或不準確之處在所難免。因此，史志編纂者在利用這些資料時進行認真的考證是必不可少的。

總之，在史志編纂工作中，檔案資料的查找應遵循實事求是、全面查找、為現實服務等原則，結合實際，科學地選用查找方法，才能為選材和編纂工作打好基礎，進而編纂出高質量的志書。