淺談財務會計電子檔案管理與再使用

崔鴻燕

(吉林市豐滿區國庫集中支付中心，吉林 吉林 132013)

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淺談財務會計電子檔案管理與再使用

崔鴻燕

(吉林市豐滿區國庫集中支付中心，吉林 吉林 132013)

財務會計電子檔案是企業以及事業單位檔案管理工作的關鍵組成部分，對提高企業財務水平、會計能力、信息化水平具有積極意義。針對財務會計電子檔案管理與再使用進行分析和闡述，希望給予我國企業事業單位以參考和借鑒。

財務會計；電子檔案；管理；再使用

財務會計電子檔案主要是指通過磁性介質儲存的關于企業事業單位的財務材料，是反映、記錄單位經濟業務的關鍵證據和重要資料，主要包括核算資料、電子報表、電子賬簿、電子憑證等。對財務會計電子檔案進行科學有效的管理，不僅是單位實現財務管理的重要工作，還是單位檔案管理工作的關鍵組成環節。因此，做好財務電子檔案管理，可以提高其利用價值和經濟價值，充分反映單位的經濟狀況，對實現單位的健康及良性運轉具有積極作用。

1 財務會計電子檔案管理與再使用的主要內容

電子檔案主要是指通過磁性介質儲存的相關財務、會計數據，以及各種軟件編制的相關資料和文檔程序。因此，企業及事業單位對財務電子檔案進行管理的任務主要包括：保證、監督相關會計檔案的準確性，確保相關會計檔案的保密性和安全性，確保相關電子檔案被有效、合理利用，確保其儲存的安全性。

2 財務會計電子檔案的主要特點

以往的財務檔案主要包括核算資料、會計報告、會計賬簿、記賬憑證等資料，其主要反映、記錄單位的財務狀況及經濟業務，這些證據和資料具有不可更改、時間連續、勾稽關系及數據嚴格等性質。當前，隨著我國各個企事業單位逐漸實現電子化辦公后，財務會計在工作中也產生了很多電子文件和數據，查閱相關資料、進行財務核算基本都是通過計算機進行。同以往的財務檔案相比，電子檔案具有以下主要特點：

2.1 儲存、保存形式呈現多樣化

電子檔案是通過磁性介質途徑保存，磁性介質主要包括U盤、移動硬盤、光盤、磁帶及其他介質。因此，電子檔案的儲存及保存形式呈現多樣化。

2.2 再使用的要求呈現特殊化

以往的紙質檔案更加直觀，而傳統的電子文件基本都是準文本或文本文件。但是，財務電子檔案由于會計管理及核算的特殊性，導致其電子檔案需要在特定的軟件系統及計算機硬件中實現再使用，因此再使用要求呈現特殊化。

2.3 儲存、保存要求較高

電子檔案容易損壞，且難留痕跡，同時，電子檔案受到儲存有效期、存放環境及載體材質等因素的影響，容易出現損壞和丟失。因此，其對儲存和保存的要求比較高。

2.4 管理呈現復雜化

當前，隨著我國信息科技的不斷發展，財務軟件及電子檔案的版本不斷增加，在面對眾多電子文檔和軟件的時候，要實行分類管理。因此，其管理呈現復雜化。

3 財務會計電子檔案管理及再使用的積極意義

3.1 提高工作效率

在以往手工記賬階段，會計人員將精力主要用于編制報表、登記賬簿等工作中，工作職能主要體現在會計核算，管理、監督職能并沒有得到充分體現，而監督形式也主要采用被動監督和事后監督的形式。

在財務會計實現電算化后，能夠將會計人員從以往繁重的工作中解脫，讓工作人員有更多的時間去履行其他職能，強化財務分析、財務監督、會計審核等工作質量。同時，財務會計實現電算化，可以對單位或公司的經濟活動進行動態監控和與預算控制，確保單位的財務狀況健康穩定。同時，對電子檔案進行科學管理，還可以避免以往查閱資料的煩瑣程序，突破時間和空間的跨度，快捷、方便地實現會計信息查閱，可以對會計資料進行快速分析，協助會計工作人員對單位的財務狀況進行監督、控制、預測。

