淺談施工企業工程檔案管理

譚小勤

摘 要：施工企業工程檔案是企業在施工活動中形成和積累的具有保存價值的各種形式的文件資料。施工企業工程檔案有其自身的特點。本文針對大中型國有施工總承包企業（簡稱“企業”）工程檔案管理方面存在的一些問題進行分析后，提出了幾點改進的建議。

關鍵詞：施工企業；工程檔案；特點；問題與建議

施工檔案是施工單位在建筑過程中形成的包括建筑、安全等資料，主要有施工前期文件、施工管理、技術、質量、驗收，維修等資料。新時期，做好工程檔案管理及檔案的開發利用具有重要意義。

1 施工企業工程檔案的特點

在建設工程活動中，施工單位與建設單位、設計單位、監理單位相互協作。施工企業形成的工程檔案既與其他單位有關系，也有其自身特點。特點如下：

1.專業性和綜合性。施工活動包括地基與基礎，主體結構、裝飾裝修、鋼結構、土石方和建筑新工藝、新技術等多種專業，從而形成了特定專業技術活動的檔案資料。施工活動也是多種專業技術活動的系統工程，所以施工檔案是多個專業和多個分部分項工程檔案資料的集成，具有很強綜合性。

2.階段性和單一性。建設項目的施工是一個綜合性的系統工程，可分為施工組織設計、變更設計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段。每一階段的施工活動將產生不同的檔案資料，這些檔案資料之間既有聯系又有階段性特點。大型的建設項目將根據工程的功能、性質等以分部分項為單位進行施工，每個單項工程檔案資料都是單獨、唯一的，這是工程檔案單一性特點。

3.動態性和復雜性。施工過程處于動態變化中，有建設單位對工程的設計變更，也有監理或上級主管部門對工程的整改要求，這些都需要施工單位對施工設計、施工技藝等做相應調整。這種動態性要求施工檔案管理的動態性與工程狀態保持一致性。由于工程建設施工技術和工藝復雜，建筑材料種類繁等特點，所以形成的工程檔案資料具有復雜性。

2 施工企業工程檔案管理存在的問題

1.檔案保管的條件比較落后。大中型國營施工企業參與并建成了社會發展各個階段所需的大量工程建筑和設施，從而形成了一系列數量龐大的社會和國家重要的技術檔案和歷史資料。作為重要資料的保管部門：檔案室或檔案館，不在企業的主營業務范圍內，長期處于企業從屬和附帶的部門，其受重視程度普遍偏低。這種不受重視以及企業自身條件的限制，導致檔案管理所需的軟硬件設施落后與不足。隨著時間的推移，檔案資料積壓越來越多，很多企業連存放檔案最基本的庫房都不夠，不得不將一些陳舊的檔案進行分流，存放在離辦公較遠的臨時庫房中，沒有專門的保管人員進行實時監管，導致這些檔案受潮、發霉蟲蛀的現象時有發生。

2.工程檔案管理制度陳舊、不完善。工程檔案具有專業性、綜合性、復雜性等特點，導致工程檔案管理制度在制定和更新過程中存在一定困難，更新不及時的情況。施工企業很多工程檔案分類方案（如施工設計，儀器設備等）在實際工作中已經不存在，但目前的檔案管理方案和制度中仍然存在，沒有做出相應的調整。此外，在制度落實方面也存在較大問題。目前建設單位或業主在施工承包合同中明確規定了工程檔案驗收標準，然而檔案管理人員很少將這些制度和要求更新到檔案管理制度中。

3.工程檔案信息化建設比較緩慢。大部分企業在檔案信息化建設方面投入不足。很多企業使用單機版泰坦軟件對文書，工程等檔案進行管理，只是實現了檔案目錄的電子化，未能將電子檔案實體進行系統管理。此外，一些企業形成的電子文件沒有移交給檔案室進行統一管理，也沒有刻錄成光盤。很少企業在施工過程中收集產生的聲像檔案，除非建設單位明確規定要移交電子檔案和聲像檔案。工程檔案的數字化程度很低，早期的工程紙質檔案由于各種原因保管質量較差，數字化工作亟待開展。

4.工程檔案管理人員素質和工作積極性不高。一般工程檔案管理人員不是檔案專業人才多由工程管理人員兼職。他們對工程方面的專業知識比較了解，但對檔案管理知識與技術以及計算機信息技術、數據庫等知識了解不深。工程檔案管理人員職稱評定也是按照工程系列標準執行，從而導致他們在檔案專業知識、計算機技術等知識的再教育和培訓積極性都不高。由于工程檔案的產生和管理存在脫節現象以及工作積極性較低，導致檔案管理人員很少到項目部實地檢查，指導檔案的收集、整理和歸檔。在檔案移交簽收過程中只是核對清點檔案目錄和冊數，很少仔細認真檢查檔案的完整情況。

3 加強施工企業工程檔案管理的建議

針對目前施工企業工程檔案管理過程中存在的上述問題，作者認為，施工企業首先應該重視和尊重檔案管理工作和人員，在此基礎上加強檔案管理的制度化建設，以制度管人，以制度管事，通過一段時間的信息化建設和人才培養可以在很大程度上改變目前工程檔案管理的現狀。

1.加強領導對檔案管理工作的重視，改善工程檔案保管條件。檔案管理工作雖然不直接產生經濟效益，但檔案工作對企業的經營發展有重大貢獻，如在企業投標，案件處理，新技術、新方法研究等方面發揮了積極作用。讓企業領導能充分認識到檔案工作的重要性，就要把檔案工作納入企業的發展規劃和領導的考核范圍。改善工程檔案保管條件，企業需要投入部分資金改善檔案庫房的建設，增加密集架、抽濕機、空調、加濕器、滅火器、防盜、防火、防蟲等檔案庫房的基本設施。安排專人對監管庫房，保證工程檔案資料完整、安全。

2.結合工程檔案管理方面的新規定、新要求和企業實際完善工程檔案管理制度。檔案管理人員對每次的工程檔案制度的修訂都應該認真的調查和了解，了解國家、地方等上級單位或部門在工程檔案管理方面的政策、法律法規。了解大多數建設單位或業主對工程檔案方面的要求，以及資料員在工程檔案收集、整理、歸檔過程中的實際情況完善檔案管理制度。

3.增加檔案工作的投入，加快工程檔案信息化的建設。檔案信息化建設包括硬件設施建設，也包括檔案軟件技術等方面。隨著網絡時代的到來，大部分政府、企事業單位都實行無紙化辦公，紙質檔案也產生于電子文件，工程檔案要求紙質檔案與電子檔案同步歸檔管理。要進行工程檔案的現代化管理，需要企業增加對檔案工作的投入，升級相應工程檔案管理軟件，購買專門的數據庫和服務器。利用高速掃描儀等先進設備，加強早期工程檔案的數字化，并匹配專門的信息管理人員維護工程檔案數據。

4.引進或培養綜合素質強、熱愛檔案事業的專業人才。工程檔案人員不僅要掌握檔案專業、工程管理方面的知識和技能，也要掌握現代化信息等技術。企業可以引進有工程檔案管理經驗的檔案專業人才，也可從企業內部培養適合工程檔案管理崗位，熱愛檔案事業的人才。工程檔案管理人員的工作重心是檔案管理工作，要積極參加檔案管理的培訓與再教育學習。日常工作中多到工程現場與資料員溝通交流，了解他們在檔案資料收集、歸檔過程中的實際問題，以便提出更好的建議、方法。

參考文獻

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