兄弟檔案期刊集萃

謝建波

電力工程檔案歸檔整理

王文鋒在《中國檔案》2015年第10期撰文，指出電力工程檔案的分類整理是按《國家電網公司供電企業檔案分類表（6—9大類）的通知》進行分類編號的：一是工程前期文件（分類號8400）：用地文件應分別單獨立卷；招投標文件可組成若干卷；工程項目簽訂的合同、協議文件可組成若干卷（電氣設備可分別組卷）。二是可行性研究階段文件（分類號8401）：可行性研究審查意見和可行性研究報告可組成一卷，環境預測、地質災害、文物勘探等文件批復，可根據每項內容分別組卷。三是初步設計階段文件（分類號8402）：這部分文件可組成一卷或數卷，但初步設計審查意見批復排在第一卷的位置。四是施工前階段文件（分類號8403）：全套施工圖按出圖順序組卷；施工管理文件根據內容可組成若干卷。五是施工階段文件（分類號8404）：施工驗收文件可按分部工程、分項工程組成若干卷；施工（測量）文件內容多可組成若干卷；安全和功能檢驗文件可組成若干卷，按施工工序排列；施工原材料、成品、半成品文件歸檔時應為原件，可組成若干卷；電氣安裝工程（分類號8405）文件可組成若干卷。六是竣工驗收文件（分類號8406）：內容多可組成若干卷。七是工程管理文件（分類號8407）：按專業內容分別組成若干卷。八是工程監理、質量監督、設備監造文件（分類號8408）：工程監理按專業分別組成若干卷，質量監督按階段組卷。九是竣工圖（分類號8410—8419）：按設計院的卷冊目錄，分別組成若干卷。十是工程設備出廠文件（分類號9401—9422）：先按專業分類，再按每臺設備組卷。

專題檔案概念辨析與界定

王上銘、蔡亞萍、吳建華在《檔案學通訊》2015年第5期撰文，對“什么是專題檔案”進行了深入研究，將專題檔案概念界定為：圍繞一個專門研究或討論的具有重要歷史價值的社會實踐過程而收集形成的具有密切有機聯系的檔案整體。專題檔案必須來源于同一社會實踐過程，只有在這個前提條件下，專題檔案可以按照一定的事由主題來整理，形成一個有機聯系的系統整體。在此定義下，揭示了專題檔案概念的六個內涵特征。一是來源本質性特征。二是狹義事由性特征。三是主旨目的性特征。四是有機系統性特征。五是階段成套性特征。六是形成分散性特征。同一社會實踐過程，參與主體多、專業領域廣，就造成同一社會實踐過程的檔案分散形成于不同專業和不同區域的形成者。當前專題檔案研究方興未艾，對專題檔案的概念與特點沒有統一認識，鑒于此，對專題檔案概念的研究還要深入下去。

企業檔案信息資源整合共享研究

王彩虹在《檔案學研究》2015年第5期撰文，作者從分析企業檔案信息資源整合共享的必要性出發，一是提出了企業檔案信息資源整合共享的三項原則：即效益性原則、整體性原則和服務性原則。二是探索了企業檔案信息資源整合的兩種形式：1.優化館藏，對企業檔案進行物理整合；2.優化內容，對不同信息內容的檔案進行邏輯整合。三是提出了企業檔案信息資源共享的四類共享主體：1.企業內部機構和員工；2.企業上級主管部門；3.社會公眾；4.同行同業，檔案信息資源同行同業可共享。四是提出了企業檔案信息資源共享四項措施：1.構建基于企業內網的檔案服務平臺；2.建立集文件產生過程于一體的信息化平臺，對每家單位、每項業務、每道工序都明確界定了職責、統一了標準、固化了流程，實現了“數據全記錄、業務全覆蓋、過程全監控、責任全追溯”的企業檔案信息資源整理；3.打造不同專題的檔案數據庫；4.建設企業檔案展廳。

檔案數字化過程中的環節控制

秦亞平在《檔案與建設》2015年第7期撰文，指出通過筆者所在單位的紙質檔案數字化工作實踐，就檔案館數字化工作過程各環節出現的一些突出問題進行剖析，提出對以下環節進行控制：一是檔案提卷、還卷環節。對出入庫檔案進行全程監管。掃描后還卷時，重點檢查是否有缺卷、損壞，頁碼亂編、漏編，裝訂混亂等問題。二是目錄著錄環節。對不規范的頁碼、條目進行重新編制頁碼、錄入條目。三是掃描環節。重點從兩個方面著手控制。一個是以案卷（件）為單位實施嚴格的校對，確保電子文件與實體檔號100%正確對應；一個是對漏掃的問題，可以通過圖像個數與頁碼校對的手段來快速發現。對掃描環節中電子圖像存儲格式的控制，其做法是：在加工過程中一律采用單頁JPG的存儲格式，以案卷（件）為單位建立電子圖像目錄結構，以案卷（件）檔號對文件夾命名。四是圖像處理環節。如何對圖像處理環節進行控制？其做法是：可以在加工中使用帶有網格標尺功能的顯示器（如華碼PA238Q）進行圖像處理，打開其網格標識功能，并以此為參照物，對電子圖像進行糾偏處理，確保圖像傾斜度不超過正負1度。

