高速公路竣工資料檔案及歸檔的管理

張文霞

（甘肅路橋第四公路工程有限責(zé)任公司，甘肅　　蘭州　730050）

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高速公路竣工資料檔案及歸檔的管理

張文霞

（甘肅路橋第四公路工程有限責(zé)任公司，甘肅蘭州730050）

摘要：隨著社會的不斷發(fā)展，我國高速公路建設(shè)里程逐漸增長。國家發(fā)展改革委2016年初公布數(shù)據(jù)，截止到2015年底，中國高速公路通車總里程達(dá)到12.3萬km，超過美國，位居世界第一。研究得知，在高速公路建設(shè)工程中，竣工資料是整個工程的歷史紀(jì)錄，具有重要的研究和使用價值。因此，有必要做好資料整理和工程建設(shè)同步實施，確保歸檔資料完整、準(zhǔn)確，對日后高速公路竣工資料及歸檔管理研究起到很好的借鑒作用。本論述對現(xiàn)今高速公路建設(shè)工程中的竣工資料及歸檔工作進(jìn)行研究，試圖為之提供行之有效的可行性建議。

關(guān)鍵詞：高速公路；竣工資料；歸檔

高速公路建設(shè)過程中，資料的整理收集和工程質(zhì)量同等重要，在高速公路竣工資料進(jìn)行歸檔整理時，需要進(jìn)行制度化、科學(xué)化以及規(guī)范化管理，確保工程資料的準(zhǔn)確有效。高速公路竣工資料管理、工程建設(shè)和合同管理都屬于工程管理的范疇。資料管理要做到與工程建設(shè)同步實施，為高速公路竣工資料歸檔的完整性、準(zhǔn)確性，打下良好的基礎(chǔ)。

1　　竣工資料內(nèi)容

高速公路竣工資料管理包括工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等工作。在進(jìn)行高速公路竣工資料檔案管理過程中，為了能夠有效確保工程檔案的完整性、系統(tǒng)性以及準(zhǔn)確性，提升高速公路竣工資料檔案整理的合格率，要求工程檔案管理順利達(dá)到《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》《竣工文件編制及檔案整理辦法》等文件中的相關(guān)規(guī)定。

高速公路竣工資料檔案管理，主要是指在整個高速公路建設(shè)項目從高速公路工程項目的提出、立項、審批、勘查、設(shè)計、施工，一直到竣工整個環(huán)節(jié)中形成的應(yīng)該歸檔保存的文件檔案,這些資料中既有文字材料，同時還包括各種施工圖紙、圖表、聲像材料以及其他載體的材料。

高速公路竣工資料是工程勘測、設(shè)計、施工以及管理人員的勞動結(jié)晶。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，做好文件材料的立卷歸檔工作，是高速公路項目各級人員的義務(wù)和崗位職責(zé)，因此，要對項目中所形成的、具有保存價值的文件資料，做好立卷歸檔的相關(guān)工作，并確保高速公路竣工資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和有效性。

高速公路竣工資料檔案管理工作，作為工程建設(shè)管理的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)該被納入建設(shè)全過程管理并與高速公路建設(shè)同步。竣工檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對高速公路竣工資料檔案材料的形成、積累、收集以及歸檔工作進(jìn)行及時的監(jiān)督和檢查，并且負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

各單項工程總體驗收，由檔案資料室對其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對高速公路竣工資料檔案資料簽收合格后支付。檔案資料室按工程部領(lǐng)導(dǎo)審定的施工圖分發(fā)表、設(shè)備資料分發(fā)表分發(fā)工程文件資料（當(dāng)工程施工圖、設(shè)備資料份數(shù)有限時），檔案資料室僅提供施工單位一套或二套文件，不足部分施工單位可委托檔案資料室向設(shè)計院提出增加施工圖供應(yīng)數(shù)量；設(shè)備資料文件不足部分，由高速公路施工單位自行聯(lián)系復(fù)制，復(fù)制的設(shè)備資料應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章。

