探究強化文書檔案管理的措施

鐘 濤

中國電波傳播研究所

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探究強化文書檔案管理的措施

鐘 濤

中國電波傳播研究所

摘 要：檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。如何做好文書和檔案檔案管理人員的歷史責任。

關鍵詞：文書檔案；檔案管理

文書檔案的管理是當前我國檔案管理面臨的主要問題，傳統的文章檔案已經不能適應檔案的發展，因此加強文書檔案管理勢在必行。

一、傳統文書檔案管理的現狀

1.傳統文書檔案管理的缺陷

第一，借閱文檔必須要到親自到檔案室，檔案的實效性差。借閱紙質文檔必須要親自到檔案室現場，查閱文件既耗時間又耗人力，如果工作在異地，查閱其檔案來更是困難。有的重要文檔數量也十分有限，借閱時還需排隊等候，大大的降低了文檔使用的實效性。

第二，管理復雜。每次借閱文檔都需要登記，另外，檔案資料來自不同的部門和不同的方向，因此集中起來后還必須要指派專人進行分類處理﹑存放﹑審查以及編目。借閱和歸還都要辦理很復雜的手續。

第三，文檔易損。由于傳統的文檔大部分都是紙質的，有很多珍貴的檔案資料都年代久遠。在借閱和管理文檔的過程，不可避免的要經常翻閱和移動，這樣就很容易使文檔遭到破損，不利于文書檔案的妥善保管。

2.文書檔案管理信息化的優勢

第一，提高使用文檔的閱讀率。實施文書檔案的信息化管理在線顯示文檔的存儲狀態，這樣使用者在查閱文檔時就可以直接在網上查閱，解決了排隊等候借閱的問題。如需借閱紙質文檔，也可以提前從網上查看檔案是否已被借走，何時可以歸還，這樣借閱起來更加方便，大大提高文書檔案的閱讀率。

第二，提高查詢速度。實施文書檔案信息化管理，能有效的提高檔案的查詢速度。在查詢信息資料時，用戶只需要檢索欄中輸入關鍵詞就可以查看到所需的資料，而無需親自到檔案部門去索取。

第三，確保了文檔的保密性。實現文書檔案的信息化管理可以設置保密權限，劃分文件保密等級，如果使用者只需某卷文檔中的其中一份，信息化管理能夠精確的查詢到所需的單件文件，而傳統的檔案管理是提供整份，不利于文檔的保密性。

第四，提高了管理效率。實施信息化管理避免了借閱歸還時一系列復雜的手續，使工作人員的勞動強度降低了很多。提高了文書檔案的管理水平。

二、實施文檔管理現代化是加強文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。

1.掌握現代化管理技能，提高綜合素質

電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成﹑運行﹑積累﹑轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草﹑修改﹑刪減﹑檢索﹑打印﹑登記﹑統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化﹑信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識﹑信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2.利用現代化技術整理檔案

紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理﹑深化檢索的目的。

三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質

文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作工作人員的積極性﹑主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。

進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感﹑良好的職業道德﹑求真務實的工作態度﹑樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識﹑科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野﹑優化知識結構﹑提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》﹑《檔案人員職業道德》﹑《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成﹑積累﹑歸檔﹑收集﹑整理﹑鑒定﹑統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導﹑檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

加強制度建設，建立長效培訓機制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業培訓班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業務能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業技術職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業知識培訓的聘資格，激勵礦床澆花奧地利增強參加在職教育的主動性和積極性。

明確在職教育的原則，選擇課程內容。相對于正規學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性﹑現實性和時效性。在職教育應從實際出發，按崗位﹑分層次﹑多渠道﹑多形式地進行。堅持“學用結合﹑按需施教﹑注重實效”的方針，切實遵守學有所用﹑用有所長的原則。第一，學習文檔專業知識。為文檔專業人員提供系統學習文檔專業知識的新理論﹑新方法﹑新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關學樣知識。文書和檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學﹑歷史學﹑心理學﹑行為學﹑公共關系學等；在職教育應注重對相關科學知識的補充和更新；第三，現代科技知識。現代科學技術的廣泛應用是文檔工作的特征之一，也是文檔現代化管理的標志之一，文檔工作者應加強對信息技術﹑計算機﹑科技軟件等新技術的學習。

參考文獻：

［1］梅姣.文書檔案管理信息化建設淺談［J］.資治文摘，2010，（2）

［2］聶菊榮；魯禮炳；艾勁松.淺談文書檔案管理的信息化建設［J］.電腦知識與科技，2007，（8）

［3］張金秀.文書檔案實現信息化管理的探索［J］.北京檔案，2007，（6）