淺議電子信息檔案管理的風險控制方法

摘 要：電子信息檔案管理的風險控制越來越被相關工作者所重視，本文從電子信息檔案的風險控制出發，提出了電子信息檔案可能存在的風險和應對措施，希望能為以后的研究者提供一定的思路和啟蒙。

關鍵詞：電子信息檔案；風險控制；檔案管理

在大數據時代發展的今天，很多檔案信息都由紙質版向電子信息檔案進行轉化，電子信息檔案固然存在很多優勢，但是不可忽略的是電子信息檔案的潛在風險要遠遠超過紙質版的檔案信息資源，而如何在電子信息檔案管理工作過程中加強風險控制是相關工作和研究人員需要重視的問題。

1 電子信息檔案的特點和功能

電子信息檔案與傳統的紙質版檔案相比具有方便、快捷、易于存儲、易于傳遞等特點，并且在查詢速度和準確度方面更勝一籌。電子信息檔案主要具備以下功能：

1.1 復制

普通的檔案信息資源復制過程是十分繁瑣的，勞民傷財的同時還有可能對原始的檔案信息造成不同程度的損壞，而電子信息檔案可以在短時間內完成復制，用戶可以得到與原始檔案完全相同的備份資料，更具有快捷性和方便性，而且不會損壞原始數據。此外，檔案管理部門可以將電子檔案信息進行各種格式的轉換，方便大眾的使用[1]。

1.2 傳輸

傳統的檔案信息資源存在傳輸的障礙，一方面檔案資料很難離開檔案管理部門，另一方面不同地域的不同用戶同時需要查閱檔案信息資源時還會面臨沖突的問題，而電子信息檔案則解決了這一問題，同一份檔案可以復制成多份后，通過互聯網向每一個需要的用戶同時傳遞，而且檔案館之間還可以建立一個資源共享的平臺，互通有無。

1.3 訪問

以往的檔案資料無法通過有效的途徑向大眾進行檔案資料的展示，而電子檔案信息管理部門可以將用戶需要的電子檔案信息資源直接發布到網絡中供用戶進行查看，用戶通過訪問頁面的信息技術對所需的內容進行檢索和查閱，并且通過互聯網查閱檔案還可以有效的解決不同時間不同地點的問題，更符合現代用戶對于方便快捷的檔案信息資源訪問的需求。

2 電子信息檔案存在的風險不容忽視

如今信息技術蓬勃發展，電腦和智能手機早已在大眾范圍內完成了普及，而隨著時代的發展，人們的閱讀和查找檔案的習慣也發生了翻天覆地的變化，人們更追求方便高效的查閱方式，因此，電子信息檔案也就順理成章的被廣泛的應用。而在日常工作中我們發展電子信息檔案在為大眾帶來方便等優點的同時也存在很多不足之處，尤其是其具有很大的風險性，如果不采取一定的措施進行防范將會為檔案管理部門帶來不可逆轉的損失，因此電子信息檔案存在的相關風險是不容忽視的。相關工作人員需要采取一定的措施進行提前的防范，并從根本上尋找方法來加強電子信息檔案的安全性[2]。

3 電子信息檔案管理中存在的風險問題

隨著大數據時代的逐漸成熟，信息技術的越來越完善，而電子信息檔案資源的形式也變得越來越多，電子信息檔案逐步從單一的文字記錄轉換成各種格式的多媒體檔案信息資源，而這一轉變為人類帶來方便的同時也存在很多風險問題。

3.1 硬件方面的風險問題

工玉成其事必先利其器，沒有好的硬件支持電子信息檔案將會失去任何的安全和穩定可言。電子檔案管理機構的總機房、管理人員的辦公設備和整個檔案管理部門的工作環境都會直接或間接的帶來一定的影響。因此對于檔案管理部門的硬件設施必然會有一定的要求，以總機房為例，針對于總機房的工作溫度濕度以及三防工作是否到位，有無專門的人員進行管理，機房出入處是否24小時全程無死角監控，一旦出現危險是否有備用機房承擔起電子信息檔案存儲的任務。這一系列的問題看似平常，但是卻是整個電子信息檔案管理工作的基礎，因此硬件方面的風險對于電子信息檔案的管理是是十分重要的[3]。