建設項目檔案管理研究

黃韻梅在《浙江檔案》2015年第7期撰文，指出要加強建設項目檔案管理，可從引入項目檔案前期管理機制、項目文件資料信息管理流程和項目信息化管理體系三個方面入手。一是引入項目檔案前期管理機制。要把這些工作落到實處，必須做好以下三項工作：一要明確各參建單位的責任。建設項目檔案是由設計單位、施工單位、監理單位、設備供應商、安裝單位等參建單位共同完成。二要把項目檔案管理要求納入工程合同條款。三要加強項目文件管理。二是引入項目文件資料信息管理流程。要把這項工作落到實處，必須做好以下三項工作：一要加強對“表單”的管理。“表單”是專業技術人員在施工過程中形成的原始記錄。按編號規則給每張“表單”一個表單號，實施項目檔案跟蹤管理。二要加強對施工圖紙的管理。由施工圖紙管理部門發放圖紙——經監理等部門對圖紙會審——發放到有關參建單位——參建單位再發到施工班組——進行現場施工，圖紙用過后再一級一級返回施工圖紙管理部門。三要實現項目文件系統化管理。三是引入項目信息化管理體系。要把這項工作落到實處，必須做好以下三項工作：一要充分利用項目信息化管理優勢。二要建立項目文件信息交流平臺。三要建立項目文件管理系統。

電子文件歸檔中存在的問題及建議

見雪冬在《北京檔案》2015年第9期撰文，根據實際工作情況，首先指出了電子文件歸檔中存在的問題及原因：一是電子文件自身的客觀性特征，一定程度上使歸檔存在問題。主要表現在：（一）電子文件流轉于多個系統，收集和整理存在較大困難，如對設備的依賴性和經過多個軟件系統。（二）形成的電子文件格式多樣，不便進行轉化和處理。如通用格式有九種，即XML、RTF、TXT、JPEG、TIFF、MPEG、AVI、WAV、MP3。在這九種格式中，不包括DOC、WPS、PPT、MDB、PDF等常用格式。從常用格式向通用格式的轉化中存在較多技術性問題。如將DOC格式轉化成RTF格式，文件的內容和排版方式會發生變化。（三）電子文件分類整理與方法問題突出，不利于文件的存儲、檢查及利用。按年度設置一級文件夾，按科室設置二級文件夾，按聲音文件、數據文件、圖像文件、圖形文件、文本文件、影像文件設置三級文件夾。其次，提出了解決電子文件歸檔中問題應采取的措施：一是針對電子文件的特點，在口徑上和格式上進行嚴格把關。二是多措并舉，全面解決電子文件收集全面的問題。三是建立一套具有區域特征的網絡電子文件接收管理系統。電子文件歸檔的文件組織形式，可以以件為單位，每件給一個唯一編號，即檔號，這樣可以把同一類問題或者同一類活動形成的多份電子文件組合到一起，每份文件的檔號編號格式為：全宗號——目錄號——年度號——件號，統一放到一個文件夾，這樣無論哪種數據格式、數據類型的電子文件，都會以份編組的形式而形成文件，統一存儲在一個文件夾下。

如何做好縣級檔案館檔案信息開發和檔案展示

——以甘肅迭部縣檔案館為例

肖同良在甘肅《檔案》2015年第10期撰文，就如何做好縣級檔案館檔案信息開發和檔案展示談了自己的認識。一是轉變觀念，增強檔案信息開發的思想動力。要解放思想、更新觀念，必須做到“四個樹立”，即：一要樹立奮發有為的思想；二要樹立開放合作的思想；三要樹立主動服務的思想；四要樹立開拓創新的思想。二是豐富館藏，筑牢檔案信息開發的資源基礎。要實現豐富館藏，必須做到三個“突出”：一要突出經濟特色；二要突出文化特色；三要突出民生特色。三是建好隊伍，強化檔案信息開發的人才保障。要建好隊伍，必須做到五個“人才”：一要在人才合作上想辦法；二要在人才錄用上下功夫；三要在人才使用上做文章；四要在人才考核上謀實招；五要在人才典型引導上求突破。四是加大投入，搭好檔案信息開發的財力支撐。要加大檔案信息開發的力度，必須在財力上做到四個“加大”：一要加大館舍建設投入；二要加大業務建設投入；三要加大人才培訓投入；四要加大檔案信息開發工作投入。五是拓展思路，提升檔案信息開發的質量效益。要拓展思路，必須做到三個“創新”：一要創新檔案編研方式；二要創新檔案展覽方式；三要創新檔案對外提供利用方式。