探析人事檔案管理存在的問題及對策

朱曉莉

吉林省白城地區洮南市紀律檢查委員會

探析人事檔案管理存在的問題及對策

朱曉莉

吉林省白城地區洮南市紀律檢查委員會

隨著社會的發展和科學技術的進步，特別是我國社會主義市場經濟體制的不斷完善和人事制度改革的進一步深入，舊的規章制度條例無法解決新出現的問題，傳統的管理方式不能適應新形勢發展的需要，人事檔案的管理出現了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，已不能適應現代社會發展的需要，亟待人們加以解決。

檔案、人事；管理

一、檔案的含義：

1、檔案是直接形成的歷史紀錄。

“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性，并以此區別于圖書情報資料和文物。

2、檔案來源于文件。

檔案是由文件有條件地轉化而來的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。

二、檔案管理存在的問題

1、人事檔案管理混亂

人事檔案本身的缺陷就不斷突出，非規范化的操作，致使檔案的社會信度和效度大大降低，傳統人事檔案以控制人和制約人為根本出發點，強調的是“檔隨人走、人檔不分”的封閉式管理，舊式的管理模式中涉及的是個人的思想品質、家庭背景、社會關系等方面的內容較多，涉及工作能力、專業特長的方面較少。重學歷、輕能力、重歷史、輕現實，檔案材料收集不全、新材料補充不及時、不能反映個人的真實面貌，涂改和偽造的非法行為日益突出。傳統人事檔案缺乏行政控制，加深了行政的“隨意性”。

傳統的人事檔案在某些時候成為了領導干部們壓制人的一種手段，人事部門只管人，不管事，在管人的過程中，全憑領導干部的偏好來進行人事的裁定，而對“單位人”的品行和工作鑒定處于極度的信息不對稱當中，更有甚者把稱職寫成不稱職，把不稱職寫成稱職，個人的隨意性大，因此檔案神圣化就變成了一種權力的象征，成為操縱人的一種手段，本身是屬于“公權力”，現在變成了“私權利”，至于個人的思想品德，更是領導干部一人說了算，全憑領導的個人專斷的“定性描述”，加深了行政的“隨意性”。

2、管理人員配置不足

管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。但是，由于人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數是由人事處的工作人員兼職，屬于非專業人員管理，并且人員變動較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作精力投入不足，因此嚴重影響了檔案管理水平。

3、人事檔案的“克隆現象”嚴重

一個人在正常的情況下只有一份檔案，重建檔案的前提是檔案的遺失或者損壞，如果在原有人事檔案存在的前提下，只因為無法轉檔而重建檔案，從嚴格意義上講是違背人事檔案原則的，有些人本想從正規的途徑調走檔案，但因為原單位不肯放人，不轉檔，新用人單位在“無奈良計”的條件下的緩兵之計，“檔案克隆”的現象源于對高級人才的爭奪戰，普遍存在于事業單位的技術人才，為了留住人才，不惜作“克隆檔案”，擾亂了檔案管理的正常秩序。

三、檔案管理問題形成的原因

1、收集的對象范圍太窄

一些人事部門只關注收集單位主要領導人及高層干部的材料，而忽視了廣大普通職工的材料收集，造成了領導干部的材料多，普通職工的材料少的現象。事實上，人事檔案并不是人物檔案或名人檔案，其收集的對象范圍不應只局限于著名人物和主要領導人，而應是單位的每一個員工。無論員工現任何職，是否出眾，都是該單位寶貴的人力資源，有關其個人的材料，都是單位的寶貴財富，人事部門均應根據規定收集齊全。

2、整理不規范

整理人事檔案是一項細致的技術性較強的工作，在《干部檔案整理工作細則》中曾明確要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用的目的”。同樣，對于人事檔案工作來說也應如此。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案隨已立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。

3、員工人事檔案意識淡薄

有一部分員工對于自己的人事檔案不夠重視或根本不重視，認為人事檔案是“身外之物”，可有可無，要用時想到、不用時不要，認為人事檔案根本不影響自己的發展，有意無意地就遺棄了檔案。中新網曾經公布了一項調查數據：在2，068名被調查者中，認為“工作中注重的是能力，檔案沒用”的占到被調查者人數的49.03%，另有12.33%的人表示“無所謂”，只有38.64%的人認為“擇業自由，但檔案不能遺棄”。這些數據將目前社會上人事檔案意識淡薄的事實擺在我們面前，機制不適應或規定不合理等因素可以很快改進，但這種社會整體意識上的欠缺是非常嚴重的，這是導致大量棄檔現象發生的最主要原因。

三、人事檔案管理對策

檔案室雖然是一個龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲存在眾多的雜亂堆積的資料中，只有根據需要，把相關信息系統地、規范地整理出來，通過加工整理才能更好地發揮檔案的信息作用，實現其價值。

1、加強領導，提高對檔案工作重要性的認識

建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。同時，按照人事檔案達標的要求，制定和完善人事檔案管理的整體規劃，使檔案工作順利進行。

2、加大對硬件設施的投入，進一步夯實檔案工作基礎

按照人事檔案管理規定標準，配置足夠面積的檔案室、閱檔室、辦公室、微機室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設施。搞好通風、采光、防蟲、防潮等配套保護措施。

3、提高檔案管理人員管理水平

加強對管理人員政治素質和業務素質的培訓，提高管理人的政策水平和專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”的多素質人才。

［1］李兵琴.淺議人事檔案管理.中小企業管理與科技，2009.34.

［2］吳琪.淺析人事檔案管理.現代企業教育，2008.6.