水利工程竣工驗(yàn)收中的檔案管理

張 健

鹽城市大套第一抽水站管理所

水利工程竣工驗(yàn)收中的檔案管理

張 健

鹽城市大套第一抽水站管理所

水利水電工程與國(guó)計(jì)民生直接相關(guān)，是國(guó)家建設(shè)的重點(diǎn)項(xiàng)目之一，在社會(huì)發(fā)展中承擔(dān)著重要的社會(huì)責(zé)任。在水利工程施工中，竣工驗(yàn)收是工程單位全面考核工程項(xiàng)目、檢驗(yàn)工程施工質(zhì)量的重要工作，基于這種重要性，它的檔案管理工作也就不可不予以重點(diǎn)對(duì)待，水利工程檔案是整個(gè)工程施工信息的記錄文件，可以反映出整個(gè)施工管理的原始信息，尤其是在當(dāng)前形勢(shì)下，做好這方面工作勢(shì)在必行。本文就從管理角度入手，分析了水利水電工程竣工驗(yàn)收階段的檔案管理工作。

水利水電工程；竣工驗(yàn)收；檔案管理

在現(xiàn)代水利工程施工管理中，施工檔案管理是重要的一項(xiàng)內(nèi)容，它是對(duì)施工整體概況進(jìn)行記錄和反映的信息資料，涉及到工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工以及竣工等多個(gè)環(huán)節(jié)。隨著國(guó)家對(duì)水利工程事業(yè)的關(guān)注度不斷提升，水利水電工程的施工強(qiáng)度和施工任務(wù)量也逐漸增多，那么要想在有限的施工期限內(nèi)高質(zhì)量完成施工任務(wù)，就勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致在后期竣工驗(yàn)收中檔案管理出現(xiàn)滯后性，進(jìn)而影響到對(duì)工程質(zhì)量的總體檢驗(yàn)和管理，因此，對(duì)于工程單位來(lái)說(shuō)，就必須要根據(jù)實(shí)際狀況，切實(shí)做好竣工驗(yàn)收中的檔案管理工作，使其作用最大化發(fā)揮。

1.水利工程竣工驗(yàn)收中的檔案管理范圍

1.1工程建設(shè)管理方面

在建設(shè)項(xiàng)目初期階段需要對(duì)包括法人組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、建設(shè)管理制度、開(kāi)工報(bào)告以及投資計(jì)劃等在內(nèi)的文件信息進(jìn)行收集；在施工方案設(shè)計(jì)階段，需要對(duì)設(shè)計(jì)的報(bào)告、審查批復(fù)文件以及安全鑒定資料等進(jìn)行收集；在施工合同的檔案收集中，需要包含有施工設(shè)計(jì)、施工監(jiān)理以及施工質(zhì)量檢測(cè)等文件信息；在工程招投標(biāo)階段則要對(duì)招標(biāo)文件、招標(biāo)公告、中標(biāo)通知書以及履約保函等文件進(jìn)行收集整理；最后在財(cái)務(wù)檔案管理工作中，還需要對(duì)財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)管理資料以及竣工決算報(bào)告等資料進(jìn)行收集整合［1］。

1.2工程建設(shè)監(jiān)理方面

在這一階段，工程單位需要收集的資料信息包括有施工監(jiān)理計(jì)劃、監(jiān)理實(shí)施制度、項(xiàng)目劃分以及會(huì)議紀(jì)要等等。而在施工監(jiān)理的現(xiàn)場(chǎng)工作資料收集中，還要對(duì)監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)測(cè)量、旁站記錄、監(jiān)理日志以及監(jiān)理月報(bào)等信息文件進(jìn)行收集整理。

