淺析醫院檔案電子化管理和利用

孫繪婷

鄂爾多斯市第二人民醫院

淺析醫院檔案電子化管理和利用

孫繪婷

鄂爾多斯市第二人民醫院

隨著近些年來我國經濟文化事業的不斷向前發展，醫療事業也得到了較之前來說更多的關注與重視。在醫院中對于科研檔案是十分重視的，檔案在當前信息化快速發展的背景下，科研檔案已經形成了新型的電子化管理。本文主要論述的是當前醫院檔案電子化管理的現狀，并提出了與之相適應的利用措施，以期能為日后的醫院檔案管理做出一定貢獻。

醫院檔案；電子化管理；電子化利用；措施

一、醫院檔案電子化管理的必要性

縱觀當前醫院在檔案電子化方面的管理情況，不難發現的是主要呈現以下幾個現狀：

第一，當前對檔案原件的保護措施較之前來說越來越多，主要是利用計算機的掃描功能，來實現對各種不同紙質的檔案或圖片進行數字化處理技術，這樣能夠更加有利于電子文件的保存和利用，還對檔案的原件起到一個保護的作用，可以有效的避免檔案原件在頻繁使用的過程中產生些許破損，還能夠有效的降低檔案丟失后產生的信息短缺等消極情況。

第二，實現檔案的電子化可以在很高程度上實現對檔案管理工作的提高。計算機擁有強大的處理信息的功能，不單單能夠實現對各種不同資料進行備份和整理，還能有效縮短對二次文獻的加工，有效的提高對文獻的管理效率和利用率。

第三，實現對檔案資源的合理配置。通過檔案的電子化管理，能夠有效的實現對檔案資料的共享，還可以實現醫院內部各個部門之間人員對不同檔案資料的查看，這樣極大的提高了檔案資料的查閱和適用范圍，有效的為醫院檔案的使用價值提供了保證。

二、醫院檔案電子化管理的發展現狀與不足

（一）基礎設施建設欠缺

雖然說當前的醫院已經逐漸實現了對檔案電子化的管理，但是多數醫院仍然處于對這種模式的初級階段。主要表現為：在醫院的基礎設施建造方面還存在欠缺，有很多高技術含量的軟件沒有及時配置，這樣就會影響醫院辦公系統的更新進度，會給醫院電子化管理檔案的進程產生阻礙影響。［1］另外，一些醫院在于電子化管理檔案所需要的配套設施上仍存在不健全的狀況，這些會導致醫院檔案電子化管理的工作受到阻礙，也會極大限值醫院電子化的管理。

（二）電子化管理不夠規范

醫院要想有效實現對檔案的電子化管理，務必要重視相關的規定和制度，對檔案管理體系進行管理和完善，有效提高醫院檔案電子化的利用率。根據醫院檔案電子化的管理實際情況，可以發現的問題即，一些標準和規范在實際應用中并不能滿足對信息化的管理，更不能滿足當前數字化的發展要求。

三、醫院檔案電子化管理的有效利用

在對我國當前醫療事業的發展實際情況進行分析后發現，在醫院檔案電子化管理方面需要從以下幾個方面著手。

（一）樹立現代化觀念，不斷創新

在當前信息技術不斷向前發展的大背景下，檔案電子化管理已經成為一種進步的必然結果，這樣能夠有效的完成醫院的可持續發展，還能有效的實現對管理水平的多種需求。［2］因此，醫院在檔案信息化建設方面已經成為了主要內容，必須要樹立起現代化的觀念，加強對醫院管理理念的創新，只有這樣才能有效的實現對醫院檔案管理的優化，還能對醫院內部檔案管理結構進行重組，最終實現對電子化管理的創新。另外，根據醫院運行的具體情況，加強對不同工作內容中涉及到的資料進行整合與處理，這樣能夠有效的保證醫院檔案資料的準確性。

（二）注重技術水平提升

要想將醫院檔案電子化管理的效用轉化到最大，就需要在日常管理工作中注意對基礎設施的完善，增加對醫院管理工作的技術投入，還要加強相關工作人員技術能力的掌握。

第一，要加大對硬件的投入。為了能夠加大對醫院內部硬件的投入，就要選擇質量高、性能佳的設備。使用與之相適合的配套設備，減少工作環境中的電磁干擾或輻射，只有這樣才能有效實現對醫院檔案電子化的高效率。

第二，要加大對軟件的投入。在醫院內部使用適合當前階段的辦公軟件，加強對通用性較強的管理軟件的使用，只有這樣才能有效實現對檔案管理的自動化管理，才能有效提高醫院的整體管理水平。

第三，要加強對醫院內部網絡運行的維護，在工作中使用適當的網絡安全保護，這樣能為醫院檔案的電子化管理提供良好的運行環境，最終達到對硬件和軟件雙方面運行過程中的維護與保障。

（三）加強對管理機制的完善

在對醫院檔案電子化管理的使用過程中，電子文件的歸檔是其中一項難度較大、要求較高的工作，在這個過程中務必要按照國家相關規定進行執行，確定能夠在醫院實際運行的背景下，將各種檔案進行不同的分類，主要目的是為了能夠讓各個部門及時查閱到所需資料。這樣一來不難發現的是，在檔案電子化管理的過程中要注重對管理機制的完善，將管理的責任落實在相關負責人身上，在使用的過程中要制定相關的考核機制，主要目的是避免電子文件產生丟失等情況。當前看來，需要加強對醫院檔案管理隊伍的培訓與建設，要講提高管理工作人員的個人技能與素養變成長效機制。［3］只要這樣才能真正有效的實現醫院檔案電子化的管理工作，也只有這樣才能在長遠發展中不斷實現醫院整體效益的增長。

綜上所述，在當前世界經濟快速發展的大背景下，醫院要想提高可持續發展技能和效果，就要在日常工作中加強檔案的電子化管理。之所以要這樣做，主要原因就在于這樣可以提高醫院的管理水平，還可以促進醫院整體效益的提高。所以說，在整個電子化管理實踐的過程中，務必要將現代管理理念應用到工作中，加強對檔案管理的建設與完善，將當前現金的信息技術和設備進行有機結合，從而在最大程度上促進我國醫療事業的快、健康發展。

［1］曹劍峰，丁琳，蘇曉英.醫院科研檔案電子化管理探討［J］.醫院管理論壇，2013（09）.

［2］朱少丹.談醫院檔案電子化管理的存在問題及對策［J］.廣東檔案，2010（04）.

［3］伍文娟.醫院檔案電子化管理的思考［J］.蘭臺世界，2015（26）.

孫繪婷（1985-），女，漢族，內蒙古自治區鄂爾多斯市鄂托克前旗人，任職于鄂爾多斯市第二人民醫院，助理館員。研究方向：醫學檔案管理。