辦公室管理的若干事項及如何提高管理水平

鄭麗珍 李靜楠

河南省有色金屬地質礦產局第一地質大隊

辦公室管理的若干事項及如何提高管理水平

鄭麗珍 李靜楠

河南省有色金屬地質礦產局第一地質大隊

當今社會快速發展，各個企業也在不斷需找進步，辦公室的管理模式也在不斷產生變化。綜合辦公室作為一個部門的綜合性職能部門，具有特殊的地位和工作特點，是溝通上下、聯系左右保證各項工作正常運行的樞紐，是一個部門的后勤基地。因此，提高綜合辦公室的管理水平是對企業的一個極其重要的一項工作。本文主要論述了本單位地質勘察綜合辦公室的一些事項及如何提高管理水平來展開探討。

1：辦公室；2：派車制度；3：思想；4：綜合管理。

一 辦公室的定義

辦公室是處理一種特定事物的地方和提供服務的地方，是根據工作類型，提供不同的辦公場所，辦公室主要由辦公人員和辦公設備組成。是事務性部門，是部門承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系八方的樞紐。辦公室的日常工作主要包括文書處理、檔案管理、文件批轉、會議安排、車輛管理、物品采購、部門考核。

二 完善派車制度，并嚴格執行

地質勘察院日常公務用車由綜合辦負責調派，其他人員一律得私自調派司機和車輛。公務用車前必須如實填寫單位統一的派車單，說明用車原因、出車地點、同行人、用車時限等，由用車申請人，司機、綜合辦主任簽字后報院長審批同意后方可出車，完成工作后司機需及時將派車單回執交給綜合辦，派車單回執需由司機、用車申請人簽字，注明交還時間和車輛情況，經綜合辦主任、院長簽字同意后，核銷本次用車任務。

三 從思想上提高綜合辦公室管理水平

（一）自身素質

社會環境不斷變化，單位的內外部也跟著變化，為適應這種快速的節奏，必須要求辦公室人員從各方面提升自己，熟知能幫助工作的法律法規。要提高自身素質，就要從各方面著手，把自己培養成綜合技能的人才。

（二）提高服務意識

在辦公室里服務工作是無形的，特別是對于同事和領導之間，在每天獨立完成工作的基礎上，應樹立起服務他人的意識，比如：協助同事一起完成工作，相互交流，互相幫助，提高工作效率，在工作之余和同事多加強溝通，觀念達成一致；為領導服務時，要不負所托，努力完成任務，成為得力小幫手。最重要的是注重團隊精神，既要分工，又要合作，虛心聽取他人意見，努力完善自己。

（三）注重細節

不管是工作中，還是人員管理中，都應注重細節。工作中要做到忙而不亂，有條有理，管理上要注重細節協調，真正貫穿到每個環節，為了避免細節繁多，就要做好預備工作，并將可能出現的問題重點標記，并做出解決方案。只要在工作上事事留心，就能減少工作漏洞，提高工作效率。

四 如何加強辦公室綜合管理

（一）嚴格績效考核

要按照獎優、治庸、罰劣的原則，積極探索推進辦公室績效考核，為提高管理水平提供可靠保障。首先要合理確定績效標準，盡可能設計量化指標；其次要采取科學的考核方法，堅持統一標準，對一些難以量化的指標，輔之以必要的人工方式，人機結合，提高考核效率；最后要強化考核結果的運用，把考核結果與獎優評選結合起來，推動辦公室各項工作水平的提高。

（二）定崗定責

所謂“定崗”，就是根據辦公室工作職能和流程，科學設置工作崗位。所謂“定責”，就是要明確崗位職責，確定工作鏈接的節點和程序，做到分工明確、各司其責、協調配合。同時，定崗定責能使辦公室人員各盡其能，高質量、高效率地完整各自承擔的任務，從而有效的防止和克服相互推諉、扯皮、辦事拖拉的現象。

（三）工作人員的業務能力和道德水平

要提高辦公室工作人員的業務能力和道德水平，要加強辦公室人員的教育和培訓，用科學理論和現代管理方法指導實踐工作。如借鑒零差錯管理的辦法，全面提高工作質量和效率。提高辦公室人員的文字寫作能力等業務水平，加強學習，善于思考，勤于實踐，提高其綜合素質。同時要辦公室人員樹立起良好的工作作風，辦公室工作需要默默奉獻，辦公室人員要甘當“人梯”和“幕后英雄”，老老實實做人，扎扎實實做事，甘當無名英雄。

（四）各種服務意識

超前服務意識；在辦公室工作中，我們注重調動工作人員的主動性和積極性，要求做到腦勤、手勤、腿勤和口勤。協調服務意識；強調辦公室工作人員要有顧全大局和協調意識，對領導分配的工作主動協調，對領導關心和群眾關心的熱點、難點問題著力協調，并時刻注意協調方式。日常服務意識；接聽電話、收發郵件、編發信息等，這些工作看起來是小事，誤了可是大事。為群眾服務意識；規定工作人員對每一位來電、來訪的群眾都要熱枕服務、負責到底、能作答復的，及時答復，不能答復的要做好解釋工作，不是職責范圍內的，要指引、帶領群眾到相關課室，絕不能出現話難聽、推諉、不管的現象。

五 結論

辦公室是企業的綜合性管理部門，既要參與企業經營管理，又要進行日常事務管理。雖然在辦公室的工作中，幾乎每天都在坐著同樣的工作，但在具體的實踐中仍存在著問題，需要深入研究和解決。需要建立起和諧的辦公室人員關系，制定良好的監督和獎罰制度，做到管理上的科學性、規范性和系統性，將管理深入人心。同時在以后的實踐中，要圍繞辦公室的強化管理，優化服務，不斷吸取先進的經驗，切實加強自身建設，全面提高工作水平，是辦公室綜合管理水平再上一個新臺階。

［1］ 莊垂銜.探索當前辦公室管理工作『J』.辦公室業務，2013，（15）.

［2］ 石紅文.關于提升綜合辦公室管理水平的研究『J』.管理觀察，2013，（15）.