3.2 方便領導決策

相關會計工作人員將以往的財務資料進行分析、加工、比較，將其提交給單位領導，可以幫助領導進行決策，同時還可以快捷、方便地查閱單位及公司的財務具體情況與發展趨勢。方便決策者在遵守市場經濟規律、國家宏觀政策的基礎上，制定科學合理的發展規劃，進而實現單位的健康運行，提高其社會效益和經濟效益。會計人員也可以通過對相關信息資料的分析和處理，制定出有利于領導決策和單位管理的數據模型，通過建立科學有效的決策支持體系，提高財務電子檔案的利用價值和經濟價值。

4 提高財務會計電子檔案管理及再使用水平的相關措施

企事業單位想要提高其電子檔案管理及再使用工作的水平，一定要根據電子檔案的特點，做好再利用、保存、整理及歸納工作。

4.1 檔案整理和歸集

電子檔案的整理和歸集主要是指在規定的時間周期內，將單位財務軟件中的所有相關數據，統一儲存和備份到專用硬盤、移動硬盤或光盤上。通常備份主要采用多介質及多份數的形式進行備份，經過備份的財務數據、會計信息就形成了單位的財務電子檔案。財務部門要設置專業人員對電子檔案進行管理和保存，以保障單位的計算機或財務軟件出現故障后，可以在最短時間、最小損失內恢復會計電算工作。同時，檔案管理人員要對單位的網絡系統、服務器系統、計算機系統、計算機硬件進行動態監控，保證其安全運行，還要對財務軟件的售后服務情況、系統使用情況、軟件的版本和名稱進行詳細記錄。單位還要根據會計軟件系統、數據庫系統、計算機操作系統、硬件的變化而做出相應的變化，對電子數據進行封存、備份和歸檔。

4.2 檔案的使用和保存

根據當前我國主要的技術手段，可以實現電子檔案保存的磁性介質主要包括U盤、硬盤、移動硬盤、光盤等。因此，在進行電子檔案的保存過程中，一定要根據不同磁性介質的相關特性進行針對性保存，在形成檔案后，一定要多介質、多份數地進行備份，保證檔案不丟失。例如，在保存單位年度會計信息的時候，要通過硬盤及光盤的雙備份，在備份后注明標簽，標簽要顯示備份的人員、時間、內容等信息，存放在不同的地點。同時，保存地點要防盜、防塵、防潮，遠離磁場，單位在選擇保存地點的時候，還要充分考慮火災、洪水、地震等自然災害的影響。由于磁性介質具有一定的特殊性，相關單位要對其進行定期備份、翻錄及檢查工作，防止檔案丟失。電子檔案在使用過程中，要嚴格規定查閱程序、查閱方式，防止由于使用形式不當而造成檔案的損壞和丟失。

5 結語

財務會計電子檔案對單位及公司的健康運行具有重要意義，其也是單位檔案管理的關鍵組成環節。因此，為了適應當前社會及經濟的發展趨勢，企事業單位一定要做好電子檔案的管理及再使用工作，根據自身的實際情況制定科學的管理和再使用制度。提高電子檔案的管理水平，發揮電子檔案的積極意義，進而促進企事業單位的健康、良性運轉，提高其社會效益和經濟效益。

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Discussion on management and reuse of financial accounting electronic archives

CUI Hong-yan

(Jilin National Treasury Centralized Payment Center of Fengman District, Jilin 132013, China)

The electronic archives of financial accounting is a key component of the file management of enterprises and public institutions, which is of great significance to improve enterprise′s financial level, accounting ability and information level. The management and reuse of financial accounting electronic archives were analyzed in this paper, hoping to provide a reference for enterprises and public institutions.

Financial accounting; Electronic archives; Management; Reuse

2016-09-16

崔鴻燕(1977-)，女，助理館員。

F275；G

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