事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理分析

何娟

摘 要：人事檔案管理對于事業(yè)單位的人事管理具有重要的作用。一套完整的人事檔案管理系統(tǒng)可以為事業(yè)單位的人力資源管理提供有效的人事信息以及數(shù)據(jù)，事業(yè)單位每一位工作人員的個人信息都會記錄在檔案之中，從而輔助事業(yè)單位對于人才的管理。本文分析了目前事業(yè)單位人事檔案管理中的問題，并針對問題提出有效的對策措施，希望為我國事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理作出貢獻。

關鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；規(guī)范化；管理；對策措施

隨著社會的進步，經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人才變得越來越重要，企業(yè)的競爭就是人才的競爭，因此，企業(yè)以及單位越來越注重對于人事檔案的管理。人事檔案對于一個人的政治思想以及政治面貌、學習經(jīng)歷、品德作風以及以往的工作履歷和表現(xiàn)進行了詳細的記錄，可見人事檔案是作為評價一個人的重要參考依據(jù)。隨著人事檔案在現(xiàn)代企業(yè)以及單位中的作用日益明顯，企業(yè)可以通過人事檔案對每一位員工進行全面的了解，對于企業(yè)的人力資源管理有著重要的作用。事業(yè)單位是我國行政行業(yè)劃分體系中的重要組成部分，為了順應現(xiàn)代社會的發(fā)展，有必要加強事業(yè)單位人事檔案的管理，從而形成規(guī)范化、科學化、合理化的人事檔案管理，為我國事業(yè)單位人才管理提供保障。

1 當前我國事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

1.1 事業(yè)單位沒有認識到人事檔案管理的重要性

人事檔案管理在現(xiàn)代的企業(yè)管理中得到了重視，企業(yè)將人事檔案管理作為企業(yè)人力資源管理的重要內(nèi)容，為企業(yè)的發(fā)展帶來很大的好處，但是事業(yè)單位沒有對人事檔案給予重視，忽視了人事檔案管理的重要性。我國很大一部分事業(yè)單位將人事檔案管理只作為輔助性的工作，在工作中只是單純的保管好人事檔案，保障檔案不會丟失。同時，事業(yè)單位從事人事檔案管理工作的人員也沒有很認真的負責檔案管理，在工作中只是從事一些收集、整理、歸檔、保管等特別基礎的工作，對人事檔案管理的真正意義沒有充分的認識，這樣就導致事業(yè)單位人事檔案管理工作中出現(xiàn)混亂、盲目、不規(guī)范的現(xiàn)象，長此以往嚴重影響了事業(yè)單位的正常運行。

1.2 人事檔案管理管理思想和管理手段落后

隨著社會的發(fā)展，企業(yè)對于人事檔案管理的要求越來越高，人事檔案的管理理念和管理手段都有了大幅革新，但是，目前我國事業(yè)單位的人事檔案管理工作仍保留著以往落后的管理理念和采用落后的管理手段，與我國現(xiàn)代化的建設脫節(jié)，嚴重阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。首先，事業(yè)單位的管理者以及工作人員要改變傳統(tǒng)落后的管理思想，充分認識到人事檔案管理對于事業(yè)單位發(fā)展的重要性，從思想上接受人事檔案管理；其次，目前事業(yè)單位人采用落后的管理手段，仍然是通過人為的力量對人事檔案進行管理，導致了在管理過程中出現(xiàn)較高的錯誤率，同時管理只是進行一些簡單的基礎性的工作，對于事業(yè)單位的發(fā)展沒有實際的效用；最后，檔案的內(nèi)容沒有及時的更新，每一位員工的檔案資料只是一些陳舊的個人簡介、學習經(jīng)歷、家庭情況等，而沒有對員工的個人信用、思想道德以及所具備的技能等沒有記錄，這樣就導致了對員工評價的片面性。

