城市建設檔案管理工作現狀及優化

孔然然

汶上縣住房和城鄉規劃建設局

城市建設檔案管理工作現狀及優化

孔然然

汶上縣住房和城鄉規劃建設局

隨著我國城市化進程的不斷加快，城市建設檔案在其中發揮的作用也越來越大。要緊抓當前的發展機遇，規范城市建設檔案管理機制，堅持以有效、準確為核心，抓好、抓牢檔案管理工作，檔案管理人員在業務上要不斷學習，積極創新，進一步提高檔案管理與利用的程度。這樣才能實現城市建設檔案資料的價值，為城市建設發展提供強有力的支撐。鑒于此，本文主要分析城市建設檔案管理工作現狀及優化。

城市建設；檔案管理；現狀

1 、城市建設檔案的特點

1.1 準確性

城市建設工作的準確性跟一個城市的發展有密切的聯系。從大的方面說，有跟城市建設相關的系統基礎設施改建，特別是城市地下系統的建設，還有某個工程建設項目的擴展，從小的方面說，甚至包括某一套小房子的法律問題。城市建設檔案是城市發展的歷史性記錄，是重要的建設依據，也是法律依據，假如連基本的準確性都不能保證，就可能給國家、地區、企業等帶來經濟方面的損失，更有甚者，可能會導致災害性質的事故發生。

1.2 多樣性

縱觀傳統城市建設檔案的載體，可以看出除了紙質檔案之外，還有其他形式的檔案記錄材料。而伴隨著計算機技術的發展，檔案形式也變得多樣化，像電子化的文檔、圖像、錄音、視頻等等。這些檔案材料在收集、整理的時候，基本是按照季度或者年度等周期進行歸檔，這些都是城市建設檔案的獨特之處。

1.3 動態性

一個城市的發展不管是興旺發達還是逐步沒落，都是一個不斷變化的進程，城市建設檔案記錄著這個城市的發展歷程，其記錄的城市建設信息具備動態性的特點。所謂動態性，就是城市建設檔案在管理的時候，要及時、有效反映城市建設管理的真實信息，這樣才能更好地發揮檔案信息的時效性。

1.4 復雜性

對于城市這個組織結構來說，其主要特征就是功能多元化，這個功能也決定了城市建設檔案管理的復雜性特征。城市建設檔案設計的專業領域比較廣泛，有城市環境保護、城市建設規劃、城市抗震抗災等等，還包括多種類型，有城市空中、城市地面、城市底線建筑管線以及設施等等，還包括多種形式的記錄方式，有文字、圖標等等不同的形式，所以，城市建筑檔案具備復雜性的特點。

2 、城建檔案管理存在的問題

2.1 檔案種類繁雜，工作基礎差

城建檔案需要記錄的是城市規劃、建設和管理的全過程，包括城市基礎、規劃審批、征地拆遷、建設管理、市政設施、水文地質、建設科研、風景園林、歷史名勝等城市建設發展的方方面面，體現了城市建設發展的整體水平，記錄了每一領域、每一環節、每一時刻的信息。

2.2 服務意識淡薄，觀念落后

長期以來，受計劃經濟時代管理思想的影響，城建檔案館的服務缺乏主動意識，處于被動等需求上門的工作狀態，在信息化時代的浪潮到來之際，未能適應需求的轉變，無法滿足廣大用戶日益增長的新的信息需求。

2.3 管理水平落后，人才缺乏

因缺乏計算機和網絡信息技術的有效運用，很多地方還停留在收集保管型、手工操作階段，僅有少數發達地區建立了計算機檢索系統或數字檔案館，無法滿足大量、實時的信息檢索需求。

3 、城市建設檔案管理工作問題的對策

3.1 提高對城市建設檔案管理重要性的認識

對于城市建設檔案來說，不管是對這個城市的基本建設，還是城市經濟的快速發展方面的意義都非常重大，要當作一項重要的工作來部署。所以，不管是市政部門的相關領導，還是檔案管理的基層工作人員，都要加大城市建設檔案管理工作的重視度，從根本上制定措施來推動城市建設檔案管理工作的開展，讓科學化、規范化的城市建設檔案更好地為城市發展服務。

3.2 創新城市建設管理檔案的管理方式

一是設立專門的城市建設檔案管理資料室。因為城市建設的檔案管理工作是整體建筑工程管理工作中的一項核心，甚至可以說是城市建設發展水平的標志之一。因此，投入一定的資金建立專門的檔案管理科室顯得非常有必要。二是城市建設檔案資料管理和利用要分工明確，能夠責任到人。手寫資料保管的工作人員以及普通業務的計算機操作人員都要設立相對比較高的管理權限，比如，檔案的更新、數據的更新與備份等等，要設立檔案管理系統維護人員，這樣才能確保檔案數據的安全性。三是要妥善保管手寫資料。隨著信息化的飛速發展，城市建設檔案已經普遍采用微機化管理，但是也不能忽視了手寫資料。手寫資料可以作為原始資料進行長時間的保存，而且站在安全的角度來思考，這也是對數據的雙保險，屬于數據的備份，畢竟無紙管理模式的全部實現還需要一段路要走。四是要制定相應的城市建設檔案管理章程。檔案管理是一項長期的工作，管理章程與管理制度是實現檔案管理的重要保障。工作人員要積極遵守檔案管理工作的流程，嚴格按章辦事，明確檔案的查閱與修改原則，這樣才能提高城市建設檔案管理工作的有效性。

3.3 完善城市建設檔案管理相關法律法規

在新時期，要完善城市建設檔案管理相關法律法規，不能因為相關法律的滯后影響了城建檔案管理工作。不管是中央，還是地方各級城市建設檔案的管理部門，都要根據國家相關法律法規來完成城市建設檔案工作，從多個環節進行整體規劃，全面落實規章制度在城建檔案管理工作中的應用，把城市建設檔案管理工作納入正常的法制軌道上。

3.4 定期進行專業培訓

應該充分認識到提升檔案管理人員專業素質的重要性。通過對城建檔案管理人員進行專業培訓，提高相關檔案管理人員的工作能力。同時通過定期培訓，可以讓管理人員能夠時刻跟隨技術進步的腳步，與時俱進。

總之，對于城市建設檔案來說，屬于信息資源的重要組成部分之一。隨著科學技術的發展，傳統的城市建設檔案管理模式已經不能適應當前的形勢發展需要，也不能滿足城市建設的信息需求。作為一項專業技術比較高的工作，城市建設檔案管理要求工作人員具備很強的專業能力，還要有很強的服務意識，具備現代化的檔案管理技能。所以，在新時期，要認清城市建設檔案管理的特點，通過合理有效的方式開展城市建設檔案管理工作，讓其更好地為社會發展服務。

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