Z高校收費管理中的問題與對策

徐春卉

摘要：本文結合Z高校收費管理的實例，分析并指出其在收費管理中存在的收費管理力度不強、收費方式存在不足、收費內審工作配合不到位、收費系統數據不準確、收費收據傳遞不科學、手工收費票據填寫不規范等問題。提出了要建立一套完整的收費管理體系；完善收費管理系統；加強校銀合作，積極創新收費方式等對策。本文的研究對完善Z高校的收費管理有著現實意義，同時對其他同類高校的收費管理也具有實踐性意義。

關鍵詞：高校 收費管理

隨著我國高校多渠道籌措教育經費機制的確立，高校收費已經成為高等教育經費的一項重要來源。高校收費管理工作的好壞將會直接影響學校的運行和穩定，是高校各項事業持續健康發展的重要保障。

本文通過對Z高校收費管理中學生基礎信息的錄入、變更，學雜費、培訓費、考試報名費等費用的收取、管理，收費票據的管理，收費內審工作等進行考察、分析，發現其中存在的問題。運用文獻研究、內部控制原理和個案分析相結合的方法提出了相應的對策。

一、Z高校收費管理存在的問題

Z高校始建于上個世紀三十年代，從私立的助產學校，到省屬的衛生學校，再到市屬國家級優秀、省級示范性專科學校，幾十年來培養出了很多醫療事業上的精英，為祖國的醫護事業貢獻了不朽的業績。目前在校全日制學生六千余人，包括成人教育已經近萬人。有全日制學宿費、教材費、培訓費、成人教育學費、自考助考班學費、考試報名費等十余個收費項目，在收費管理方面：

（一）收費管理力度不強

在2001年前，受學校規模的限制，學生收費是在暑期開學時由計財處全體人員一起集中收費，之后由出納員兼任學生收費工作。2001年計財處根據需要設立了專職收費出納員崗位。但就學校收費管理整體上來看，一直沒有專人或專門的機構對收費管理全面負責，導致各職能部門各行其是，溝通不暢，學籍變動、寢室變更等信息不能及時上傳；學生信息數據導入到計財處收費管理系統后是否正確和完整，也缺乏審核程序，不能夠保證收費系統中收費基礎信息的真實、準確。

（二）收費方式存在不足

目前學生繳納學宿費、教材費等金額較大的款項，以銀行代扣為主，還有銀聯卡繳費、銀行匯款、生源地貸款、高校助學貸款等形式，減少了現金繳費。但銀行代扣和刷卡繳費等只是一種收費方式，在銀行系統中還沒有形成真正的收費管理系統，與學校內部的收費管理軟件不能實現數據共享，數據轉換及事后的對帳工作還相當繁瑣；學生信息變更、銀行卡款項不足或銀行卡丟失等，銀行就不能按期扣繳，使得收費時間延長，對賬任務加重。

此外，為了避免與銀行對賬再上繳財政專戶的繁瑣，課外培訓費、考試報名費等，采用的是現金集中繳費的形式。這樣學生就要持現金，利用課余時間在要求的期限內繳費，校內的提款機很多次因集中提現被提空，不得已學生還要出校門去取錢，給學生和收費都帶來了很大的不便和安全隱患。

（三）收費內審工作配合不到位

2000年出納員以紅聯不入賬的手段妄圖私吞學生學費兩千余元，被及時發現，遏制了事件的發生。Z高校以此對收費管理環節進行了梳理，于次年2001年開始了收費專項內審。審計各項收費標準是否符合國家規定，數額是否準確無誤，是否及時上繳財政專戶，是否及時送存銀行等。

在審計過程中發現，Z高校收費存在入賬時間不及時、不準確的情況。如，08年的一筆電匯收費，當時未開收據，直接繳存，待09年開具票據后裝訂在了08年憑證中；再如，一筆09年末的宿費收入沒能及時入賬，在2010年的賬單中發現了該筆業務。到目前為止，仍有類似情況發生。收費員對收費內審工作配合不到位，給內審工作帶來了很大的麻煩，加大了內審工作量。

（四）收費系統數據不準確

Z高校是于1995年開始應用計算機系統進行收費管理。經過幾代更新，2009年起應用的是網絡版的“強智”高校收費管理系統，它具有信息導入、收費查詢、數據統計、打印日報表等功能模塊，實現了收費管理的信息化、網絡化。

