淺談水利工程檔案管理的作用及其措施

伯金輝

山東省煙臺市牟平區(qū)瓦善水庫管理所

淺談水利工程檔案管理的作用及其措施

伯金輝

山東省煙臺市牟平區(qū)瓦善水庫管理所

水利工程檔案是水利工程管理工作中的重要組成部分，其不僅對已建成的水利工程有著重要的影響，并且對于后來的水利工程建設(shè)及維護也有著重要的指導(dǎo)意義。本文簡述了水利工程檔案的特點，對水利工程檔案的主要作用以及加強水利工程檔案管理的措施進行了論述分析。

水利工程；檔案管理；特點；作用；措施

水利工程檔案是全面記錄整個水利工程建設(shè)的有效方法，其不僅全面的記錄整個水利工程的整體，還詳細的記錄水利工程施工過程中的步驟。使得水利工程檔案成為了全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故出現(xiàn)原因的依據(jù)。所以，水利檔案的有效管理具有重要的現(xiàn)實意義，為后人在水利工程使用、維修、擴建、改建的過程中，提供了必不可少的指導(dǎo)和依據(jù)。

1　水利工程檔案的特點

水利工程檔案特點主要體現(xiàn)在。（1）水利工程檔案具有科學性、完整性、服務(wù)性等特點，并且由于水利工程本身的復(fù)雜性和綜合性，對其周邊的生態(tài)環(huán)境、農(nóng)業(yè)發(fā)展、工業(yè)發(fā)展都有很廣泛的影響，因此水利工程檔案也具有多元性和綜合性的特點。（2）水利工程檔案是從水利工程施工前期的準備，到具體施工以及施工完成后質(zhì)量檢查的一個完整記錄。基于水利工程環(huán)境因素等客觀條件的不同，影響著施工整體進度，一般而言，普通的江河護坡工程、小型閘電站新建及改建、鎮(zhèn)村組河道疏浚等小型工程，只需要幾個月或者更短的時間，但是，假如遇到大型的河道工程、水庫等的建設(shè)，就需要數(shù)年，甚至更長的時間才能完成。因此水利工程檔案還具有長期性的特征。

2　水利工程檔案的主要作用

結(jié)合筆者工作經(jīng)驗，認為水利工程檔案的作用主要體現(xiàn)在：（1）水利工程檔案對水利單位日常的工作考查中起著參考作用。在水利單位內(nèi)部的質(zhì)量審核或者是外審中，便可以通過對水利工程檔案的查看，清楚地了解到水利單位的工作程序和建設(shè)是否合格。并且，水利單位也可以以水利工程檔案為參考資料和依據(jù)，擬定計劃、總結(jié)工作、設(shè)計水利工程。水利工程檔案看似對水利工程建設(shè)沒有多大的關(guān)系，但是實際上卻對整個水利工程系統(tǒng)有著深刻的影響。過去人們對水利檔案資料的管理不甚重視，甚至經(jīng)常被忽略，導(dǎo)致很多原始的檔案出現(xiàn)了破舊、泛黃等問題。如今，人們逐漸認識到水利工程檔案的重要性，開始注重對水利工程檔案的管理。（2）水利工程檔案是檢查水利工程質(zhì)量，查明事故原因的依據(jù)。水利工程檔案對于整個水利工程的建設(shè)情況都有著詳細的記錄，從整個工程施工前期的準備，到最后工程完工都全面記錄其中。在進行水利工程的質(zhì)量鑒定過程中，通過這些檔案就可以得到比較全面的、詳細的資料，成為了全面鑒定水利工程質(zhì)量的依據(jù)。并且，當工程出現(xiàn)問題時，觀測漏洞出現(xiàn)的地方，再根據(jù)水利工程檔案所記錄在冊的，便能夠比較容易的查明事故出現(xiàn)的原因。（3）水利工程檔案為后人改建、擴建或者維修提供了完備的資料。水利工程在使用的過程中，難免會出現(xiàn)一定的問題或者漏洞，或者由于周圍客觀環(huán)境的改變，而面臨著改建或擴建的問題。這些問題的解決直接關(guān)系到水利工程的使用問題和效益問題。有了詳細的、完備的水利工程檔案，這些問題便可以得到很好的解決。有了水利工程檔案作為指導(dǎo)，過程后期的維修、改建或者擴建都可以在此基礎(chǔ)上比較輕松的完成。

