檔案管理信息化建設探究

郝巖巖

菏澤市城市管理服務中心

檔案管理信息化建設探究

郝巖巖

菏澤市城市管理服務中心

隨著人類利用文字水平和熟練程度的提高，包括以時間為順序、以國別為順序或以組織為順序的檔案形式逐漸被應用。近年來，隨著人和事呈現爆炸式增長，傳統的借助紙張進行檔案記錄和調閱已經難以滿足人們的要求。也正是因為這一情況，在網絡和電子信息化產品的促進下，檔案管理工作逐漸向信息化發展。通過分析在檔案管理工作中推進信息化建設，并分析現階段存在的問題，進而根據問題提出對應的解決措施，為檔案管理工作提供參考意見。

檔案管理；信息化；建設

1 檔案管理信息化的必要性

首先，加強檔案管理信息化可以使企業檔案管理工作的效率得到有效提升，同時還能減輕檔案管理人員的勞動強度，在檔案管理工作中避免出現文檔存積的問題。其次，加強檔案管理信息化可以有效補漏文檔，在工作中檔案管理人員只需要對相關檔案進行歸檔，直接利用計算機檢索相關信息，就可以找到檔案管理中存在的問題，以便及時查漏補缺。第三，加強檔案管理信息化建設，可以有效緩解檔案中供需的矛盾問題，促進檔案信息質量的提升。最后，現在大量的高科技文件已經被開發和利用，檔案載體也朝著多元化的方向發展，所以，檔案管理方式也面臨著較高的要求，這種情況下傳統檔案管理已經不能滿足社會的發展需求，加強企業檔案管理信息化工作很有必要。

2 檔案管理信息化建設中存在的主要問題

2.1 未得到足夠的重視，缺乏建設資金

在檔案管理信息化建設過程中需要投入大量的資金，然而目前資金投入不足嚴重影響了檔案管理的信息化建設，目前很多部門缺乏檔案建設資金的來源，利用其他方面經費來支持起到的作用非常小。雖然一些單位有經費，但是遠遠不能使檔案管理信息化建設的要求得到滿足，在設備采購工作中不能將設備配備齊全，檔案管理信息化建設工作受到了嚴重影響。

2.2 專業人才嚴重缺乏

首先，檔案信息化建設需要與目前的網絡技術、計算機技術等相結合，對工作人員的要求非常高，不僅要具備檔案管理方面的素質，還要具有相應的管理和技術能力，但是目前這種人才非常少。其次，現階段檔案信息化管理的工作人員在技術能力、管理經驗方面都都有所欠缺，加上人員的穩定性也不足，多數情況下人員剛剛熟悉工作內容，就將其調離崗位，因此，管理人員并不能充分滿足檔案管理的需求。第三，多數檔案管理人員對檔案管理信息化建設的認識程度不足，不能按照相關要求展開嚴格的管理，這種情況下檔案管理信息化建設的展開受到了一定的阻礙。

2.3 檔案管理標準不完善

檔案管理的信息化建設，必須建立在一定的標準制度之上。近幾年，盡管國家出臺了一些有利于推進檔案管理信息化建設的標準化文件，但由于我國的社會環境復雜多變，再加上檔案管理工作本身的技術性和多樣性，檔案管理的信息化發展步伐仍然前進緩慢，存在地區差異明顯的現狀。這些問題都在一定程度上，反映出建立一個統一、完善、科學的管理標準的必要性。

3 推進檔案信息化建設的策略

3.1 加強檔案管理規范化、標準化

檔案信息化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。一是做好公文制發工作。在公文制發過程中就要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量。包括用紙標準、行文規范、簽發符合規定等。二是把握立卷歸檔原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，剔除不該歸檔文件；同時，要注意防止應歸檔文件的散失。要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，從而提高檔案利用的價值。

3.2 加強人才隊伍建設

在檔案管理信息化建設工作中，加強人才隊伍建設非常關鍵。首先，各部門應加大人才引進力度，吸引更多具有管理、技術及檔案管理能力的人才，加入到檔案管理信息化建設工作中。其次，在平時的工作中應加強對檔案管理人員的教育和培訓，引導其掌握檔案管理信息化的技術。第三，提高對檔案管理人員的管理力度，避免因為人才流失對檔案管理信息化建設開展造成影響。

3.3 推進數字化檔案館建設

數字化檔案館建設屬于檔案管理信息化建設中的重要內容。數字化檔案館是當前這樣一個數字時代或者說大數據時代下檔案管理工作的重要發展趨勢，也是現代化的新型檔案館，是對傳統檔案館的更新升級。檔案管理工作的信息化建設得以真正實現的其中一個重要標志便是數字化檔案館的建設。我們要認識到，數字化檔案館建設屬于一項長期性復雜性的工程，其集成的檔案信息數量與內容將會更為廣泛，也更加有助于檔案信息的統計、查詢以及保存。數字化檔案館的建設并非是檔案管理部門的工作，它需要各個部門和組織相互協調、共同合作，必須結合具體情況落實好信息管理的統籌規劃與銜接工作，在統一的平臺中依靠同一數據庫管理系統來實現數字化檔案館建設。只有如此，傳統檔案管理工作才能夠真正朝著信息化的方向轉變，才能夠真正開辟檔案管理的新局面。

3.4 完善技術和資金保障體系

一方面要大力強化檔案信息化管理基礎設施建設，應把檔案管理信息化建設資金納入到財政預算中來，另外可通過合作開發與服務外包的形式不斷創新檔案信息化投入機制，同時鼓勵和支持檔案管理部門積極進行技術攻關。另一方面，加強做好軟硬件建設工作。除了要完善相關信息化管理設備之外，還需要對目前已有設備予以更新，為檔案管理信息化建設提供重組的軟硬件條件保障。針對檔案信息化管理軟件方面，必須提升軟件研發工作力度，建立全國統一的技術標準，同時對技術開發企業予以分級資質認證。

4 結語

總之，要實現檔案管理信息化建設，必須要更新檔案管理理念，建立健全的信息化檔案管理機制，加大對檔案管理的信息化資金投入，提升檔案管理人員的綜合素質，加強檔案管理信息化技術指導，改善檔案管理軟硬件設施設備，最終實現檔案管理信息化建設的有效進行。

[1]呂文慶.信息化時代檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2014，19：136+144.

[2]屈麥玲，楊季行.檔案管理信息化建設探究[J].企業改革與管理，2015，01：157.