價值鑒定是檔案決定存毀的前提性工作

石慧艷

摘 要：檔案價值鑒定，即對檔案價值的鑒別、判定工作。它直接涉及檔案的存毀問題，是對整個檔案管理工作具有決定意義的前提性起點。鑒定的對象主要是檔案的信息內容，或說是檔案內容所具有的潛在價值。但鑒定的結果，則決定檔案是否保存以及如何保存。因此，鑒定實際上是一項通過對檔案內容價值的判定來決定檔案實體存毀問題的工作，基本上可歸入實體管理范疇。

關鍵詞：價值鑒定；檔案；存毀；前提工作

1 檔案鑒定工作的悖論色彩與困惑性

（一）鑒定的悖論色彩

檔案價值的鑒定必須在文件未轉化為檔案之前就開始進行。但這種必須事先進行的鑒定工作卻有著極強的悖論色彩。因為檔案的價值從理論上和實踐上看，與其他社會領域中的一般價值一樣，實質上主要是指一種呈潛在狀態的有用性，或是一種在未來能否被派上用場的可能性。因此，所有的價值均具有潛在意義.其完整含義均表現為由“潛在狀態（理論價值）”到“真正兌現（實現價值）”這樣兩個階段。人們說某事物“有價值”時，實質上是說其具有發揮某種作用的可能性，這時所認定的價值其實只是一種潛在的理論意義上的價值，而只有當該事物日后在現實中確實發揮了這種作用，實現了其“潛在價值”，人們才能最終形成其“確有價值”的結論，但價值由其“潛在狀態”到其“真正實現”卻受若干極為復雜多變的相關因素的制約，二者之間并不具有必然的線性關系，也就是說潛在狀態的價值未必都能在現實中實現。因此，人們只能從“實踐是檢驗真理的唯一標準”的實證角度出發，來衡量和確定價值問題。也就是說，無論潛在狀態的價值如何，只有在實踐中真正兌現了價值，發揮了作用，才能被最終確定為“確有價值”。而自始至終從未發揮過作用、從未兌現過的價值，無論其在理論意義上有多大，也只能被認定為“實際上等于無價值而且，已經被驗證過“確有價值”的價值，也無法保證其以后必能再次實現其價值。因此，從理論上說，任何完整意義上的價值均無法在其被驗證（真正實現）之前就預先確定下來。人們預先確定的價值實際上只是“價值整體”的“一半”，而且是理論性、虛擬性的“一半”。檔案價值的鑒定實際上與上述情況完全一樣，它所確定的不可能是檔案價值的整體，而只是理論性、虛擬性的那一半。而完整意義上的檔案價值.永遠也不可能預先確定下來。這也就是檔案工作實踐中往往被認為價值很大的檔案自保存之日起至其實體消亡時止卻從未被利用過（實際上等于無價值），而有些被無意中保存下來的價值很小或認為無價值的檔案卻恰恰發揮了重要作用（實際上等于有價值）的深刻原因。

上述情況將使檔案鑒定問題形成兩個基本上是互相否定但又各自成立且相互推導的循環性結論；完整意義上的價值鑒定只能待實踐驗證后方能進行并形成確定性結論，這勢必導致“有文必檔”；而“有文必檔”是檔案管理和整個社會所不能接受的，而且它會使鑒定從根本上失去意義，鑒定工作必須“事先進行”。而“事先進行”的鑒定實際上永遠也不可能真正將檔案價值判定清楚，形成有保證的正確的鑒定結果；要想使鑒定結果正確并有保證就只能“事后進行”，而“事后進行”又等于否定鑒定工作的必要性，使鑒定工作失去根本意義。這種結論相互否定卻又各自成立并互相推導的循環情況，雖還不能算是一種嚴格的悖論，卻具有極強的悖論色彩。而在這種悖論陰影籠罩下的價值鑒定工作，實際上只是一種勉為其難的預測性判斷。將其稱為鑒定，從概念上講是不準確的。因為一般意義上的鑒定，大都是在“事后”進行的，如司法鑒定、產品簽定、技術鑒定等等。而檔案價值的簽定卻是在“事先”進行的。因此筆者認為，將檔案價值的簽定稱作“檔案潛在價值的預測或預測性判斷”似乎更恰當、更準確些。

