淺析新形勢下的社會保障檔案管理工作的創新策略

姜云鶴

摘 要：隨著社會經濟的快速發展，以及群眾社會保障意識的不斷提升，社會保障中的檔案管理工作必須與時俱進、有所創新，才能適應快速發展和變化的社會需求。對此，本文以“新形勢下的社會保障檔案管理工作的創新”為主要研究對象，首先從現狀以及存在問題的角度，闡釋了創新的必要性，然后從數字化、分類以及系統管理三個角度闡釋了具體的創新策略。隨著當前人們生活水平以及生活質量的逐漸提升，望本文的研究能夠在群眾廣泛關注個人權益、并要求社會保障事業與時俱進的今天，在檔案管理方面能夠有所突破、跟隨社會發展的大主題、大背景、更好地為民服務。

關鍵詞：社會保障；檔案管理；管理創新

創新是一個民族進步的靈魂，也是促使所有產業、項目能夠在原有發展水平基礎上實現更進一步、不為社會所淘汰的重要行為。對于社會保障檔案管理工作而言，創新是能夠實現內部管理以及運營模式更新，從而以更好的形態展開服務的重要舉措。但是，新形勢下的社會保障檔案管理工作究竟該如何創新、具體有哪些措施，將是本文所要闡釋的重點問題。

1 新形勢下社會保障檔案管理工作創新的必要性

（一）社會保障檔案管理工作中現狀

首先，社會群眾對于社會保障事業的認知呈現出逐年提升的狀態，參與社會保險的人數也處于快速增長階段，這就導致了檔案數量的逐年增多。隨著人們生活水平的提高以及自身知識構成和權益意識的不斷提升，社會保障于其而言不再是遙不可及的詞匯，而是真切意義上能夠關系到其個人權益和福利，關系到個人養老、醫療甚至是工作過程中一系列重大事件中的安全保障。據國務院新聞辦公室今年2015年中旬發布的《國家人權行動計劃（2012—2015年）》中的調查數據顯示，2015年我國城鎮居民以及職工參加養老保險的人數將達到3.57億，而人力資源社會保障部本年度中旬發布的中國社會保險發展年度報告（2014）的最終數據顯示截至2014年底，我國城鎮居民以及職工參加養老保險的人數已達到34124萬人，這組數值充分反映了目前我國民眾對于社會保障事業的認知度和參與度，而隨著人數的逐年提升，期間產生的各類個人信息、參保資料以及其它檔案內容也呈現出大幅度上升的趨勢。

其次，負責社會保障檔案管理工作的各個部門較為分散的狀態，就個人而言，其社會保障檔案分散于不同的管理中心和部門，社保中心、民政管理局、商業保險公司等各司其職，卻又難以避免地呈現出資源交叉、檔案重疊的現象，在一定程度上呈現出資源浪費的局面，同時又不可避免地造成管理上的漏洞，比如代領保險金、冒名享受社會保障福利，騙提、騙享福利等，都是由于管理部門之間較為分散、缺乏溝通，辦事流程繁瑣所造成的。

（二）當前社會保障檔案管理工作中所存在的問題

首先，社會保障制度現有的管理體制不夠規范、業務辦理流程較為繁瑣、有漏洞可尋。規章制度的欠缺不僅導致檔案收集、歸檔以及存放過程中的分類、范圍不夠明確，同時極易造成信息內容的缺失，管理方法不夠正確等狀況出現，這不僅會影響到其它有關社會保障業務的辦理，更會威脅到參與保障的群眾利益。

其次，個別社會保障中心檔案管理機構缺失，缺乏專業的管理人才，或者一度采用其它崗位的工作人員以兼職借調的方式從事檔案管理工作。由于其本身缺乏專業的檔案管理工作培訓和基本業務知識，因此并不能對這一工作類型產生積極的推動作用，甚至會因為知識體系的缺失，使之以消極的態度參與工作，造成檔案管理混亂和無序。