但在實際應用中，因系統軟件的自身設置，在學生信息有變動時系統中的基礎信息并不隨之變更，宿費標準、學籍情況仍以原始信息為準，導致收費匯總表中收費標準、欠費人數、欠費金額、應收款等數據不夠準確，不能作為收費內審的依據。無奈之下Z高校經常采用人工逐筆核對收費記賬憑證、收費存根及學生學費明細賬這種耗時耗力的內審方法，大大增加了工作量，違反了成本效益及及時性原則。

（五）手工收費票據填寫不規范

機打收費票據，收費系統在收費前已就票據各個項目設置完成，收費時通過掃碼機或人工輸入學生學號及繳費金額，就能輸出一份填制完整的規范的收費票據。而在手工開具票據時，因學生收費一般都是大批量集中進行的，收費人為節省時間，在收費項目等信息欄中則能省就省，如各種考試報名費，統寫成“報名費”，經辦人印章或簽字也很少體現，這樣就產生了責任不清等弊端，違反了明晰性原則。

（六）票據傳遞不科學

Z高校的收費票據一直有專人管理，設立了票據臺賬，對于收費票據的購入、領用、結余等情況都有詳細的記載。各種收費票據也是依照收費項目，按規定進行使用的。Z高校的收費票據是在票據管理人、使用人（收費出納員）、收費內審人員三者之間進行傳遞的。傳遞過程如下：

第一步 使用人申請領用票據，票據管理人按需發放票據并登記票據臺賬，雙方簽字；第二步 使用人按月把使用過的票據存根和過期作廢等不再使用的票據交還給票據管理人，票據管理人整理票據并登記票據臺賬；如果是手寫的財政票據，收回時雙方簽字；第三步 票據管理人把收回的票據傳遞給收費內審人員，由其進行審計；第四步 收費內審人員在完成審計后，再把票據回傳給票據管理人。

就這個傳遞過程，我們看到在第二、三、四步中，除第二步手寫的財政票據存根，收回時當事人雙方驗收簽字外，其他環節均無當事人雙方共同驗收；機打票據存根回收時，只有票據管理人一人在整理、計數、記臺賬。這樣若某一環節丟失票據，就很難說清了，給票據的安全完整帶來隱患。

二、Z高校收費管理存在問題的分析

多年來，Z高校在教學、科研、文化建設等方面都取得了長足的發展。而在財務管理上還一直遵循著原有的模式，其管理體制已不適應學校的高速發展。本文就其收費管理上存在的諸多問題，從內部控制的角度進行了分析。

（一）內部環境分析

內部環境一般包括治理結構、機構設置及權責分配、內部審計、人力資源政策、企業文化等。是各單位實施內部控制的基礎，決定了一個單位的總體基調，是內部控制其他要素的基礎，直接影響員工的控制意識。

Z高校管理層對收費管理重視程度不夠，沒有形成一個系統的管理與協調機制，沒有專人或專門的機構對收費管理全面負責，使其內部治理結構存在缺陷：職能部門各行其是、溝通不暢，收費系統軟件信息不準確，內審要求落實不到位等，員工控制意識薄弱影響了工作效率。

（二）風險與控制分析

Z高校雖然在一些大項目收費上采用了銀行代扣和刷卡繳費等非現金收款方式，但很多其他收費則采用的是現金集中繳費的形式。現金收費，僅僅是為了避免與銀行對賬再上繳財政專戶的繁瑣，卻忽略了給學生及收費管理帶來的安全隱患。Z高校應增強理念、提高風險意識，避免因目前沒有發生問題而麻痹大意，加大產生舞弊的概率。根據成本效益的原則，遏制潛在風險帶來的好處，會比其采用方便靈活的方法積極堵塞漏洞所付出的成本要更大。

Z高校的收費系統軟件實現了收費管理的信息化、網絡化，具有一定的先進性，但因其存在的先天不足，導致其反映的數據信息不夠準確，給內審工作造成了障礙，內控風險加大。考慮更換軟件系統的成本，應采用自身修訂、改造的方法，提高軟件適合程度，適應工作需要。

票據傳遞不科學，給票據的安全完整帶來隱患。但如果每一次交接都要進行雙方驗收，幾百幾千上萬張票據重復的清點，就會使票據管理工作量突增幾倍，很顯然這不是解決問題的最好方法。建議從崗位設置的角度考慮，在不違反“制衡性”的原則下，減少收費票據傳遞的環節，提高效率，保證安全。

