淺談提升檔案管理的方法

崔順彩

望都縣人力資源和社會保障局

淺談提升檔案管理的方法

崔順彩

望都縣人力資源和社會保障局

企業的現代化發展，離不開檔案管理的重要支持，可以說檔案管理對企業的運行和發展具有深遠影響。只有確保檔案管理工作的科學性，與時俱進，滿足時代發展的需求，才能使檔案管理更能充分發揮自身的價值，促進企業管理水平的提升。此次研究主要是針對檔案管理的提升方法展開分析，希望能夠為相關人員提供一定的理論借鑒。

檔案管理；提升；措施

前言：

檔案管理工作屬于企業管理工作的重要組成部分，對于企業工作效率、工作質量的提升具有至關重要的意義。因此，有必要對檔案管理工作提高重視程度，充分認識，開展規范有效的檔案管理工作，在提升管理效率的同時，也為企業經濟效益的提升做出貢獻。

一、立足于法，搞好建章立制工作

檔案管理工作必須嚴格遵循法制化原則，如果企業想要提升檔案管理工作質量，必須將依法治檔作為基礎，以此推進檔案管理制度化的實現。如今時期的檔案管理方式需要不斷進行改革和創新，主要是由于檔案種類、載體的多樣化、以及檔案管理設備的現代化等因素影響。檔案管理只有做到與時俱進，緊跟時代發展的步伐，才能夠滿足新形勢的要求，以此創建檔案管理工作的全新局面。檔案事業的完善發展，必須緊緊遵守依法治檔的方式，檔案管理只有實現了制度化，才能夠充分的發揮出檔案管理工作的應用價值。在如今高速發展的社會環境中，檔案管理工作面臨著更多的困難和挑戰，不同的區域需要最大程度的利用當地的立法權限，構建具有地方特色的檔案法律法規，從而推動檔案管理工作的順利進行，使檔案管理有法可依。

二、實現檔案管理同現代技術的有機結合

當今時期，正處于計算機技術和信息技術高速發展的時代，在檔案管理工作中，也需要加強對現代化技術的使用，做到與計算機網絡技術充分結合，確保檔案管理工作能夠走上良性的發展道路。眾所周知，檔案管理工作比較系統化和復雜性，對于工作人員的專業能力要求較高，同時又要求檔案管理人員具有良好的服務意識，具有扎實熟練的現代化管理技能。檔案不僅包含著很多的指示，同時還記載大量的信息內容，屬于非常寶貴的信息資源。但是必須認識到，檔案管理工作相當復雜而又繁瑣，勞動強度大，工作任務量較多，嚴重消耗工作人員的精力和體力。而利用計算機等現代化技術，能夠有效提升檔案管理效率和管理質量。利用高科技技術，可以根據文件形成的先后順序，進行檔案文件的打印，防止由于人為因素的影響而影響了歸檔工作，使計算機管理優勢得到了充分的發揮，有效的降低了工作人員的任務量。在檔案管理過程中，還需要對檔案信息的系統化和組織化強化注意。利用計算機技術，在對搜索詞進行輸入和查找時，所搜索到的文件與事件具有密切關聯，不僅具有較高的準確性，有節省了實踐。通過此種方式，極大程度的利用了庫藏資源。但是需要強調的是，利用現代化技術進行檔案管理時，務必保證計算機網絡系統的安全性。通過制定嚴密電子文件安全管理制度，設定具體的操作權限，根據人員職責、設備管理、以及信息安全等內容，合理劃分電子文件管理系統的操作權限。還可以使用口令管理、電子簽章等新興技術，提高身份認證的精度。

三、加強檔案管理教育培訓，提高管理人員綜合素質

可以說，檔案管理人員的綜合素質，對于檔案管理工作的質量具有直接性影響。所以，為保證檔案管理人員能夠滿足檔案管理工作的需求，必須加檔案管理人員的工作積極性和主動性，提高檔案管理人員的專業知識和管理技能。隨著檔案管理設備的不斷更新升級，檔案載體和檔案種類也日漸多樣化，管理措施也越發豐富，還需要檔案管理人員在管理操作技能、科學知識等方面加以注意。首先，提高認識水平，強化繼續教育。檔案管理人員的繼續教育，對于檔案事業的發展具有深遠的影響，有利于提高檔案服務質量。此外，還需要加強對真正的檔案管理人員的培養。其次，加強制度建設，健全運行機制。通過構建良性運行機制，有利于保證檔案工作人員的教育培訓活動。管理制度主要包括統計、考評、獎勵等方面內容，而通過建立獎懲制度，能夠使檔案管理人員出現危機感，有利于提升其工作態度和責任心，不斷強化自身的業務能力。最后，加強綜合培訓，提高業務水平。組織開展多種多樣的教育培訓活動，全面落實“學用結合，按需施教，重視實效”的方針，堅持學以致用的理念。需要為檔案管理人員提供專業知識學習的機會，以此提升管理人員的綜合能力，檔案管理人員在學習、吸收和內化專業知識，或者是全新的管理理念和管理方式時，能夠運用到實際工作中。檔案管理工作涉及到很多方面的內容，比如說心理學、行為學等等，要求檔案管理人員能夠對此方面知識進行補充。此外，還需要對現代化科學技術進行學習和鞏固，在檔案管理工作中普遍使用到現代化技術，檔案管理人員必須能夠靈活使用各種計算機技術和科技軟件，以此提升檔案管理工作效率。

四、增強服務意識，提高服務水平，爭取領導重視

企業中的任何一項工作，只有得到領導的高度重視，才能夠順利開展。對于檔案管理工作，同樣如此，領導對于檔案管理工作的認識和肯定，將會影響檔案管理工作的發展。所以，需要檔案管理人員積極發出自身工作熱性和積極性，增強服務意識，提高服務水平，爭取贏得領導的重視。可以說，檔案管理人員的工作態度、工作質量以及工作效率，直接影響到檔案工作的成果好壞。檔案管理人員首先需要加大檔案宣傳力度，使領導能夠充分意識到檔案管理的重要性。其次，檔案管理人員本身需要具有較高的職業素質，愛崗敬業，確保領導能夠滿意自己的工作，對工作成果給與肯定，從而獲取領導對檔案管理工作的支持。

總結：

綜上所述，提升檔案管理工作的方式有很多種，對于檔案管理工作最直接的接觸人員，必須對管理人員提高重視程度，定期組織培訓教育活動，以此提升管理人員的專業知識和綜合技能，同時合理結合檔案管理和信息化技術，以此是檔案管理工作符合時代發展需求，提升管理工作的效率，不僅有效節省時間，而且推動了社會的向前進步發展。

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