淺談辦公文書檔案管理

徐 素

重慶市地質礦產勘查開發局208水文地質工程地質隊

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淺談辦公文書檔案管理

徐 素

重慶市地質礦產勘查開發局208水文地質工程地質隊

隨著社會的發展進步，在管理工作中新理念、新技術的逐步推廣和普及，文書檔案成為綜合檔案里的重要組成部分，它的管理模式和方法也將發生進一步的變化，文書檔案是一個單位在運營過程中所產生的，它記錄著一個單位的運行的情況。它反映黨務、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個單位所從事的各類管理活動。本文主要介紹企業文書檔案管理。因此，在實際工作中，我們要嚴格實行文書處理工作的規范化、標準化，尤其是要推動文書檔案工作的電子化進程，呈現檔案事業不斷發展的前景。

辦公；文書；檔案；管理

檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。如何做好文書和檔案檔案管理人員的歷史責任。筆者從事檔案管理工作多年，結合實際工作談談對做好文書和檔案工作的認識和體會。

一、文書檔案管理工作的重要性

在新時期，做好文書檔案管理工作，對資源開發起著重要的作用。這種作用主要文書檔案具有憑證和參考的作用，所以在當前新時期，通過加強文書檔案管理工作，可以有效的確保資源開發作用的實現。文書檔案作為對歷史的真實記錄，具有一定的法律效用，其實是自然形成的，與其他文獻存在較大的不同之處，所以文書檔案的記錄具有客觀性。同時文書檔案的記錄方式不僅包括當事人的親筆手稿，而且還包括當事人的聲音和形象文件，所以文書檔案具有較強的真實性。通過文書檔案的記錄，可以更好的對實踐活動的廣度起到一定的反映作用，可以為人們對自然的認識和改造活動提供科學的歷史依據。

二、文書檔案管理中存在的問題

1 、檔案管理工作人員專業素質較低

在一些單位中，文書檔案的管理人員并沒有經過檔案專業培訓就直接接手管理文書檔案，而這樣的工作人員對于檔案的分類、立卷等專業的文書管理工作只是一知半解，不能深得要領，其專業素質與現代化的文書檔案培訓工作的要求之間存在很大的差距，在部分單位中，檔案管理者雖然是有上崗證書，但是很少有人參加檔案培訓的深造教育，這些人只是對檔案工作有著基本的認識和了解，并不能及時的更新檔案管理理念，這就導致他們跟不上現代化檔案管理的步伐，更不能夠有效的提高單位檔案管理的水平，尤其是隨著計算機網絡技術的飛速發展，利用計算機進行檔案管理工作是現代化檔案管理的一個必然趨勢。檔案管理人員更加需要加強專業知識的培訓，使單位檔案管理工作更加的標準化和規范化。

2 、文書工作和檔案工作之間的銜接存在問題

文書工作和檔案管理工作之間存在者聯系卻又有著區別，兩者是統一又分工的，在實際的文書檔案管理工作中，文書工作和檔案管理應該相互配合，建立一個分體式的管理體系，實際的管理工作中，文書和檔案應該實行一種分塊式的管理制度，這才是一種有效的、相對科學的管理，但是在目前在實際的操作過程中，這一體制卻在一定程度上拉開了文書工作和檔案工作之間的距離，文書工作人員檔案意識淡薄，檔案管理人員通常很少考慮文秘的工作，這使得兩者在銜接的過程中出現很多的脫節的地方，當前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，也就是在公文的格式和處理方法上存在著很多的不規范的，不標準的現象。

三、提高文書檔案管理水平的對策

1 、做好文書工作與檔案工作的規范銜接

文件是檔案的前身，文件質量的好壞直接影響檔案的質量，沒有高質量的文件就沒有高質量的檔案，高水平的檔案管理是建立在文書部門規范處理文件基礎之上的，所以文書人員要有較強的檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔，在文件處理過程中，要時刻想到檔案工作，以實現文書、檔案工作一體化，這就要求文書人員要把好文件材料的質量關。

2 、加強對文書檔案管理工作的重視

提高單位文書檔案工作的應有地位，轉變觀念，而且要不斷提高檔案管理人員的素質，不斷提高領導及員工們對檔案工作的認識，努力爭取單位領導和員工對檔案工作的理解、重視、關心和支持，力爭使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規劃和全年工作重點中去，加大檔案設施的投入，不斷向規范化、現代化、信息化方向邁進，在工作中變被動提供有關檔案工作資料為主動參與領導決策需要，提高檔案服務的主觀能動性與前瞻性；另外，科學技術特別是信息技術的迅猛發展對檔案工作提出了新的更高的要求，檔案管理人員要充分發揮接受新知識、學習新業務的積極性和主觀能動性，堅持素質教育、終生教育的理念，不斷確定新的學習目標、任務和要求努力為領導和員工提供方便、快捷、高效的服務。

3 、加強部門之間的合作，做好文書檔案的收集工作

檔案工作者要主動的了解業務部門正在或者將要進行的新的工作；經常性的導各個部門之間去走動走動，獲得及時的信息；還要根據單位的實際工作，主動思考檔案的工作怎樣圍繞單位的中心進行，為實際的研究和服務，提供有力的證據和有價值的情報。

4 、做好文書檔案管理的基礎工作

收集、鑒定、保管、統計工作是文書檔案的物質基礎和前提條件，因此，不僅要善于收集的本單位與上下級形成的有關紅頭文件及各種材料，更要善于收集整理本機關在公務活動中形成的鮮活和生動的，能揭示細節的檔案資料，用心整合檔案資源，并對其進行分析、篩選、研究和綜合整理，積極推進檔案信息功能的發揮，不斷豐富綜合檔案的資源建設，同時，還要努力把握不同時期機關工作的重點任務，明確主題，找準位置，自覺以服務大局來安排和考慮檔案工作，形成服務大局的強大合力。

5 、促進檔案的信息化建設

紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大，而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果，檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設加快發展，在實現了辦公自動化的同時，促使文書檔案信息化建設邁入一個新的臺階，將文書檔案通過網絡融合為一體，實現真正意義上的信息資源共享，以往利用者必須到檔案室才能利用，而網絡化建成后，利用者可以在自己的辦公室對檔案數據庫進行瀏覽、訪問，將掃描的文件及電子文件直接與系統掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務質量。而新的文書檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫。各檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件，在管理手段上，要積極參與單位辦公自動化系統的設計與建設，密切結合本單位辦公系統與信息管理工作的實際，提出檔案管理方面的要求和建設，科學推動電子文件歸檔工作。

綜上所述，文書檔案管理工作是各個單位都不可缺少的一項工作要素，除了要切實的提高文書檔案管理人員的綜合素質外，還要加強文書檔案管理工作與現代化管理手段及信息技術相融合，實現科學化文書檔案管理，從而有效的提高文書檔案管理的工作效率。

［1］程旭《如何推行檔案工作規范化標準化》《黑龍江史志》2011年14期

［2］何小飛.探討文書檔案管理中存在的問題及對策研究［J］.東方企業文化，2014，（14）.

［3］文歸賢.文書檔案管理中存在的問題與對策之我見