淺析高校學籍檔案數字化建設與管理

白海珍

內蒙古財經大學

淺析高校學籍檔案數字化建設與管理

白海珍

內蒙古財經大學

隨著信息技術的飛速發展，社會對各大高校學籍檔案的管理提出了更高的要求。為了提高檔案管理人員的工作效率，將高校學籍檔案進行數字化建設與管理勢在必行。因此，本文主要從高校學籍檔案進行數字化建設與管理兩方面來論述說明。

高校；學籍檔案；數字化；建設

近年來，隨著教育體制的不斷改革，各大高校的招生規模不斷擴大。因此，各大高校的學籍檔案數量也在不斷增加。特別是采用“學分制”教育管理后，學籍檔案材料變得更加龐大，復雜，以至于原來的學籍檔案管理數據庫難以滿足學校的發展要求。因此，做好檔案管理工作是各大高校檔案管理中的一個重要課題。本文主要對高校學籍檔案數字化建設與管理進行一些探索。

1　高校學籍檔案數字化建設

為了更好的實現高校學籍檔案數字化建設的目標，筆者主要從高校學籍檔案數字化建設的必要性、指導原則以及數字化建設中所存在的問題三方面展開說明。

1.1高校學籍檔案數字化建設的必要性

高校學籍檔案涉及的內容很廣泛，主要包括學生的錄取名冊、成績總表、學籍卡、學期評語等信息。如果采用傳統的檢索方式對某個學生的檔案材料進行查找，利用者首先要提供一些有針對性的信息，然后通過檢索工具查到檔案編號，最后再到庫房查閱檔案。然而，學籍檔案數字化后，其檢索時間明顯縮短，工作效率顯著提高。由于學籍檔案使用率很高，經常翻閱檔案會對檔案的紙張帶來物理磨損。然而，一旦將學籍檔案進行數字化建設后，我們可以通過計算機來查閱檔案信息，這顯著的降低了學籍檔案的損壞率。而且，隨著信息技術的飛速發展，辦公自動化已經成為當今高校教學與管理的有效手段。傳統的歸檔方式明顯跟不上時代的步伐，因此有必要對高校學籍檔案進行數字化建設。

1.2學籍檔案數字化建設原則

進行高校學籍檔案數字化建設必須從學校本身的實際情況出發，堅持以協調統一、兼容擴展、安全可靠等為原則。①協調統一原則：是指高校的學籍檔案數字化建必須與學校的整體發展以及教學教務的建設相一致。由于學籍檔案材料是由多個部門提供的，因此開展學籍檔案數字化建設工作時要求這些部門之間要相互配合。學校將最終匯總的學籍檔案融入到檔案管理的大系統中，在網絡中心的幫助下，建立一個信息通暢的檔案管理系統，從而實現學籍檔案的收集、管理與共享。②兼容擴展原則：在進行高校學籍檔案數字化建設時要遵循兼容擴展原則。這要求在進行數字化建設時對所用的軟件要側重于兼容性和規范性研究，以便確保某個檔案管理系統與其他檔案管理系統之間的兼容、統一。與此同時，在設計管理系統時也要充分考慮到它的擴展功能，從而滿足一個時間段內檔案管理工作的發展要求。③安全可靠原則：在開展高校學籍檔案數字化建工作時必須保障其安全性及可靠性。因為系統中所收錄的是全校的學籍檔案信息，一旦發生泄露或破壞的情況，就會造成重大損失。數據庫系統是管理學籍檔案的重要手段。因此為了提高學籍檔案數字化建設工作的安全性和可靠性，必須要加強數據庫系統的建設。

1.3高校學籍檔案數字化建設中所存在的問題

雖然各大高校在學籍檔案數字化建設中都遵循其建設原則，但是在建設工作中還是會出現一些問題。例如：①高校領導對學籍檔案數字化建設的重視程度不夠。一直以來，高校領導都是比較重視黨政類檔案管理，忽視學籍類檔案管理。因此，一些人認為學籍檔案是關于高校在校生的各種信息，由于學生畢業后與學校聯系不多，因此不必過于關注學籍類檔案管理；另一些人認為當今社會比較看重實力和學歷，學校學籍檔案發揮的作用微乎其微。因此，雖然一些高校對學籍檔案進行數字化建設，但是相關軟件以及硬件都比較落后。②缺乏專業的學籍檔案管理隊伍。學籍檔案管理工作不僅繁雜，而且不能顯著體現工作業績。這造成了每年的檔案管理人員流動性都比較大，因此其管理團隊也不穩定。況且，現在的學籍檔案管理人員都缺少崗前培訓，他們對業務知識的了解都是通過自身的實踐一點點積累的。因此在相當長的一段時間內其工作能力是不足的。鑒于此，為了做好學籍檔案數字化建設工作，我們必須提高高校領導對這項工作的重視程度，以便獲得他們的鼎力支持。此外，還要加強檔案管理隊伍的建設，以便提高檔案管理工作的效率。

2　高校學籍檔案管理

由于學籍信息的收集與使用都是以網絡軟件、硬件為基礎的。因此，數字化檔案對設備依賴性很強。特別是當今高校的學籍管理，不僅要滿足現代要求，又要盡量收集學籍檔案并保證其完整性。因此，為了做好學籍檔案的管理工作，主要提出以下建議。

2.1對學生成績檔案進行電子化管理

考試結束后，任課老師可將學生成績錄入系統中。教務處審核通過后即可錄入成績庫。各年級輔導員如果想了解學生的學習情況，可登錄系統查看。學生要想知道自己的成績，也可根據自己的學號進入系統。在成績錄入和審核中，系統會記載每一步操作的原始記錄，一旦發生問題，可盡快查出并解決。這樣，即使學生畢業，其成績檔案也會永久保存。一旦有需要，只需回學校就能獲得成績單。

2.2學籍檔案信息化管理

在學生畢業時，學校除了要求學生上交學籍卡、成績單等信息外，可將其學籍電子檔案錄入已畢業學生數據庫，以便永久保存。這包括該生基本信息、休學、留級等學籍異動數據庫，學生獎罰情況以及學生成績庫等信息。只要系統具備正常的工作能力，學生就能隨時查看、打印學生學籍資料。這對那些想利用學籍檔案的人員提供了非常方便的服務。

3　總結

由于我國高校的學籍檔案數字化建設才剛剛開始，因此難免會存在一些不足。但是隨著各大高校對學籍檔案數字化建設的重視程度不斷增加以及信息技術的飛速發展，相信在不久的將來這些問題都會迎刃而解，各大高校的學籍檔案管理工作也會越做越好。

［1］宋曉英，陳艷梅，王蕊等.淺議高校學籍檔案的管理工作［J］.教育教學論壇，2013，（48）：27-27，28.

［2］石巖.淺析高校學籍檔案的信息化管理［J］.新教育時代電子雜志（教師版），2015，（12）：75-75.

［3］盧春艷，李建成.高校學籍檔案管理制度“三化”優化研究［J］.蘭臺世界，2013，（35）：77-78.

白海珍（1970-），女，呼和浩特市人，內蒙古財經大學，館員，碩士研究生，檔案管理方向。