2　　檔案管理措施

高速公路竣工資料管理措施主要包括明確責(zé)任、建立檔案管理小組、建立檔案管理工作制度、文件資料質(zhì)量與費(fèi)用結(jié)算相結(jié)合。在明確責(zé)任的過程中，高速公路承建方要與咨詢公司簽訂竣工合同協(xié)議，協(xié)議中明確規(guī)定了雙方需要履行的職責(zé)和義務(wù)；再明確雙方責(zé)任后，需要將檔案管理落實到個人，建立高速公路檔案管理小組，組織專業(yè)人員對高速公路檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)交流，并且聯(lián)合高速公路建設(shè)指揮部對工程項目進(jìn)行定期的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題可以及時解決，確保檔案管理的質(zhì)量；科學(xué)合理的管理制度是提升高速公路竣工資料管理質(zhì)量的前提，在管理制度中明確規(guī)定要對工程檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性進(jìn)行仔細(xì)檢查，在檢查過程中還需要專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行抽查，并且第一時間將抽查結(jié)果向高速公路建設(shè)指揮部匯報；在進(jìn)行高速公路竣工資料管理時，文件資料管理要與費(fèi)用結(jié)算相結(jié)合，對高速公路工程的建設(shè)質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，按照合同規(guī)定履行相應(yīng)的職責(zé)，對高速公路承建單位的計量結(jié)果必須要求有配套的工程項目資料，資料不配套或者不全將不予計量。在對高速公路工程項目質(zhì)量檢查的過程中，指揮部、質(zhì)檢站都需要參與其中，以此來提升檔案管理工作的實施效果。

3　　高速公路竣工資料檔案整理和歸檔細(xì)則

3.1竣工資料的收集和整理

高速公路竣工資料主要包括建設(shè)方、施工方、設(shè)計方、監(jiān)理方在工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)資料，以及高速公路工程項目的提出、立項、審批、勘查、設(shè)計、施工一直到竣工整個環(huán)節(jié)中形成的應(yīng)該歸檔保存的文件檔案。此間，高速公路建設(shè)單位可以委托專業(yè)的咨詢公司進(jìn)行檔案資料的收集和整理，最大限度地確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。專業(yè)的咨詢公司具有純熟的工作經(jīng)驗和工作體制，并且擁有專業(yè)的管理人員對高速公路竣工資料進(jìn)行收集整理以及掃描存檔，整個工作都與高速公路建設(shè)一線的工作人員進(jìn)行有效的溝通和確認(rèn)，保證資料的有效性和真實性。

3.2檔案資料的整理

專業(yè)的咨詢公司在對高速公路竣工資料進(jìn)行整理過程中需要根據(jù)國家交通部制定的《交通部公路工程項目竣工文件編制辦法》、國家檔案局指定的《中華人民共和國檔案法》和指揮部制定的《建設(shè)項目竣工文件編制級檔案管理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定對建設(shè)工程資料進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的管理。具體過程包括對收集到的資料，按照規(guī)范要求進(jìn)行分類整理，然后再以合同規(guī)定的內(nèi)容為依據(jù)，對檔案文件進(jìn)行神話處理，例如將高速公路竣工圖紙進(jìn)行電腦繪制然后存檔，部分高速公路的施工、監(jiān)理資料也需要重新裝載成冊，對于一些重要的文件內(nèi)容還需要用電腦進(jìn)行打印匯總并進(jìn)行存檔。此外，對于高速公路施工的原始資料也要按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分和整理，其他資料按照對應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)整理成冊。

3.3工程竣工資料歸檔

咨詢公司選擇具有資深經(jīng)驗的管理人員，成立檔案管理小組，通過科學(xué)、有效的管理方法對高速公里竣工資料進(jìn)行分類、組卷和編目。檔案的標(biāo)題、卷內(nèi)的目錄等內(nèi)容通過專人進(jìn)行錄入并且有相應(yīng)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核通過后在對該檔案資料進(jìn)行裝訂，整個整理和審核過程有指揮部委派的人員進(jìn)行監(jiān)督和檢查。對于其他的資料以及音像資料則需要專業(yè)管理人員進(jìn)行收集和整理，其中部分音像檔案還需要經(jīng)過特殊處理制成不同類型的圖片、畫冊以及影碟等，從而有效地提升高速公路竣工資料的使用價值。

4　　結(jié)束語

高速公路竣工資料檔案是整個工程的真實反映，在工程建設(shè)過程中，檔案管理必須能夠緊跟工程進(jìn)度、對每一項施工環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤記錄以證明工程質(zhì)量。在高速公路運(yùn)營過程中，工程管理養(yǎng)護(hù)部分根據(jù)工程檔案的實際內(nèi)容進(jìn)行日常的管理和保養(yǎng)工作，與此同時在施工過程的一些重要控制參數(shù)也可以通過檔案資料進(jìn)行逐一體現(xiàn)。因此，高速公路竣工資料有非常重要的使用價值，其整理和歸檔都需要進(jìn)行有效的劃分和管理，才能提升檔案管理工作的實際效果。

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中圖分類號：U415.1，G271

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

DOI10.3969/j.issn.1672-6375.2016.06.015

收稿日期：2016-4-6

作者簡介：張文霞（1977-），女，漢族，甘肅臨洮人，大學(xué)本科，工程師，主要研究方向：公路工程資料管理。