3　加強水利工程檔案管理的措施

3.1做好檔案整理收集工作

提高水利工程建設(shè)管理水平是實現(xiàn)有效管理水利工程檔案的重要途徑和方法。并且由于水利工程檔案的各種特點，導(dǎo)致了水利工程檔案的收集難、歸檔難等問題。要實現(xiàn)水利工程檔案的有效管理，針對水利工程檔案收集難的問題，在對不同的工程建設(shè)時，需要采取不同的收集方式。對于過程周期短的，形成檔案材料快的工程，采取追蹤收集的方式，及時收集過程信息，這樣才能保證檔案資料的齊全。而對于過程建設(shè)周期長的則采用分階段收集的方式，并且在此期間也要加強檔案的催收，這樣，才能避免原始材料的損失。提高水利工程檔案的管理水平是在原本的落后的管理水平上，加以改進。傳統(tǒng)的，在保存電子檔的水利工程檔案的同時，還會存以紙質(zhì)的檔案作為備份，這樣，就會造成一定程度上的資源的浪費。針對這一點，我們在進一步實現(xiàn)水利工程檔案電子化的同時，可以減少對紙質(zhì)檔案的采用，備份的也采取電子檔的形式。在改進了傳統(tǒng)水利工程檔案管理的弊端和問題的基礎(chǔ)上，便進一步實現(xiàn)了檔案的有效管理。

3.2加強檔案標準化和規(guī)范建設(shè)

檔案標準規(guī)范主要包括管理性標準規(guī)范、業(yè)務(wù)性標準規(guī)范和技術(shù)性標準規(guī)范。其中管理性標準規(guī)范是對水利工程檔案進行管理的一套規(guī)劃，包括計算機安全法規(guī)與標準及數(shù)字檔案信息資源合法化確認標準等；業(yè)務(wù)性標準規(guī)范是對檔案文件信息化處理的規(guī)范，其范圍包含電子文檔的標準及管理規(guī)范；技術(shù)性標準規(guī)范是指電子文檔數(shù)據(jù)存儲、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標準規(guī)范等。

3.3明確水利工程檔案管理的責任制

水利單位應(yīng)當根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度，明確水利工程檔案的管理責任制。并且，大型的，有條件的水利單位最好派遣專業(yè)的人員單獨負責水利工程檔案的管理，管理人員與其他人員各司其職，分工合作。這樣確定水利工程檔案管理的責任制，不僅方便與檔案的管理，并且，如果檔案出現(xiàn)了問題，那么也可以直接找到相應(yīng)的負責人承擔責任。有了責任風險，負責檔案管理的人員也會更加的盡心盡力做到有效管理。

3.4推動水利工程檔案的信息化管理

過去傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案最大的不便，是不易保存，因為紙質(zhì)的檔案容易出現(xiàn)紙張損壞、泛黃、紙質(zhì)粉化等問題，這些問題都會直接導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的損壞，并且導(dǎo)致檔案價值和作用的減少。所以，推動水利工程檔案的電子化是一件很重要的事情。實現(xiàn)水利工程檔案的電子化不僅在整理檔案時少了很多問題，而且，電子檔案可以更長久的保存，不用擔心會出現(xiàn)紙質(zhì)損壞、泛黃等問題損壞檔案的價值和作用。并且，電子檔案保存更方便，查閱時也相對更簡單容易點。

3.5提高水利工程檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人才是提高檔案管理水平的關(guān)鍵，水利工程檔案管理要樹立大人才觀，針對在具體管理中對人才的評價標準，立足于“人人皆才”、“人人皆可才”的觀念，在具體的人才建設(shè)中樹立整體觀念和動態(tài)觀念，才可能取得人盡其才、才盡其用的效果。并且需要通過各種渠道，加強人才的培養(yǎng)工作。依托高等院校培養(yǎng)高水平的管理人才和研究開發(fā)型人才，借助科研院所拓寬人才培訓(xùn)渠道，進行在職檔案人員的繼續(xù)教育。

4　結(jié)束語

水利工程檔案管理是對水利工程檔案進行全方位的管理，根據(jù)其特點和大體的分類進行整理，把管理細致化、全面化，并通過對水利工程檔案的有效管理，最大化地實現(xiàn)水利工程檔案的真正價值。加強水利工程檔案的有效管理，對于整個水利工程的建設(shè)和管理都具有重要的意義。

［1］李艷君，水利檔案工作重要性及對策探討［J］，黑龍江史志，2013

［2］劉志戀，淺談水利檔案的特點與管理［J］，城市建設(shè)理論研究 2014

［3］谷春香，信息化建設(shè)中的水利檔案管理工作淺析［J］，農(nóng)業(yè)與技術(shù)，2013