第三，輔助性軟硬件設備的缺失，讓檔案的存放、信息化以及科技化進程處于滯后狀態。在我國由于大多數社會保障中心缺乏對于檔案管理重要性的清晰認知，因此長期未能形成統一和固定的存放管理場所，對于其科技和硬件上的投入也十分有限。這樣就導致在展開其它業務辦理過程時，檔案的借閱和查找并不能以快速便捷的形式出現，在一定程度上制約了工作效率和服務質量的提升。

2 新形勢下的社會保障檔案管理工作的創新策略

鑒于當前社會保障檔案管理過程中所呈現出的一系列問題和現狀，加強對其的改革和創新已經成為迫在眉睫之舉。否則傳統的管理方式將會沿襲已經存在問題，繼續成為制約社會保障事業發展的不利因素，最終阻礙廣大群眾生活質量以及安全利益的提升、維系。

（一）紙質檔案數字化、信息化

目前我國各大社會保障中心在辦理業務時，都需要提交大量的紙質資料，包括各類身份信息的復印件和證明等，這些資料和辦理業務過程中所生成的全新的單據累加在一起將會形成一個非常龐大的數字，而這些就是所謂的社會保障檔案的原始形態。不可否認的是，紙質文件不僅占據存放空間，而且查找使用時也極為不便，但是如果能將這些資料以電子信息的方式儲存，那么就會將大量的存儲空間轉變為虛擬空間，并且方便檢索和查找。因此筆者認為，社會保障中心應該積極推進檔案的數字化、信息化，采取電子業務辦理流程，采用電子簽字以及掃描信息的辦理信息業務，將重要電子信息以光盤形式進行有效備份，保障其安全。

（二）明確類型，分類存放

將檔案根據有效的分類方法，明確類型、分別存放。這樣做的目的一是為了便于查找和調檔，二是為了提升工作效率、減少業務辦理過程中因為檔案而造成的不必要的內耗。具體來說，首先要做到確立分類標準及規范，并形成一定的綱領性文件，以后所有新檔案的生成還是陳年檔案的封存都要按照這個標準來執行；其次，確立檔案編號，無論紙質檔案還是電子信息檔案都要按照統一的編號管理存放，防止管理混亂；第三，根據檔案使用狀況以及檔案所有者的個人情況，將檔案劃分為“永久封存“、“短期使用”等幾個類型，并確定保管的年限。這樣做的目的是為了將已經生成的檔案信息進行有效區分，節省工作消耗，降低工作難度，以便捷提升效率和質量。

（三）建立全國性的社會保障檔案管理系統，統籌管理

隨著互聯網時代的到來，多樣化的網絡技術以及管理模式逐漸充斥著各行各業，也逐漸開始進入社會保障檔案管理的各個領域過程當中。為了充分利用網絡平臺的共享以及連通性，就需要基于目前社會保障檔案管理的現狀，構建四通八達的綜合性、統一的網絡管理平臺，為其進一步發展和完善奠定更為堅實的基礎。具體來說，它需要綜合目前已有的社會保障標準管理體系和電子政務及網絡管理體系，以自身的業務運作和管理模式為支撐構建多層次、涵蓋信息安全以及網絡平臺監管運營等要素的綜合性內容，并充分適應廣大勞動者的工作和個人信息的變動情況，實現網絡數據實時更新；并與勞動者所在單位建立直線聯系，隨時更新其收入以及企業運營狀況，提升工作內容的透明度和即時性。

3 結論

綜上所述，新形勢下社會保障檔案管理工作所面臨的問題和呈現出的弊端是不能為人所忽視的，身為社會保障部門的檔案管理人員只有充分認知這一現狀，并有針對性的采取創新和改革策略，才能改變其原有工作模式及工作狀態中所呈現出的問題，使之能夠以更加便捷、良好的狀態為廣大社會群眾提供更加優質的服務。

參考文獻

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