信息化時代人事檔案管理的創(chuàng)新要點

林凌

摘 要：當(dāng)前社會處于一個知識經(jīng)濟(jì)時代和信息時代并行的高速發(fā)展階段，隨著人才作用的不斷突顯，人才市場作為人事檔案管理的重要基地，其作用和地位也逐漸減得到人們的關(guān)注和重視。對此，本文以“信息化時代人事檔案管理的創(chuàng)新要點”為主要研究對象，首先闡釋了信息化時代人事檔案管理的要求、現(xiàn)狀，然后從基礎(chǔ)設(shè)施、培訓(xùn)管理、團(tuán)隊建設(shè)以及網(wǎng)絡(luò)安全等四個角度闡釋了具體的創(chuàng)新要點。筆者認(rèn)為信息時代面對快速發(fā)展的社會環(huán)境以及人們不斷提升的工作生活理念，人事檔案管理工作要想取得更好的發(fā)展，就必須依托現(xiàn)有的社會背景進(jìn)行適度的改革和創(chuàng)新，這樣才能更好地為人們服務(wù)，這也是本文研究的目的所在。

關(guān)鍵詞：信息時代；人事檔案管理；管理創(chuàng)新

隨著當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人才的流動性也愈發(fā)頻繁，這不僅為人才市場的人事檔案管理工作帶來了一定的難度，同時也從側(cè)面彰顯了落后于信息時代的管理方法給工作帶來的困境與制約。以鑒于此，人才市場方面就必須與時俱進(jìn)、充分把握信息時代的各項網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及科技環(huán)境，妥善加以引用和建設(shè)，通過構(gòu)建符合人事檔案管理需求的共享網(wǎng)絡(luò)與發(fā)展平臺，實現(xiàn)發(fā)展與創(chuàng)新。

1 信息化時代人事檔案管理的要求

信息化時代人才市場的人事檔案管理工作除卻保障最為基本的真實性、公信力之外，最為重要的是基于當(dāng)前社會信息科技發(fā)展的大背景，全面推行人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)，一來這需要當(dāng)?shù)卣块T再進(jìn)行相關(guān)的財政預(yù)算，有針對性地增加人才市場檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)投入，積極鼓勵相關(guān)研發(fā)部門開發(fā)有利于全國聯(lián)網(wǎng)查詢、調(diào)檔，同時能保證信息安全的計算機(jī)信息應(yīng)用系統(tǒng)；二來需要在相關(guān)管理體系當(dāng)中全面推行信息化和科學(xué)化管理和業(yè)務(wù)辦理流程，為現(xiàn)代化科技融入人事檔案管理工作當(dāng)中提供廣泛的社會基礎(chǔ)。當(dāng)然，這一切手段的實施還必須依靠穩(wěn)定的法律制度體系，為各項檔案管理政策的實施提供必要的法律依據(jù)。

2 信息化時代人事檔案管理的現(xiàn)狀

首先，在人才市場推行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，相關(guān)的硬件設(shè)施配置存在著缺陷和不足，進(jìn)而引發(fā)信息化進(jìn)程較為落后的問題。尤其是在那些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)或者發(fā)展水平有限的城市和地區(qū)，其檔案室、辦公室以及檔案存儲庫房甚至沒有明確的區(qū)分，雖然在一定程度上引入了網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)設(shè)備，但其在管理上和使用程度上仍存在著一定的局限性，甚至只是停留在簡單的電子錄入和數(shù)據(jù)呈現(xiàn)階段，并沒有完全實現(xiàn)現(xiàn)代化和電子化。

其次，從事信息化操作的人事檔案管理人員其綜合素質(zhì)有所欠缺，間接影響服務(wù)質(zhì)量和工作效率。這里所謂的綜合素質(zhì)不僅包括檔案管理的專業(yè)性知識，還包括檔案維護(hù)以及計算機(jī)運用、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)處理以及硬件設(shè)備維護(hù)等方面的內(nèi)容。對于人才市場的人事檔案管理工作而言，由于其工作內(nèi)容與當(dāng)今社會的人才流動、工作派遣發(fā)生直接的關(guān)聯(lián)性，因此將工作人員的專業(yè)性和技術(shù)性相分離（一部分工作人員進(jìn)行設(shè)備維護(hù)，一部分工作人員進(jìn)行檔案管理，二者相分離）是非常不現(xiàn)實的，這樣不僅影響到工作的效率，更會影響到人才市場的人事工作服務(wù)質(zhì)量。

3 信息化時代人事檔案管理的創(chuàng)新

（一）依托現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，構(gòu)建完善的信息管理系統(tǒng)