（三）信息與溝通分析

Z高校因為控制環境的缺陷，信息與溝通體系不健全，造成了各職能部門各行其是，溝通不暢，變更信息不能及時上傳，缺乏審核程序，導致收費系統中數據不能及時更新，影響工作效率。按照《企業內部控制基本規范》的要求，在完善收費系統軟件的同時，應“建立信息與溝通制度，明確內部控制相關信息的收集、處理和傳遞程序，確保信息及時溝通，促進內部控制有效運行”，加強對信息系統開發與維護，充分發揮信息技術在信息與溝通中的作用，發現問題，及時報告并加以解決，保證信息的真實性、及時性、有效性、安全性。

（四）內部監督分析

內部監督是對內部控制的有效性進行監督，是實施內部控制的重要保證。Z高校在收費管理上有自己的控制要求，但因收費入賬不及時、收費系統數據不準確等原因，使其要求沒有落實到位，使監督在一定程度上失靈，效果不佳，形成內部控制運行缺陷。手工收費票據填寫不規范，也是內審工作不到位，缺乏監督的表現。

Z高校應對建立與實施內部控制的情況進行常規、持續的監督檢查，定期評價內部控制的有效性，發現問題，及時解決，把可能發生的錯誤與舞弊依靠內部控制的力量杜絕在萌芽狀態。

三、完善Z高校收費管理的對策

（一）建立一套完整的收費管理體系

根據《內部控制應用指引——組織架構》，高校應設置專人或專門機構對全校的收費管理工作負責，制定詳細的收費管理工作流程，統一組織，明確系辦、學生處等各部門的職責權限，形成各司其職、各負其責、相互制約、相互協調的工作機制，使收費管理工作具有系統性和權威性。定期對組織架構設計與運行的效率和效果進行全面評估，發現存有缺陷的，應當進行優化調整。

（二）完善收費管理系統

首先，根據《內部控制應用指引——信息系統》，對現行的收費管理軟件進行完善，確保在功能、性能、控制要求和安全性等方面符合需求。制定各模塊子系統的具體操作規范，建立信息系統變更管理流程，并嚴格遵照執行；及時跟蹤、發現和解決系統運行中存在的問題，確保信息系統按照規定的程序、制度和操作規范持續穩定運行。避免因系統軟件問題產生數據不準，對收費情況具有便捷地統計、檢索、分析功能，為內審及收費管理工作提供有效數據。其次，充分開發、利用校內網絡平臺，使學生通過校園一卡通，既能對自己的基礎信息進行查詢核對，又能隨時了解自己的繳費情況。

（三）積極創新收費方式

高校應加強與銀行的合作，借助強大的網絡平臺，研制開發一套具備共享性、多功能、有安全保障的網絡收費管理系統軟件。即實現銀行網與校園網的對接，使銀行數據與學校收費管理平臺相鏈接，實現收費信息的共享，減少中間環節，減輕與銀行對賬的工作量，有利于學校隨時掌握繳費的動態信息。

新、老學生均可根據交費通知，在全國任何銀行網點交費，也可通過網銀、支付寶、微信交費平臺、刷卡繳費、銀行代扣等方式，使學生不受時點、地點的限制，完成學費、住宿費、考試報名費等各項目的繳費。銀行及學校的收費管理系統均可隨時對學生的交費情況進行統計、分析、核實，真正實現靈活、安全、便捷的電子網絡交費，真正實現“零現金”收費。

（四）加強收費內審工作的力度

學校收費管理軟件應與日常賬務處理軟件相配套，便于收費票據、金額按期及時入賬，確保賬單、總賬與明細賬相符，使收費內審工作順利完成，保證資金的安全，提高工作效率。

同時對收費票據的使用、書寫也要按照財政票據管理規則進行審計，以此避免因票據使用和書寫不規范產生的弊端，減少管理漏洞。

（五）票據傳遞安全化

在收費出納員按月把使用過的票據存根和不再使用的票據交還給票據管理人時，應附一份由收費系統輸出的票據使用月報表，票據管理人根據報表整理接收票據，無誤后登記票據臺賬，雙方當事人簽字。

建議調整崗位設置，票據管理與收費內審由一人承擔，或由票據管理人協同審計人員一起進行收費內審，減少收費票據傳遞的環節，提高效率的同時，保證收費票據的安全完整。

高校只有通過對內（校內各職能部門）對外（銀行）通力合作，建立起完整的收費管理體系，加強內部控制與監督，預防收費過程中的各種違規和差錯，及時、準確、足額地完成收費工作，保證收費資金的安全，才能保障高校教學、科研等各項高教事業的順利完成。

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