談企業人事檔案提供利用工作的注意事項

孫 平

吉林建設項目管理有限公司

談企業人事檔案提供利用工作的注意事項

孫 平

吉林建設項目管理有限公司

人事檔案主要形成于人事管理活動中，詳細記錄了一個人的經歷、工作能力以及思想品德等內容，是證明個人資歷與學歷的重要文件材料。本文將著重分析探討企業人事檔案提供利用工作，以期能為以后的實際工作起到一定的借鑒作用。

企業；人事檔案；提供利用

1、人事檔案的具體作用

人事檔案在勞動用工管理中的作用主要體現在以下兩方面：其一，對于用人單位而言，人事檔案為人才信息的來源及重要載體。通過檔案，不僅可以對員工以往的工作經歷有一個清楚的了解，而且還能對其品德素質、業務能力等情況展開考核，從而為選賢舉能、知人善用提供可靠依據，在人力資源的開發以及人才的選拔、培養中發揮出了關鍵性的作用。其二，對于員工個人而言，人事檔案有著非常強的法律效用以及其他材料所不具備的原始憑證作用，是其實現就業、職稱評比、離退休手續以及各種社會保險辦理的重要依據。

2、企業人事檔案提供利用方式及管理

2.1 增強服務創新意識

檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在當今知識突飛猛進的今天，檔案人員有必要進行相應的調整重新定位，要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，在繼承埋頭苦干、默默奉獻精神的同時，不妨多一點敏捷和睿智，多一點膽魄與果斷，多一點創開拓，從根本上轉變觀念，讓檔案創造出更豐富的社會效益和經濟效益。檔案工作是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就是要求檔案工作人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力服務意識。檔案人員首先要適應新形勢，大膽改革，敢于向傳統的條條框框和管理模式挑戰，在檔案業務上有所創新，有所突破。其次，檔案員在掌握檔案業務的各個環節、步驟的同時，須掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理辦法。比如企業從事人事檔案的管理人員，要掌握勞動工資、職稱評定和崗位責任制等知識；綜合檔案人員更要掌握各類檔案的來龍去脈，要有更大的知識量。因此，檔案工作人員不僅應熟悉各種檔案管理規定、保密工作、財務、技術等各類檔案的產生過程，及時準確收集資料，科學管理，總結編纂等等，具有包括思想政治素質和文化業務素質的綜合素質，而且有開拓創新意識和奮發進取精神。只有這樣檔案的利用服務工作才能跟上社會的發展，才能在新的經濟時代發揮檔案部門的工作優勢，為企業作出更大的貢獻。

2.2 主動推送檔案信息

一方面，可以提高檔案部門在企業的地位。另一方面，可以充分開發利用企業檔案信息，最大限度提高檔案的利用效率。應當注意的是，在推送信息前，要對目標部門做充分的調查，以確保推送的檔案信息真正發揮效用。

2.3 逐步實施企業數字檔案館工程

2010年6月，國家檔案局辦公室下發的《數字檔案館建設指南》中指出：數字檔案館是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，利用現代信息技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和資源利用的檔案信息集成管理系統。逐步實施企業數字檔案館工程，建設企業數字化檔案管理平臺，將企業現存的檔案通過掃描、拍照等技術手段實現紙質檔案電子化，通過相應的接口與OA、ERP等信息管理系統互聯互通，實現電子文件的在線歸檔，使企業相關的信息資源通過數字檔案館平臺進行集成，以達到企業信息資源的整合，便于企業檔案用戶利用相關信息資源。

2.4 利用新時代傳播媒介——微信公眾平臺

微信公眾平臺在檔案提供利用上的便利之處。第一，即時提供在線咨詢，隨時為用戶提供所需檔案信息，且可提供文字、圖畫、聲音等多種形式的檔案信息，能使檔案用戶獲得全方位檔案提供利用服務，使其滿意度顯著提升，檔案提供利用效率提高。第二，即時發布館藏最新信息。利用微信公眾平臺可以即時發布最新歸檔或收集的檔案信息，告知企業檔案用戶館藏最新動態，使館藏檔案信息與用戶檔案需求二者保持即時“聯系”。

2.5 組建“大檔案團隊”

進入大數據時代后，企業要進一步加強人事檔案信息管理就要做到以下幾個方面首先，整合企業數據能力，對企業人事信息檔案進行有效的管理其次，挖掘數據的背后價值和準確制定行動綱領的能力最后是行動時精確、快速地能力。企業大檔案的數據建立，為企業人事信息檔案管理帶來了很大的方便。因此，企業要建立專業的信息管理團隊，對企業人事檔案信息進行管理，需要有各學科門類的頂級專家學者、資深的人力資源從業人員、精英、數據分析高手等共同構成。根據各個學科的不同特點和院校的下一步發展計劃，首先進行程序設計，其次有人事檔案信息為我們提供相應的數據，最后為了促進企業的進一步發展，制定相應的發展戰略和制定培養，優化設置課程，此外還要根據準確的數據分析組建一支科研團隊。通過分析員工的基本信息，可以了解到員工的年齡層次、學歷水平、男女比例等信息，在現階段，想要做到這些還十分簡單，隨著大數據的發展，相信會取得良好的成果，通過分析員工的科研成就，可以清楚地了解到企業的整體上的科技水平。科研團隊的建立可以從各個方面保障企業的持續健康的發展。

總而言之，企業檔案是企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。檔案工作作為企業管理的一部分，對企業的發展也具有十分重要的作用，企業檔案管理現代化、科學化與企業管理的現代化、科學化是相輔相成、互相促進的。這就要求我們在以后的實際工作中必須對其實現進一步研究探討。

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[2]王玉鵬.新形勢下我國企業人事檔案管理研究[D].山東大學，2008.

[3]符瑩瑩.基于HRM的企業人事檔案工作改革探索[D].山東大學，2010.

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