鑒于人事檔案管理工作當(dāng)中現(xiàn)代化設(shè)施的不足所引發(fā)的有關(guān)信息化進(jìn)程的滯后，需要人才市場方面積極爭取當(dāng)?shù)卣闹С趾透叨韧度耄劳鞋F(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，來構(gòu)建積極完備的信息管理系統(tǒng)。一方面，需要政府方面加大資金上的投入，用于購置信息化管理所用的電腦計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)終端以及各類現(xiàn)代化的技術(shù)手段，通過建立起統(tǒng)一、高效的信息檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享的同時，為所有人才市場的用戶提供咨詢的便利；另一方面加強(qiáng)對于原始紙質(zhì)文字資料的錄入編輯，將其納入到統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)當(dāng)中，一來保障信息資源安全，二來防止因為信息所處的年代久遠(yuǎn)而有所丟失和遺漏。

（二）完善立法體系，提高法律地位，以制度保障檔案管理的推行

人事檔案管理的信息化進(jìn)程需要以完善的立法體系作為保障，目前中國現(xiàn)行的有關(guān)法律規(guī)定中明確指出人才市場的檔案管理人員可以將自身在日常工作和服務(wù)中所面臨的問題以書面形式反映到有關(guān)法制部門，由其呈送給國家權(quán)力機(jī)關(guān)，以此將《人才市場管理規(guī)定》不斷依據(jù)目前的發(fā)展現(xiàn)實有所完善。對此，筆者認(rèn)為可以在人才市場進(jìn)行人事檔案管理信息化發(fā)展的過程當(dāng)中，系統(tǒng)整理所面臨的共性問題，例如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享、信息資源公開等方面的內(nèi)容，報送給有關(guān)部門將其制度化、規(guī)范化，通過構(gòu)建有效的法律制度和規(guī)劃來保障人才市場人事檔案管理的規(guī)范化運營。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和儲備工作，構(gòu)建全面、立體的人才服務(wù)體系

筆者認(rèn)為基于信息化時代所展開的有關(guān)人才市人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)，需要從三個方面來展開，其根本目的主要是為了全面提升工作人員的綜合素質(zhì)，其次是為了構(gòu)建全面、立體化的人才市場服務(wù)體系，以便能更好的為社會民眾展開服務(wù)。具體地說，首先要從根本上提升人事檔案管理工作人員的信息化意識，在保障最為基本的人事派遣、檔案寄存等方面的業(yè)務(wù)能力之余，加強(qiáng)對其數(shù)據(jù)庫管理和操作、計算機(jī)應(yīng)用及電子信息錄入、檢索等方面的培訓(xùn)；其次，將信息操作和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用學(xué)習(xí)能力作為競爭上崗的重要考評依據(jù)之一，以此促進(jìn)工作人員不斷提升自身的學(xué)習(xí)能力和綜合素質(zhì)；第三，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技能并不意味著對于原始服務(wù)能力以及專業(yè)水平的全面替代，它更需要工作人員以強(qiáng)烈的責(zé)任感來保障工作信息安全，以創(chuàng)新的思維、學(xué)習(xí)的理念不斷吸收新知識、新內(nèi)容，促進(jìn)工作和服務(wù)質(zhì)量的提升。

（四）把握網(wǎng)絡(luò)信息安全定位，實現(xiàn)信息共享及安全的平衡

信息技術(shù)雖然能為人才市場的人事檔案管理工作帶來快捷與高效，但與此同時也埋伏著一定的隱患，存在著檔案信息外泄以及個人隱私信息公開的可能性。這就需要人才市場方面必須強(qiáng)化工作當(dāng)中的安全意識，強(qiáng)化信息技術(shù)的安全定位，一是要注意原有紙質(zhì)檔案信息的保存環(huán)境，防治蟲蛀或因自然環(huán)境而毀壞；二是要注意在紙質(zhì)檔案電子化過程中電子信息的保存位置，進(jìn)行必要的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控維護(hù)以及備份，確保資料的安全性和完整性；第三要定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的升級和排查，將電子信息的安全化使用納入有關(guān)的法律體系當(dāng)中，以免不法人員竊取相關(guān)信息給人民造成難以想象的損失和危害。只有保障網(wǎng)絡(luò)電子信息共享化和安全化的完美對等與平衡，人事檔案管理才能以一種更加和諧的狀態(tài)發(fā)展、并為廣大人民提供更好的服務(wù)。

4 結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前我國人才市場的人事檔案管理工作雖然正在有條不紊的邁向信息化時代，但是不可否認(rèn)的是其中也存在著一些問題，影響了信息化的進(jìn)程與質(zhì)量。而且所謂的信息化，不但需要操作手段以及操作設(shè)備的信息化，更需要工作人員在思想上和知識體系上實現(xiàn)所謂的“信息化”。筆者認(rèn)為只有依托現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，構(gòu)建完善的信息管理系統(tǒng)；完善立法體系，提高法律地位，以制度保障檔案管理的推行；加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和儲備工作，構(gòu)建全面、立體的人才服務(wù)體系；把握網(wǎng)絡(luò)信息安全定位，實現(xiàn)信息共享及安全的平衡——人事檔案的信息化進(jìn)程才能更加完善，才能在擺脫傳統(tǒng)落后、枯燥管理方法的同時，邁向更加快速、便捷的信息化管理模式。

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