1.3工程建設(shè)施工方面

在這一階段，需要對(duì)施工組織設(shè)計(jì)、施工進(jìn)度計(jì)劃以及安全生產(chǎn)方面等的文件進(jìn)行收集，而對(duì)于施工材料和中間產(chǎn)品資料，就要對(duì)它的出廠合格證、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告單等證明性文件進(jìn)行收集。此外，作為水利工程建設(shè)中不可缺失的重要組成部分——機(jī)電設(shè)備，對(duì)于其的信息收集主要是機(jī)電設(shè)備的出場(chǎng)資料、安裝調(diào)試以及性能鑒定等方面的資料進(jìn)行收集，以掌握機(jī)電設(shè)備的真實(shí)信息。對(duì)于施工過(guò)程中的細(xì)節(jié)性工程，需要注重資料收集的全面性，包括施工日志、原始斷面測(cè)量、現(xiàn)場(chǎng)記錄等等原始性文件，同時(shí)也要包含有隱蔽驗(yàn)收、開(kāi)倉(cāng)證以及施工操作中所涉及到聲音、圖像等資料。

2.水利工程竣工驗(yàn)收中檔案管理的現(xiàn)狀分析

首先，大多數(shù)情況下，由于水利水電工程的施工所涉及到的細(xì)節(jié)性內(nèi)容較多，在施工中需要對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，這就使得它的建設(shè)周期比較長(zhǎng)，加上工程項(xiàng)目是否立項(xiàng)開(kāi)工建設(shè)以及不同施工階段是由不同的單位來(lái)負(fù)責(zé)完成的，這樣就直接導(dǎo)致了工程管理中一些資料信息難以第一時(shí)間歸檔，從而導(dǎo)致了竣工檔案的不完整，也就成為了工程竣工驗(yàn)收階段中檔案管理急需解決的一個(gè)問(wèn)題。

其次，工程檔案是對(duì)工程整個(gè)施工過(guò)程中所產(chǎn)生的各種信息和資料進(jìn)行歸納和記錄的一種文件，具有非常高的保存保管價(jià)值，基于這方面，在施工中的不同時(shí)期、不同單位以及人員的流動(dòng)變化情況下，所形成的工程檔案信息不完整，很難實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的銜接，進(jìn)而使得檔案收集的資料和之前所累積的原始記錄、檢測(cè)數(shù)據(jù)不完整，難以真實(shí)反映出工程施工的真實(shí)情況，進(jìn)而導(dǎo)致后期施工質(zhì)量檢驗(yàn)難以順利開(kāi)展。

第三，在工程施工建設(shè)中，由于各種因素的影響，導(dǎo)致建設(shè)中的變更文件難以及時(shí)處理，對(duì)于規(guī)劃、環(huán)保、移民以及設(shè)計(jì)等過(guò)程中的變更情況，需要第一時(shí)間在相對(duì)應(yīng)的檔案卷中給予記錄和體現(xiàn)，也可以是在之前原有的案卷資料基礎(chǔ)上進(jìn)行明顯的標(biāo)注，也可以是重新出版一份新的變更版本，對(duì)舊的案卷起到更新替換的作用［2］。

第四，部分水利工程施工由于施工期限的限制，它的方案設(shè)計(jì)和施工活動(dòng)是同時(shí)進(jìn)行的，這樣所造成的直接后果就是導(dǎo)致施工圖紙難以及時(shí)進(jìn)行歸檔處理，甚至是忽略了這方面的檔案整理，從而導(dǎo)致檔案資料歸檔的不完整，嚴(yán)重的話還會(huì)導(dǎo)致檔案資料的丟失，很大一方面原因就是因?yàn)楣芾砣藛T難以實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)建設(shè)過(guò)程的總體掌握。

第五，在檔案歸檔過(guò)程中，還需要對(duì)檔案資料的完整性進(jìn)行嚴(yán)格檢查，當(dāng)前這方面存在的一個(gè)問(wèn)題就是檔案資料的簽字缺失，沒(méi)有加蓋公共印章等問(wèn)題，甚至于直接采用復(fù)印品來(lái)代替原有的檔案資料，這樣就會(huì)導(dǎo)致無(wú)用檔案的積壓占用空間，而且也難以直接銷毀，造成工程質(zhì)量檢驗(yàn)工作陷入困境。

3.完善竣工驗(yàn)收中檔案管理工作的對(duì)策

首先，作為檔案管理的主體——檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，就需要將檔案管理工作作為重點(diǎn)對(duì)待，在不斷增強(qiáng)檔案知識(shí)積累的同時(shí)還要進(jìn)一步加大對(duì)水電專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)力度，對(duì)于不同專業(yè)、不同工程在不同時(shí)期內(nèi)所需要的產(chǎn)品有準(zhǔn)確了解，這樣可以在對(duì)工程各個(gè)階段的施工資料信息進(jìn)行收集時(shí)，不會(huì)有較大的阻礙。