（二）檔案鑒定的困惑性

“悖論色彩”是導致檔案價值鑒定困惑性的里要原因。但檔案價值鑒定工作的困惑性還有一個原因。那就是它對檔案的存毀具有決定性的重要意義。這種決定檔案命運、決定檔案生死存亡的重要性，加上其“悖論色彩”，就構成了檔案價值鑒定工作特有的困惑性與疑難性，使其既關系很大，又矛盾深重。這也正是鑒定在檔案管理工作的現實中往往被人們有意無意地淡化、忽略、回避的深刻根源。因此，可以毫不夸張地說，檔案價值的鑒定是檔案管理實踐中最重要、最關鍵，同時也是難度最大的一項工作。并已確定了保管期限的檔案，在保存中又有到期再堅定銷毀或改變期限的問題。在提供利用和編研工作中，也會發現一些對鑒定有借鑒啟發意義的問題，形成一些對鑒定工作有價值的經驗、教訓或看法，等等。

2 初始鑒定與后續鑒定——鑒定的過程與程序

（一）初始鑒定與后續鑒定

初始鑒定即最初的首次鑒定，實際上是指文件將要轉化為檔案時所進行的鑒定工作，它主要存在于文書立卷和征集、搜集零散檔案文件的工作活動之中，一般就由文書立卷人員、從事征集、搜集工作的檔案人員和檔案部門、文書部門、業務部門具體承擔。這也是鑒定組織往往要吸收文書人員、業務人員參加的原因所在。從檔案室和檔案館的角度看，初始鑒定主要存在于檔案室。檔案館只有在征集成搜集檔案時才有初始鑒定問題。再就是個別情況下接收了未整理的檔案時才有初始鑒定工作。初始鑒定在整個鑒定工作中具有先入為主的決定性意義，它是后續鑒定的基礎。初始簽定的質量及結果從根本上決定著后續鑒定的工作內容以至整個鑒定工作的質量與結果。所以，初始鑒定必須極為嚴肅認真地按規章制度進行。實踐證明，初始鑒定搞不好，對后續鑒定以及整個檔案管理工作遺患無窮，而如果搞得好，將會使后續鑒定和整個檔案管理工作有事半功倍之有所考慮研究，作出原則性或程序性規定。

第二，具體鑒定程序和方法一般是：由一般鑒定人員按規定逐一對檔案文件進行審閱、分析，提出初步鑒定意見。初步鑒定意見寫在專門設計印制的鑒定工作單上。如檔案數量較大且較重要，亦可在鑒定組織負責人審核拍攝之前.再增設一道初審程序。初審工作一般由經驗豐富、水平較高的業務人員和檔案人員承擔。

第三，鑒定初步意見的提出必須建立在實際審問檔案文件的基礎上。初審和終審性的拍板定案則未必適合審閱檔案文件。對拿不準的問題應先進行討論研究，然后再拿出意見，形成結論。

第四，對鑒定中遇到的特殊情況及問題的處理應隨手進行記錄（登記），以積累鑒定工作素材，為總結工作經驗教訓和日后的再鑒定或其他鑒定工作提供借鑒。

第五，鑒定結論形成后，即從檔案上撤下鑒定工作單，并將鑒定結論逐一標寫在案卷封面上和案卷目錄中。整個鑒定工作結束后，應對鑒定工作進行總結，并寫出書面的鑒定工作

報告上報或備查。對確定銷毀的檔案則應單獨編制銷毀清冊或清單，并撰寫銷毀申請報告報批，嚴格按銷毀制度進行銷毀。

參考文獻

[1]李煥軍.檔案價值的鑒定——一項前提性工作[J].蘭臺世界，2002 （10）.

[2]王英瑋.關于檔案價值鑒定的理論與實踐（九）—檔案保管期限表研究[J].檔案學通訊，2002（16）.