人事檔案信息化管理

劉德會(huì)

（肇源縣人才中心，黑龍江 肇源 166500）

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人事檔案信息化管理

劉德會(huì)

（肇源縣人才中心，黑龍江 肇源 166500）

摘要：人事檔案信息化管理的內(nèi)容包括人事檔案信息收集、信息整理、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、信息存儲(chǔ)、信息服務(wù)、信息共享、信息安全的保障。人事檔案信息化管理的任務(wù)是人事檔案管理信息系統(tǒng)的建立和完善，信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入與管理，管理信息系統(tǒng)的維護(hù)。檔案管理信息系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)，需要把握重點(diǎn)功能，兼顧一般功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化；管理

1　人事檔案信息化管理的含義

人事檔案信息化管理是信息化的產(chǎn)物，它隨著信息化的發(fā)展而產(chǎn)生。總體看來，信息化是在經(jīng)濟(jì)、科技和社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域里廣泛應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，科學(xué)規(guī)劃和建設(shè)信息基礎(chǔ)設(shè)施，有效地管理信息資源和提供信息服務(wù)，通過技術(shù)、管理和服務(wù)的過程。

國(guó)家對(duì)于信息化的重視，推動(dòng)了各行各業(yè)的信息化，并在信息化過程中得到了益處。

2　人事檔案信息化管理的內(nèi)容

從人事檔案信息化的過程來看，現(xiàn)代人事檔案信息化管理的內(nèi)容并不是一成不變的。隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)信息化的推進(jìn)，尤其是人事檔案管理意識(shí)的提升和信息技術(shù)的提高，現(xiàn)代人事檔案信息化管理的內(nèi)容在不斷豐富。人事檔案信息化的內(nèi)容可以從微觀和宏觀兩個(gè)層面進(jìn)行考察。微觀層面是針對(duì)各個(gè)人事檔案管理機(jī)構(gòu)而言的。從這個(gè)層面考察，人事檔案信息化側(cè)重于采用信息化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)管理，主要包括以下方面內(nèi)容：

第一，人事檔案信息的收集。當(dāng)事人及其代理機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生的各種信息，無論是電子化信息還是紙質(zhì)文件記錄的信息，都是收集的對(duì)象。人事檔案信息收集過程中，尤其是需要注意收集個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的、沒有上交代理機(jī)構(gòu)的檔案信息，如評(píng)獎(jiǎng)、創(chuàng)造與發(fā)明專利等。在信息化過程中，既需要注意收集辦公信息化過程形成的人事檔案電子公文，也需要對(duì)已有的人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后形成檔案信息。

第二，人事檔案信息的整理。人事檔案信息整理因?yàn)槿耸聶n案系統(tǒng)的設(shè)置不同而有所差異。一般地，以人立卷過程中，需要有序化整理各種各樣的人事檔案信息，如個(gè)人履歷材料、自傳材料、鑒定材料、考察和考核材料、入團(tuán)入黨材料、獎(jiǎng)懲材料、任免材料、晉升材料以及離退休材料等。其中，有些信息是固定不變的，有些信息則是變化的，如考評(píng)、獎(jiǎng)懲等材料，往往隨著時(shí)間的推移而逐漸豐富。

第三，人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)包括人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)和特色數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。當(dāng)前，各個(gè)人事檔案管理機(jī)構(gòu)已經(jīng)意識(shí)到了人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重要性，因此建成了比較完善的人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然而，不少單位在領(lǐng)導(dǎo)干部數(shù)據(jù)庫(kù)、職工數(shù)據(jù)庫(kù)以及特色數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)上有待加強(qiáng)。事實(shí)上，各種數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，不僅可以支持人事管理部門的管理，例如計(jì)劃、招聘、培訓(xùn)、考核等，而且有利于挑選人才，為管理決策提供科學(xué)的依據(jù)。

第四，人事檔案信息的存儲(chǔ)。人事檔案信息整理后，需要定期或不定期地進(jìn)行存儲(chǔ)，以保證信息存取的便利。當(dāng)存儲(chǔ)信息容量較大時(shí)，有些單位也采取硬磁盤、數(shù)據(jù)磁帶等載體進(jìn)行存儲(chǔ)。無論采取何種載體存儲(chǔ)，人事檔案信息都需要采聯(lián)備份制度進(jìn)行存儲(chǔ)，且盡量采取兩種不同質(zhì)地的載體進(jìn)行存儲(chǔ)。

第五，人事檔案信息服務(wù)。通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布人事檔案信息，從而為當(dāng)事人服務(wù)。從服務(wù)地點(diǎn)看，人事檔案信息服務(wù)包括本地窗口服務(wù)和外地傳遞服務(wù)。從服務(wù)對(duì)象看，包括為本人服務(wù)和為大眾服務(wù)。現(xiàn)階段，人事檔案信息服務(wù)以本地窗口服務(wù)、為本人服務(wù)為主導(dǎo)。對(duì)于人才中心而言，隨著人才流動(dòng)的需要，異地服務(wù)已經(jīng)成為一項(xiàng)很重要的任務(wù)被提到議事日程中。

