水利工程竣工驗收中的檔案管理

張 健

鹽城市大套第一抽水站管理所

水利工程竣工驗收中的檔案管理

張 健

鹽城市大套第一抽水站管理所

水利水電工程與國計民生直接相關，是國家建設的重點項目之一，在社會發展中承擔著重要的社會責任。在水利工程施工中，竣工驗收是工程單位全面考核工程項目、檢驗工程施工質量的重要工作，基于這種重要性，它的檔案管理工作也就不可不予以重點對待，水利工程檔案是整個工程施工信息的記錄文件，可以反映出整個施工管理的原始信息，尤其是在當前形勢下，做好這方面工作勢在必行。本文就從管理角度入手，分析了水利水電工程竣工驗收階段的檔案管理工作。

水利水電工程；竣工驗收；檔案管理

在現代水利工程施工管理中，施工檔案管理是重要的一項內容，它是對施工整體概況進行記錄和反映的信息資料，涉及到工程規劃、設計、施工以及竣工等多個環節。隨著國家對水利工程事業的關注度不斷提升，水利水電工程的施工強度和施工任務量也逐漸增多，那么要想在有限的施工期限內高質量完成施工任務，就勢必會導致在后期竣工驗收中檔案管理出現滯后性，進而影響到對工程質量的總體檢驗和管理，因此，對于工程單位來說，就必須要根據實際狀況，切實做好竣工驗收中的檔案管理工作，使其作用最大化發揮。

1.水利工程竣工驗收中的檔案管理范圍

1.1工程建設管理方面

在建設項目初期階段需要對包括法人組織機構設置、建設管理制度、開工報告以及投資計劃等在內的文件信息進行收集；在施工方案設計階段，需要對設計的報告、審查批復文件以及安全鑒定資料等進行收集；在施工合同的檔案收集中，需要包含有施工設計、施工監理以及施工質量檢測等文件信息；在工程招投標階段則要對招標文件、招標公告、中標通知書以及履約保函等文件進行收集整理；最后在財務檔案管理工作中，還需要對財務與會計管理資料以及竣工決算報告等資料進行收集整合［1］。

1.2工程建設監理方面

在這一階段，工程單位需要收集的資料信息包括有施工監理計劃、監理實施制度、項目劃分以及會議紀要等等。而在施工監理的現場工作資料收集中，還要對監理現場測量、旁站記錄、監理日志以及監理月報等信息文件進行收集整理。

1.3工程建設施工方面

在這一階段，需要對施工組織設計、施工進度計劃以及安全生產方面等的文件進行收集，而對于施工材料和中間產品資料，就要對它的出廠合格證、試驗檢測報告單等證明性文件進行收集。此外，作為水利工程建設中不可缺失的重要組成部分——機電設備，對于其的信息收集主要是機電設備的出場資料、安裝調試以及性能鑒定等方面的資料進行收集，以掌握機電設備的真實信息。對于施工過程中的細節性工程，需要注重資料收集的全面性，包括施工日志、原始斷面測量、現場記錄等等原始性文件，同時也要包含有隱蔽驗收、開倉證以及施工操作中所涉及到聲音、圖像等資料。

2.水利工程竣工驗收中檔案管理的現狀分析

首先，大多數情況下，由于水利水電工程的施工所涉及到的細節性內容較多，在施工中需要對各個環節進行嚴格監管，這就使得它的建設周期比較長，加上工程項目是否立項開工建設以及不同施工階段是由不同的單位來負責完成的，這樣就直接導致了工程管理中一些資料信息難以第一時間歸檔，從而導致了竣工檔案的不完整，也就成為了工程竣工驗收階段中檔案管理急需解決的一個問題。

其次，工程檔案是對工程整個施工過程中所產生的各種信息和資料進行歸納和記錄的一種文件，具有非常高的保存保管價值，基于這方面，在施工中的不同時期、不同單位以及人員的流動變化情況下，所形成的工程檔案信息不完整，很難實現系統的銜接，進而使得檔案收集的資料和之前所累積的原始記錄、檢測數據不完整，難以真實反映出工程施工的真實情況，進而導致后期施工質量檢驗難以順利開展。