其次，水利工程項(xiàng)目在立項(xiàng)開(kāi)始時(shí)，就需要融入檔案管理，也就是說(shuō)在整個(gè)水利工程中都要做好檔案收集和管理工作，并且不能中途停止，在立項(xiàng)階段進(jìn)行檔案管理可以起到一種事前指導(dǎo)的作用，從工程項(xiàng)目一開(kāi)始就將檔案整理進(jìn)行規(guī)范，并貫徹權(quán)責(zé)制，將檔案收集和管理的責(zé)任細(xì)化到每一個(gè)工作人員身上，這樣可以給管理人員、設(shè)計(jì)人員以及施工人員對(duì)各種檔案的整理要求有所了解，從而促進(jìn)檔案歸檔的順利無(wú)誤，與此同時(shí)，還需要對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，確保其完整真實(shí)，不存在遺失遺漏［3］。

第三，對(duì)水利水電工程項(xiàng)目竣工文件的收集范圍進(jìn)一步明確，依據(jù)制度規(guī)定對(duì)施工的設(shè)計(jì)方、監(jiān)理方以及施工方等的責(zé)任予以強(qiáng)化和落實(shí)，始終堅(jiān)持權(quán)責(zé)制，在項(xiàng)目建設(shè)前期階段所產(chǎn)生的各種資料信息要由負(fù)責(zé)建設(shè)的單位負(fù)責(zé)，而工程的勘測(cè)和設(shè)計(jì)資料則是由設(shè)計(jì)單位全權(quán)負(fù)責(zé)，施工中各種機(jī)電設(shè)備、線路管道以及儀表等的安裝要由施工單位來(lái)負(fù)責(zé)，這樣各方責(zé)任的明確可以保證檔案管理工作的有效開(kāi)展，避免了檔案歸檔的遺漏問(wèn)題發(fā)生。

第四，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，也要不斷強(qiáng)化自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，在接收工程資料時(shí)要加大檢查力度，嚴(yán)格控制，一方面要保證項(xiàng)目文件資料的完整無(wú)誤、真實(shí)有效，另一方面還要確保相關(guān)責(zé)任人簽字、三級(jí)校審簽字的具備，其中所附加的圖表文件也要清晰無(wú)誤，記錄準(zhǔn)確，如果存在有電子版的話，還要保證電子版和紙質(zhì)版的相一致［4］。

第五，檔案管理人員在加強(qiáng)工作宣傳時(shí)，還可以根據(jù)水利工程施工的實(shí)際將其和經(jīng)濟(jì)利益相掛鉤，這樣可以起到強(qiáng)化其重要性的作用，從而使各個(gè)部門將其作為重要工作對(duì)待，也就確保了檔案歸檔率，有利于檔案管理工作質(zhì)量的提高。

4.總結(jié)：

水利水電工程是關(guān)系國(guó)計(jì)民生的重要基礎(chǔ)性項(xiàng)目，加強(qiáng)它的施工管理就必須要將竣工驗(yàn)收的檔案管理作為重點(diǎn)來(lái)抓，針對(duì)于當(dāng)前這方面工作所存在的問(wèn)題，需要工程單位結(jié)合自身實(shí)際，強(qiáng)化各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案歸檔管理，從而提高檔案的真實(shí)性和完整性，確保水利工程施工質(zhì)量良好。

［1］馮志新.淺談水利工程檔案管理和驗(yàn)收［J］.環(huán)球市場(chǎng)，2016，（3）：175-175.

［2］黃健萍.水利工程竣工驗(yàn)收中檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策［J］.人民長(zhǎng)江，2015，（15）：104-106.

［3］邢軍岐.水利工程建設(shè)檔案管理的特點(diǎn)及工作方法［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014，（2）：55-56.

［4］李亞.水利工程檔案管理淺議［J］.河南水利與南水北調(diào)，2013，（4）：47.