1.3 人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)低

隨著現(xiàn)代社會對于人事檔案管理工作提出了更高的要求，因此要想做好人事檔案規(guī)范化管理工作就需要較高專業(yè)素質(zhì)的人員從事管理工作，這樣才能符合新時期的企業(yè)發(fā)展。但是目前我國人事檔案管理部門的工作人員的素質(zhì)普遍偏低，很大一部分是兼職人員在從事檔案管理工作，甚至有的事業(yè)單位的人事檔案管理工作是由退休人員來做，可見當前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作是很不成熟和規(guī)范。這些人員對人事檔案管理工作沒有充分的認識，同時也不具備專業(yè)的知識從事檔案管理工作，因此不能很好的完成人事檔案管理工作，阻礙了人事檔案規(guī)范化管理的進程。

1.4 人事檔案管理的管理體制不完善

人事檔案管理工作是一項具有眾多操作流程的系統(tǒng)性工作，并不是一個簡單的歸檔工作，因此規(guī)范的人事檔案管理工作需要一套完善的檔案管理體制支撐。但是，我國很大一部分的事業(yè)單位，并沒有根據(jù)自己單位的實際情況建立健全的人事檔案管理體制，有的單位即使有一些制度規(guī)定也存在的一定的問題，不利于新時期的人事檔案管理工作的實施。由于沒有完善的檔案管理制度，導致了在人事檔案管理工作中出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，同時檔案管理人員在工作過程中不用心，對人事檔案的信息不及時的收集整理，忽視檔案信息的完整性和有效性，很不利人事檔案規(guī)范化管理。

2 事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的對策措施

2.1 加強對人事檔案管理工作的認識

事業(yè)單位普遍存在對于人事檔案管理輕視的現(xiàn)象，這是阻礙人事檔案管理的主要因素，因此單位領導以及檔案管理人員要加強對人事檔案管理工作的認識，深入了解人事檔案管理工作對于事業(yè)單位的重要作用。在實際的工作過程中領導要大力提倡人事檔案規(guī)范化管理，并其進行監(jiān)督檢查，檔案管理人員在工作中要細心，做好人事檔案管理工作，避免在工作中出現(xiàn)錯誤。通過對人事檔案管理工作的重新定位與分析，實現(xiàn)人事檔案管理工作的規(guī)范化。

2.2 培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

目前我國事業(yè)單位的人事檔案管理部門的檔案管理人員普遍素質(zhì)較低，工作人員的學歷都不是很高，并且不具備檔案管理的專業(yè)知識與技能，在很大程度上影響了事業(yè)單位人事檔案管理工作的質(zhì)量。因此，加強對人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)是目前人事檔案規(guī)范化的重要內(nèi)容，事業(yè)單位要定期對工作人員的專業(yè)素質(zhì)和基本素質(zhì)進行培訓，從整體上提高檔案管理人員的素質(zhì)，培養(yǎng)出符合現(xiàn)代檔案管理工作對人才的要求，同時引進先進的專業(yè)人才，對事業(yè)單位的檔案管理進行不斷改進，實現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化管理。

2.3 建立健全的檔案管理體系

在人事檔案規(guī)范化管理工作中首先要建立一套完整的人事檔案管理體系，對檔案管理的內(nèi)容和檔案管理人員都要有明確的規(guī)定，對于不符合規(guī)定的行為要及時糾正或者懲罰，保證在事業(yè)單位人事檔案管理工作中有據(jù)可循。在檔案管理體系的制定過程中盡量做到詳細、科學、完善、合理、靈活，并結(jié)合事業(yè)單位的實際情況，制定出具有較高實用性的管理體系。

3 結(jié)束語

人事檔案管理工作是當前社會對人才管理的重要手段，因此實現(xiàn)人事檔案管理工作的規(guī)范化是目前我國充分發(fā)揮人才戰(zhàn)略的必要措施。現(xiàn)代的人事檔案規(guī)范化管理工作要結(jié)合時代的特征，在檔案管理過程中要采用先進的管理手段，建立完善的檔案管理機制，并加強對于專業(yè)人員的培訓，提高工作人員的素質(zhì)，從整體上規(guī)范檔案管理工作中的各種行為。為現(xiàn)代化的人力資源管理提供人才信息，促進我國人才戰(zhàn)略的發(fā)展。

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