淺析提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

麻雨欣

淺析提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

麻雨欣

辦公室對于任何一個企事業單位而言都是一個綜合性的管理部門，它的有效運作能夠促進各項工作正常有序地運行。因此，科學有效地提高辦公室的效率，對企業的發展具有舉足輕重的作用。

辦公室管理；制度；個人素質；管理模式

隨著經濟社會的快速發展，辦公室在企事業單位中發揮著越來越重要的作用。它作為單位的綜合性職能部門，在整個企業結構中起著溝通上下、協調以及聯結內外的作用。綜合管理辦公室是一個企業正常運行的保障，它的良性運行能夠有效推動企業的全面協調發展，因此，提高辦公室綜合管理水平勢在必行。

一、提高辦公室綜合管理的必要性

1.綜合管理辦公室自身發展的客觀要求

在“互聯網+”的新時代，各種新因素的加入，使得辦公室的工作職能和工作性質都發生了很大的變化。組織協調各個部門、進行信息溝通、上傳下達、公文處理、服務接待等，是辦公室承擔的主要工作。另外，辦公室工作本身存在著多、煩、雜的特點，這給辦公室的工作帶來了更大的威脅和挑戰。單位工作運轉效率和管理水平的高低在很大程度上取決于辦公室的工作效率。由于它在整體中處于樞紐的特殊地位，再加上自身的工作性質和特點，提高工作效率成為其發展的必然要求。

2.工作人員的專業素質有待提高

工作人員是影響辦公室工作的關鍵因素。就目前而言，很多員工的思想觀念老化，并且已經過了接受新事物的年齡，失去了學習新事物的興趣。有些年長的員工并沒有隨著時代的進步與變遷，不斷地學習新的事物，增強自身的業務素質。

二、提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

1.加強制度建設

所謂加強辦公室的制度建設，就是通過條文的形式把辦公室的各種行為規范、準則以及規定明確出來，并把個人的行為納入規范的管理之中，這樣，才能進一步促進辦公室工作規范化、科學化。加強制度建設也是協調有序地開展工作的重要保障。沒有健全的制度，辦公室的工作就會無章可循，沒有依據，就會出現雜亂無章的現象。同時，要與時俱進，不斷地總結工作中的經驗教訓，不斷完善辦公室規章制度，保障制度的適用性。

另外，要結合辦公室的實際情況，健全制度，加強對員工的考核，依據獎懲罰劣的原則，制定出符合實際的考核方案，對工作崗位進行科學的設置。根據工作的實際情況設置科室，把工作任務重復的科室進行合并，實行崗位責任制，嚴格實行定員、定崗、定責的目標和計劃，對每個崗位的權利和責任都進行明確的規定，不在同一個崗位上安排多余的人員，從而使得員工的能力得到最大程度的發揮。對作出貢獻的員工給予一定的獎勵，也有利于激發員工對工作的積極性和熱情。在考核過程中，加大監督檢查的力度，堅持定量與定性相結合，確定工作銜接的節點和程序，做到分工明確，各司其職。通過完善辦公室工作的崗位責任體系，來實現局部功能最優化、整體功能最人性化的要求，進而推動整個辦公室各項工作的順利開展。

2.提高工作人員的素質

綜合管理辦公室的工作內容既包含一個單位的核心秘密，又包括企業發展的經營戰略，因此，辦公室人員的綜合素質也是至關重要的。對于企事業單位來說，其工作人員的整體素質代表著企業的形象，是其發展的一個縮影。工作效率的高低直接受到工作人員素質的高低和對業務熟練程度的影響。因此，要在加強辦公室制度建設的前提下，提高工作人員的素質，從而提高辦公室的管理水平。

樹立良好的服務意識和強烈的責任心。如果一個企事業單位的員工自身沒有樹立起良好的服務意識和責任意識，那就會在工作中懶散、缺乏進取心，從而降低工作效率和辦公室綜合管理的水平。要做好辦公室紛繁復雜的各項工作，就要堅持以人為本，牢固樹立為部門服務的全方位意識，員工要懂得謀大勢、顧全局，服從集體利益，真誠地對待身邊的同事，積極主動，形成一股強大的合力，從而提高團隊的凝聚力。

提高工作效率是辦公室優質服務的一個前提條件，效率是企業生命力的重要現象，企業只有在高效的環境中，才能不斷發展壯大。在工作的過程中，員工要樹立效率意識，實現工作效率和企業效益相統一。

