淺談大型企業檔案管理模式

齊 明

河北鋼鐵集團邯鋼公司檔案館

淺談大型企業檔案管理模式

齊 明

河北鋼鐵集團邯鋼公司檔案館

二級管理模式的利與弊，保管重復、人員、管理成本、管理質量等方面詳細剖析了網絡時代檔案二級管理的弊端，并提出了自己的見解。

檔案；管理模式；弊端；重復；資源

檔案管理和檔案管理模式隨著社會經濟和科學技術水平發展而發展。從管理手段看，檔案管理經歷了從純手工操作到計算機輔助管理，到計算機網絡應用，再到信息化的過程。檔案管理是一項歷史悠久的活動純手工操作階段的檔案管理是以檔案實體管理為工作重點，以手工管理為主要手段，本階段為方便查閱需要建立各種檢索目錄，檔案管理是一項費時、費力的工作，對于擁有幾萬職工年產量幾百萬噸鋼的大型鋼鐵企業邯鋼來說，它需要眾多人齊心協力才能完成。因此，大多數鋼鐵企業的檔案管理模式都采用二級管理模式，即公司設檔案館（處），下面二級單位設檔案室，公司檔案館在檔案業務上對二級單位檔案室負有監督指導職能。這種管理模式下，大部分檔案的提供利用工作在二級單位檔案室就已完成，檔案館也更有精力搞好本企業檔案的各項基礎業務建設，修訂完善各項法律法規和搞好檔案編研工作，這在一定程度上促進了企業檔案管理工作的開展。

但是自從計算機應用在人類社會普及以來，計算機在檔案管理中的應用也越來越廣泛，檔案工作進入計算機輔助管理階段。但由于計算機能夠輔助手工管理，企業檔案館（室）已擁有了一定數量的電子文件，并建立起檔案的電子目錄，不僅檔案檢索途徑大為增加，同時也減輕了檔案人員的勞動強度。

計算機網絡的應用大大改變了人們的生活和工作方式，也給檔案管理帶來巨大變革。這一階段，大多數鋼鐵企業都正在進行檔案信息化建設，他們希望將紙質檔案數字化后，用自行研發或購買的成熟檔案管理軟件將一個個“數據孤島”連接成為網絡上的“信息大陸”，以此來解放了人的勞動力。計算機網絡的普遍應用及自動化程度的提高給檔案工作帶來便利的同時，企業檔案二級管理模式帶來的弊端也逐漸暴露出來。

筆者通過對多個大型鋼鐵企業檔案管理情況進行調查，發現：

一、除極個別企業外，大多數鋼鐵企業的檔案管理模式仍為二級管理。

二、在二級管理模式下，公司檔案館保管著全公司的黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類檔案（以上簡稱文書檔案）、產品檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、榮譽品及聲像檔案等。這樣初步估算在檔案總量上至少有30%為重復或可以不必保管的紙質檔案，檔案資源分散造成管理成本高，利用困難。

三、在二級管理模式下，由于基建檔案和設備檔案的利用主要在二級單位，而經過多年的改造及技術革新，檔案館的大部分基建和設備檔案已經與現場實際不符，只能作為該企業的歷史記錄或為設計人員提供設計參考，保管利用價值不大。

四、在二級管理模式下，以某個未完成檔案信息化的大型鋼鐵企業為例，由于二級單位眾多，目前公司檔案館及各二級單位檔案室的專兼職檔案員多達60余人，而且絕大多數為女性，年齡多在38 至45之間，這個年齡結構的女性往往忙碌于家庭和事業之間，很少有精力學習新知識、接受新事物，難于接受網絡時代對于管理人員的要求。另外在網絡時代，紙質檔案的利用量已大大降低，檔案人員的手腳漸漸被解放出來，因此檔案員雖人數眾多，但素質良莠不齊，兼職使他們的很多精力都放在其他工作上，致使檔案在安全保管、保密方面都得不到保證。

五、在二級管理模式下，公司檔案館（處）和各二級單位檔案室都需要有自己獨立的庫房及辦公室、閱覽室。但由于近幾年鋼鐵企業規模迅速擴張，企業用地成本急劇增加，而其紙質檔案數量則以驚人的速度增長，很多單位的檔案室庫房面積告急，同時檔案裝具也需大批量增加，檔案安全保管難度加大，管理費用快速增長，這給企業資金帶來極大的壓力，嚴重制約著企業的發展。

六、在二級管理模式下，公司檔案館對二級單位檔案員雖在檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等方面負有指導的職能，但對其沒有直接的行政處罰權，因此二級單位檔案員的檔案管理制度的執行力度上得不到完全保證，基本依靠檔案員對工作的責任心和事業心。

對于檔案庫藏幾十萬卷的大型鋼鐵企業來說，顯然二級管理模式已明顯制約了企業檔案工作的有效開展。鑒于以上情況，筆者認為，改變鋼鐵企業檔案的管理模式，實行一級管理已成為鋼鐵企業的必然選擇。

但改變檔案管理模式不能急于求成，也來不得半點馬虎，否則，很可能會給企業帶來無形的災難。筆者認為改變企業檔案管理模式，可分兩步走：

第一步：檔案資源整合。因一般情況下，存放在二級單位的科技檔案與現場實際比較吻合，可請技術人員先鑒定二級單位的科技檔案，當與現場實際相符后，將檔案館存放的相同檔案銷毀，二級單位的科技檔案移交進館；對于二級單位的文書檔案，只要剔除檔案館已保存的公司發文及上級行政單位的發文便可直接進館；會計檔案不存在重復保管問題，可直接進館；二級單位的其他門類檔案由于數量較少，可經過鑒定直接進館，二級單位不再設檔案室。

第二步：人員整合。檔案資源的鑒定整合是一個漫長的過程，可能需要很長一段時間，在此期間，會有一部分檔案員退休實現自然減員；公司檔案館也可根據自愿和需要原則，有選擇的將那些對檔案管理工作有熱情、業務嫻熟并且勇于創新的二級單位檔案員納入進來。

對于年產量近千萬噸的鋼鐵企業來說，二級管理模式下每年檔案的曬圖費用和裝具費用將近200萬元，而檔案實行一級管理后，可剔除大量重復保管的檔案，不光能夠保證企業檔案的完整性和唯一性，而且二級單位檔案進館后騰空的兩節柜、五節柜等檔案裝具可補充到那些辦公設備不夠齊全的基層單位中，解決其后顧之憂；二級單位檔案進館還可空余出相當可觀面積的庫房，這將極大地緩解辦公用房緊張的狀況，減輕檔案庫房擴張的壓力。同時，重復的科技檔案可部分保留到本單位技術人員手中，極大地減少每年的曬圖費用；同時企業檔案實現一級管理后，檔案不再重復保管，也會節省大量檔案裝具費用。

因此現階段，鋼鐵企業檔案管理模式由二級管理改為一級管理已是大勢所趨，會使檔案管理工作更上一個新臺階，使檔案工作能更好地為公司生產經營、企業管理、改革發展服務。

總之，企業檔案實現一級管理后，檔案機構集中，實體集中，檔案人員集中，工作關系更加順暢，可以更少的人全方位的提供利用服務，另外還可節省大量檔案庫房和曬圖及裝具費用，并且同時有利于對檔案進行信息化建設，有利于檔案安全與利用，有利于檔案信息資源的共享。

齊明：女，73年5月出生，本科，河北鋼鐵集團邯鋼公司檔案館，副研究館員。