關(guān)于促進(jìn)高校檔案管理工作的措施研究

河北旅游職業(yè)學(xué)院 閆桂蓮

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關(guān)于促進(jìn)高校檔案管理工作的措施研究

河北旅游職業(yè)學(xué)院 閆桂蓮

摘要：檔案是高校教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是高校發(fā)展的歷史見(jiàn)證，是高校的寶貴財(cái)富，在高校中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。本文結(jié)合工作實(shí)際，就怎樣促進(jìn)高校檔案管理工作更好地發(fā)展提出幾點(diǎn)看法，希望能為高校檔案管理工作者提供一些有益的借鑒。

關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 工作措施

一、建立完善的高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)

檔案資料是高校的重要資源，反映高校發(fā)展歷程，以不同形式真實(shí)而客觀地記載學(xué)校教學(xué)及管理過(guò)程的每個(gè)環(huán)節(jié)，是教職員工及學(xué)生勞動(dòng)智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是認(rèn)識(shí)和把握高校發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是學(xué)校的寶貴資源。檔案管理工作涉及部門和范圍廣泛，必須引起廣大教職工重視，只有在思想上統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，才能增強(qiáng)檔案意識(shí)，共同做好檔案工作。高校要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中管理，從組織上保證檔案工作順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)高校檔案齊全、完整與規(guī)范。遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理”原則，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。高校副校長(zhǎng)分管檔案工作，成立檔案室，設(shè)立專職檔案管理員，在各院系、圖書館、財(cái)務(wù)部門、教務(wù)處等相關(guān)業(yè)務(wù)部門設(shè)置兼職或?qū)Ｂ殭n案員形成全校檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將檔案管理工作滲透高校的每個(gè)單位和各個(gè)環(huán)節(jié)。明確個(gè)人職能與職責(zé)，明確分工，使檔案管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。全方位收集相關(guān)檔案信息，提供有記錄價(jià)值的檔案信息，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘高校檔案資源，使檔案內(nèi)容豐富充實(shí)起來(lái)。

二、強(qiáng)化高校檔案管理信息化

信息化建設(shè)是高校檔案管理工作的客觀要求，是高校檔案工作服務(wù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的重要標(biāo)志。推進(jìn)高校檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索自動(dòng)化建設(shè)是高校檔案管理工作發(fā)展的重要方向，是檔案管理工作取得重要進(jìn)展的突破口。高校檔案管理工作繁雜，勞動(dòng)強(qiáng)度大，重復(fù)勞動(dòng)多。將信息技術(shù)與高校檔案管理有機(jī)結(jié)合可以讓高校檔案管理工作走上良性發(fā)展軌道。利用現(xiàn)代信息科技提高高校檔案管理工作效率，使高校檔案管理工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化管理。高校要強(qiáng)化資金投入，完善檔案管理的硬件設(shè)施，將數(shù)字光纖技術(shù)、芯片技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)與監(jiān)控技術(shù)等用于高校檔案信息存儲(chǔ)、歸檔、保管、開(kāi)發(fā)及利用等環(huán)節(jié)，提高檔案信息的存儲(chǔ)能力、傳播速度，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理效果最優(yōu)化，充分發(fā)揮檔案信息的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。檔案管理工作要從單機(jī)管理發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)管理，從案卷、文件目錄管理發(fā)展到全文信息化管理，從單一的檔案管理發(fā)展到“文檔一體化”管理，努力實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙檔案”與“紙質(zhì)檔案”相結(jié)合，進(jìn)一步提升信息化建設(shè)步伐。

三、完善檔案管理規(guī)章制度

沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)章制度就難以保證高校檔案管理工作順利進(jìn)行。高校檔案管理人員要以《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》為指導(dǎo)，依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》有關(guān)要求，根據(jù)學(xué)校特點(diǎn)制定適合的檔案管理辦法和實(shí)施細(xì)則，這是做好學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)和保證。抓好檔案管理制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校檔案工作規(guī)范化，從高校檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)制定一系列檔案管理細(xì)則，建立健全檔案收集、立卷歸檔、儲(chǔ)藏保管、開(kāi)發(fā)利用、保密、庫(kù)房管理等多項(xiàng)制度，確保高校各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規(guī)范化、制度化，根據(jù)形勢(shì)發(fā)展的需要不斷健全和完善。制定高校檔案管理工作規(guī)章制度和相應(yīng)的配套考核制度，把檔案工作任務(wù)分解落實(shí)到人，明確相關(guān)人員的崗位職責(zé)。

四、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

提高檔案管理人員素質(zhì)是推動(dòng)高校檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案工作質(zhì)量，檔案管理人員必須具備更高的素質(zhì)。在高校檔案管理隊(duì)伍中普及現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)，改善現(xiàn)有知識(shí)結(jié)構(gòu)，新思想、新知識(shí)、新技術(shù)的培養(yǎng)要進(jìn)一步加強(qiáng)。通過(guò)多種形式提高檔案管理工作者綜合素質(zhì)。健全檔案管理工作隊(duì)伍，設(shè)立專兼職相結(jié)合的檔案管理工作組。培養(yǎng)具有文化專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技術(shù)、技能的檔案管理人才，確保檔案管理工作的持續(xù)與穩(wěn)定。不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，按照“提高素質(zhì)、精通業(yè)務(wù)、規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的要求分階段、有步驟、有計(jì)劃、分層次地對(duì)檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)。檔案管理者要努力學(xué)習(xí)，開(kāi)闊眼界，拓寬視野，了解工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案管理工作。要有高度的政治責(zé)任感、較高的政策水平、嚴(yán)格的保密意識(shí)。

五、充分利用檔案信息資源

高校檔案是高校教職工勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，做好檔案資料收集、整理、歸檔、貯存、積累是為高校發(fā)展服務(wù)。高校檔案部門要突出服務(wù)這條主線，積極進(jìn)行檔案工作的探索。檔案管理人員要主動(dòng)了解用戶對(duì)各類檔案信息的需求，及時(shí)了解學(xué)校在不同時(shí)期的教學(xué)、科研情況，積極主動(dòng)地深入各教學(xué)和行政部門，走訪相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員，有意識(shí)、有目的地觀察和了解學(xué)校各項(xiàng)工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo)。對(duì)學(xué)校工作安排心中有數(shù)，了解學(xué)校教學(xué)、科研、基建等工作環(huán)節(jié)和活動(dòng)過(guò)程的規(guī)律和特點(diǎn)。認(rèn)真分析這些工作對(duì)檔案的需求，根據(jù)本校檔案利用情況分析其利用規(guī)律，積極主動(dòng)地為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。

檔案管理人員要有超前的服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，主動(dòng)、及時(shí)、多元化地為學(xué)校各部門提供檔案服務(wù)，對(duì)一些難查的資料通過(guò)點(diǎn)滴線索擴(kuò)大檢索范圍，促進(jìn)工作效率的提高。充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，廣泛利用互聯(lián)網(wǎng)、光盤數(shù)據(jù)庫(kù)、聯(lián)機(jī)檢索等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，既充分利用館藏檔案文獻(xiàn)資料，又營(yíng)造現(xiàn)代化的信息傳播與交流環(huán)境，不斷拓寬信息服務(wù)和交流渠道。要采取多種形式，豐富服務(wù)形式，改進(jìn)服務(wù)手段，努力提供優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù)，主動(dòng)把檔案工作重點(diǎn)與高校中心工作結(jié)合起來(lái)，讓“死”檔案變成“活”材料，為高校教學(xué)與科研服務(wù)。

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文章編號(hào)：ISSN2095-6711/Z01-2016-04-0088