辦公室的工作事務比較繁瑣，是上傳下達的樞紐，要做好這些事務，缺乏責任心是萬萬不可的。事無巨細，辦公室的人員在做任何事情的時候，只有秉承著精益求精、認真負責的態度，勇于探索、勇于創新，善于運用創造性思維，堅持發揚傳統和開拓創新的統一，才能確保辦公室各項工作有條不紊地展開。

提高業務水平。員工的業務水平是衡量辦公室辦公質量的重要標準，嫻熟的專業技能以及對業務的熟練性是提高辦公室效率的關鍵因素。根據辦公室的日常分工對有關人員進行有針對性的業務培訓，可以在一定程度上提高他們對自身工作理論深度的認識，實踐上的熟練性。除此之外，領導還要在日常工作中起到模范帶頭作用，在具體工作中，對員工進行言傳身教，并在工作思路和工作方法上給予員工一定的啟發和指導。

同時，結合單位的實際情況，按季度對員工進行各方面的綜合考評，獎勵優秀者，以激發員工工作的熱情，從而更好地為單位作貢獻。員工要與時俱進、不斷學習，提高自身分析問題、解決問題的能力。

要堅持與時俱進，學習新的管理經驗和理念。在工作過程中，我們也要吸收、學習新的管理觀念，拋去舊的、落后的工作思想，新的管理經驗是經過實踐檢驗過的，能夠提高工作效率的。只有個人更新自己的管理理念，提高其政治覺悟和鑒別力，摒棄糟粕，用新的管理思路去與人交流、溝通，才能較好地把握住事物的本質和發展方向，促進工作進程。學會引入先進的管理方法，利用橫向思路進行管理，增強員工的工作熱情，以實現現代化綜合辦公室的管理目標。

三、完善綜合事務管理模式

管理方式和手段的科學化是提高辦公室綜合管理效率的有效途徑，這樣不僅使得部門之間以及同事之間的溝通更加順暢，提高辦事效率和服務質量，而且能最大限度地發揮辦公室中心樞紐的作用，實現企業的可持續發展。

辦公室作為部門之間溝通的紐帶，它的內部機構的設置是促進辦公室管理科學化的重要條件。任何事情都應按照事物本身的責任和基本標準進行明確的界定。健全工作中的各個流程，做任何決策前要先進行調查研究，對結論進行討論，最后決策和反饋。

辦公自動化是管理方面的一項重大的變革，電子計算機的應用是辦公自動化應運而生的一個主要的標志。它在辦公場所的普及，不僅為辦公室的工作提供了便利條件，而且也能確保各種信息傳遞的及時有效性。因此，辦公室管理要適應現代化的發展，與時俱進，加速自身自動化和信息化的進程，最大限度地提高辦公室管理模式的科學化。

四、加強綜合辦公室與其他各部門之間的協調配合

首先，從縱向上，要加強與單位上級主管機關部門的聯系和溝通，了解上級的工作要求和思路，以便及時地貫徹和解決。在橫向上，要加強與其他同級基層單位的溝通和協作，方便得到它們的支持和幫助。

其次，要重視本部門之間的溝通。各部門之間相互依賴，一個任務往往需要幾個部門共同完成。因此，要建立比較完善的內部溝通渠道和協調機制，加強內部合作，充分調動各方面的積極性，提高部門的凝聚力。

總之，辦公室管理水平的高低關系著企業的長期發展，其工作效率和質量是衡量一個企業綜合水平的重要標準之一。綜合管理辦公室要擺正自己的位置，明確定位，提高自身做事的效率，在不斷完善自身管理和管理制度上加大力度，不斷創新工作模式，幫助企業更快更好的向前發展。

［1］張亮.小議怎樣提升辦公室管理水平［J］.新聞天地（下半月），2010（03）.

［2］鄒蓓，石紅文，方超.關于提升辦公室綜合管理水平的研究［J］.管理觀察，2013（10）.

［3］杜朝兵.如何加強辦公室科學化管理問題的探討［J］.經營管理者，2011（15）.

［4］劉恩齡.辦公室工作精細化管理難點和對策分析［J］.現代商貿工業，2011（04）.

［5］陸瑜芳.辦公室實務［M］.上海：復旦大學出版社，2003.

（作者單位：航天材料及工藝研究所）

10.16653/j.cnki.32-1034/f.2016.14.067