第三，在工程施工建設中，由于各種因素的影響，導致建設中的變更文件難以及時處理，對于規劃、環保、移民以及設計等過程中的變更情況，需要第一時間在相對應的檔案卷中給予記錄和體現，也可以是在之前原有的案卷資料基礎上進行明顯的標注，也可以是重新出版一份新的變更版本，對舊的案卷起到更新替換的作用［2］。

第四，部分水利工程施工由于施工期限的限制，它的方案設計和施工活動是同時進行的，這樣所造成的直接后果就是導致施工圖紙難以及時進行歸檔處理，甚至是忽略了這方面的檔案整理，從而導致檔案資料歸檔的不完整，嚴重的話還會導致檔案資料的丟失，很大一方面原因就是因為管理人員難以實現對各個建設過程的總體掌握。

第五，在檔案歸檔過程中，還需要對檔案資料的完整性進行嚴格檢查，當前這方面存在的一個問題就是檔案資料的簽字缺失，沒有加蓋公共印章等問題，甚至于直接采用復印品來代替原有的檔案資料，這樣就會導致無用檔案的積壓占用空間，而且也難以直接銷毀，造成工程質量檢驗工作陷入困境。

3.完善竣工驗收中檔案管理工作的對策

首先，作為檔案管理的主體——檔案管理工作人員來說，就需要將檔案管理工作作為重點對待，在不斷增強檔案知識積累的同時還要進一步加大對水電專業知識的學習力度，對于不同專業、不同工程在不同時期內所需要的產品有準確了解，這樣可以在對工程各個階段的施工資料信息進行收集時，不會有較大的阻礙。

其次，水利工程項目在立項開始時，就需要融入檔案管理，也就是說在整個水利工程中都要做好檔案收集和管理工作，并且不能中途停止，在立項階段進行檔案管理可以起到一種事前指導的作用，從工程項目一開始就將檔案整理進行規范，并貫徹權責制，將檔案收集和管理的責任細化到每一個工作人員身上，這樣可以給管理人員、設計人員以及施工人員對各種檔案的整理要求有所了解，從而促進檔案歸檔的順利無誤，與此同時，還需要對檔案資料進行檢查，確保其完整真實，不存在遺失遺漏［3］。

第三，對水利水電工程項目竣工文件的收集范圍進一步明確，依據制度規定對施工的設計方、監理方以及施工方等的責任予以強化和落實，始終堅持權責制，在項目建設前期階段所產生的各種資料信息要由負責建設的單位負責，而工程的勘測和設計資料則是由設計單位全權負責，施工中各種機電設備、線路管道以及儀表等的安裝要由施工單位來負責，這樣各方責任的明確可以保證檔案管理工作的有效開展，避免了檔案歸檔的遺漏問題發生。

第四，對于檔案管理人員來說，也要不斷強化自身業務素質，在接收工程資料時要加大檢查力度，嚴格控制，一方面要保證項目文件資料的完整無誤、真實有效，另一方面還要確保相關責任人簽字、三級校審簽字的具備，其中所附加的圖表文件也要清晰無誤，記錄準確，如果存在有電子版的話，還要保證電子版和紙質版的相一致［4］。

第五，檔案管理人員在加強工作宣傳時，還可以根據水利工程施工的實際將其和經濟利益相掛鉤，這樣可以起到強化其重要性的作用，從而使各個部門將其作為重要工作對待，也就確保了檔案歸檔率，有利于檔案管理工作質量的提高。

4.總結：

水利水電工程是關系國計民生的重要基礎性項目，加強它的施工管理就必須要將竣工驗收的檔案管理作為重點來抓，針對于當前這方面工作所存在的問題，需要工程單位結合自身實際，強化各個環節的檔案歸檔管理，從而提高檔案的真實性和完整性，確保水利工程施工質量良好。

［1］馮志新.淺談水利工程檔案管理和驗收［J］.環球市場，2016，（3）：175-175.

［2］黃健萍.水利工程竣工驗收中檔案管理存在的問題與對策［J］.人民長江，2015，（15）：104-106.

［3］邢軍岐.水利工程建設檔案管理的特點及工作方法［J］.辦公室業務，2014，（2）：55-56.

［4］李亞.水利工程檔案管理淺議［J］.河南水利與南水北調，2013，（4）：47.