3　人事檔案信息化管理的任務(wù)

第一，人事檔案管理信息系統(tǒng)的建立和完善。有些機(jī)構(gòu)和單位采用獨(dú)立的人事檔案管理信息系統(tǒng)，有些單位采取綜合性的管理信息系統(tǒng)。

第二，人事檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入與管理。根據(jù)人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的基本規(guī)定，對(duì)于人事檔案基本信息進(jìn)行系統(tǒng)錄入，對(duì)于人事檔案文件進(jìn)行系統(tǒng)管理，尤其是歸檔的電子化人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，這是人事檔案管理的基礎(chǔ)。人事檔案信息系統(tǒng)的管理內(nèi)容較多，現(xiàn)階段，應(yīng)抓緊電子文件的收集和數(shù)字化人事檔案的系統(tǒng)整理，加強(qiáng)人事檔案資源建設(shè)，建立領(lǐng)導(dǎo)干部數(shù)據(jù)庫(kù)、職工數(shù)據(jù)庫(kù)和特色數(shù)據(jù)庫(kù)，全面建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫(kù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，為人事檔案管理和利用提供基礎(chǔ)。還應(yīng)該看到，人事檔案信息系統(tǒng)作為證明個(gè)人身份與經(jīng)歷的權(quán)威信息數(shù)據(jù)庫(kù)，需要與個(gè)人信用體系聯(lián)系起來。人事檔案管理信息系統(tǒng)的任務(wù)之一，是和社會(huì)廣泛范圍內(nèi)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，為和諧社會(huì)的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

第三，人事檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)。人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，從設(shè)計(jì)、管理到維護(hù)的各個(gè)階段都需要注意到人事檔案信息安全，將人事檔案信息安全保障體系作為人事檔案信息化貫徹始終的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，加強(qiáng)維護(hù)人事檔案信息安全，尤其是網(wǎng)絡(luò)信息安全。

4　人事檔案信息管理系統(tǒng)功能需求分析與設(shè)計(jì)

4.1人事檔案管理信息系統(tǒng)功能需求分析

人事檔案信息管理系統(tǒng)功能需求的分析可以從內(nèi)容設(shè)置方面考察，也可以從功能設(shè)置的角度進(jìn)行考察。人事檔案信息管理系統(tǒng)的功能需求可以分為基本功能和拓展功能兩大部分。其中，基本功能是指人事檔案信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中必須具備的功能，這些功能是人事檔案管理的基本要求。拓展功能則是人事檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，根據(jù)實(shí)際需要添加的功能，以輔助人事檔案信息的管理，例如網(wǎng)絡(luò)照相功能、原文掃描功能等。

4.2人事檔案管理信息系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

按上述關(guān)于人事檔案管理信息系統(tǒng)功能需求的分析，在設(shè)計(jì)時(shí)，就需要把握重點(diǎn)功能，兼顧一般功能，循序漸進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性、層次性和開放性。

當(dāng)前，人事檔案管理信息系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)主要分兩種情況：一是獨(dú)立的人事檔案管理信息系統(tǒng)或軟件，其專指性強(qiáng)，比較適合大型企事業(yè)單位。二是將人事檔案管理功能融入到其他軟件，尤其是人力資源管理系統(tǒng)之中，比較適合中小型企事業(yè)單位。

無論是獨(dú)立式的還是嵌入式的人事檔案管理信息系統(tǒng)，設(shè)計(jì)者在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)都會(huì)存在著差異，尤其是在人事檔案管理信息系統(tǒng)拓展功能方面有所取舍，但系統(tǒng)管理、人事檔案信息管理、人事檔案信息服務(wù)3個(gè)功能是最基本的，也是人事檔案管理信息系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)必須考慮的。

參考文獻(xiàn)：

［1］ 李曉婷.人事檔案管理實(shí)務(wù)［M］.上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2011：57.

［2］ 方德生.干部人事檔案工作理論與實(shí)踐［M］.北京：光明日?qǐng)?bào)出版社，2015：78.

中圖分類號(hào)：C962

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：1674-8646（2016）10-0138-02

收稿日期：2016-02-05

作者簡(jiǎn)介：劉德會(huì)（1981-），男，黑龍江肇源人，助理館員，主要從事人事檔案管理與技術(shù)工作。

Information-based management of personnel archives

LIU De-hui
（Talent Center of Zhaoyuan County， Zhaoyuan 166500， China）

Abstract：The contents of personnel archives information management includes information collection， information collation，database construction，information storage，information services，information sharing and information security protection of personnel archives.Information management task is the establishment and improvement of personnel archives management information system，type-in and management of information system data，and maintenance of management information system.Functional design of archives management information system should grasp the key function，take the general function into account so as to achieve stability of archives management system.

Key words：Personnel archives； Information； Management