3.2 電子信息檔案管理制度存在的風險問題

再好的管理者也需要一套完善的管理制度，電子信息檔案管理也不例外，沒有完善的電子信息檔案管理制度作為參考，那么將會給整個電子信息檔案管理工作帶來風險，一套嚴格的制度和軟件系統會輔助電子信息檔案工作者更好的對電子信息檔案進行管理，消除由于管理的缺失而帶來的風險，除此之外，電子信息檔案管理制度還會對已經發生的風險提前做出預示，并給予合理的解決方案，而目前很多檔案管理機構并沒有出臺一套標準化的電子信息檔案管理制度，因此，這一不完善將會為電子信息檔案管理帶來很大的風險[4]。

3.3 互聯網環境存在的風險問題

互聯網的出現方便了人們的生活，沒有互聯網的存在，電子信息檔案也失去了它的意義，但是互聯網環境下存在的風險問題是不容忽視的，如今病毒、木馬比比皆是，并且很多黑客的網絡技術也十分卓越，這些情況都給電子信息檔案的管理安全帶來一定的隱患，例如存在病毒毀壞原始的信息資源，木馬盜取涉密的電子信息檔案等種種問題，因此在互聯網環境下電子信息檔案的安全存在很多的風險。

3.4 信息技術存在風險問題

電子信息檔案數據數字信息資源范疇，因此傳統的檔案管理技術無法滿足電子信息檔案對于信息技術的需求，而檔案管理機構的工作人員大多數是檔案管理專業出身，并沒有掌握專業化的信息技術，因此在信息技術方面，電子信息檔案管理也存在很大的風險，例如工作人員缺乏一定的安全防范意識，對登錄帳號保護意識淡薄，對于殺毒軟件等使用不熟練等等，有時可能一個工作人員的簡單的操作失誤就會導致整個信息系統的崩潰，從而給不法分子可乘之機。

4 針對電子信息檔案管理存在風險的控制方法

風險一旦出現勢必會造成或多或少的損失，因此防范于未然是首先要考慮的問題，同時事前防范也能最大限度的降低其風險控制的成本。而對于電子信息檔案而言，檔案工作者需要依據其自身的特點進行全面的分析，制定出合理的方法進行風險的控制，具體措施主要包括：

4.1 檔案管理部門要引進先進的信息技術作為支持

互聯網中的風險主要是黑客和病毒造成的，這就需要檔案管理部門的工作者具備一定的防御能力，而先進的信息安全技術的學習是必不可少的，如何對電子檔案信息資源進行加密保護，如何對訪問和內部頁面進行安全方面的防御等問題都是檔案管理部門需要應用信息技術解決的問題。

4.2 完善電子信息檔案的相關制度

電子檔案信息雖然不同于傳統的檔案資源，但是仍然需要相應的管理制度作為指導，因此需要對互聯網電子檔案信息的相關制度進行完善，與此同時對于各個不同的檔案管理部門的操作系統也要有一套完善統一的標準和制度，對于管理人員和訪客設置不同的權限，只有這樣才能從根本上確保信息資源的安全，規避可能存在的風險。

4.3 對于已經出現的問題及時進行消除

千里之堤毀于蟻穴，在電子信息檔案管理工作中，經常會出現一些對于安全影響不大的問題，但是小的問題如果不及時處理就會累積成大的問題，從而導致出現更多的安全隱患，因此消除潛在風險就必須對一些不起眼的小問題進行及時的處理，例如對硬件設施進行及時排查，定期維護，針對可能發展的風險提前做出預判，并制定應對措施。而由于互聯網具有一定的開放性和復雜性，因此在互聯網環境下針對電子信息檔案的風險防控更要細微而嚴格，不能放過任何一個小問題，只有這樣才能真正的達到風險提前控制的效果。

5 結論

電子信息檔案的管理工作是十分復雜的，看似平凡的工作中存在很多的風險和問題，這就要求我們檔案管理工作者要及時的對風險進行控制，本文雖然提出了一些風險控制的方法和措施，但是對于電子信息檔案管理工作而言這是遠遠不夠的，未來還需要更多的檔案管理人員對電子檔案信息的風險控制加以研究和重視。

參考文獻

[1]吳宏賓. 電子檔案管理系統研究與實現[D].山東大學，2014.

[2]李玉娟. 遠程學習者情感信息檔案袋的研究[D].山東師范大學，2010.

[3]李競博. 淺議電子信息檔案管理的風險控制方法[J]. 才智，2015，36：267.

[4]張玉. 試論電子信息檔案管理中存在的風險及控制方法[J]. 辦公室業務，2013，19：161+163.

作者簡介

韓曉敏（1972-），女，漢族，河北省石家莊市平山縣人，政府辦公室職員，研究方向：利用館藏檔案編寫地方志。