論信息環境下檔案管理的創新與發展

付曉洲

（天水公路管理局，甘肅　　天水　741000）

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論信息環境下檔案管理的創新與發展

付曉洲

（天水公路管理局，甘肅天水741000）

摘要：隨著科學技術的飛速發展，信息時代隨之來臨，信息化為檔案管理的發展與改革提供了一個嶄新而又充滿挑戰的信息環境，做好檔案管理工作也就顯得更加重要和緊迫。而我國現行的檔案管理服務，還存在著很多亟待解決的問題，這些不僅影響著檔案管理工作的正常運行，也在一定程度上制約著日益增長的經濟文化需求。作為新時期檔案管理工作，應當充分利用科技發展帶來的新技術、新資源和新的管理體系，進而滿足當今社會經濟快速發展對于檔案信息的需要。因此，實現檔案的創新服務便成為當前檔案管理改革發展中急需解決的新挑戰、新課題。要實現并加快檔案管理方法的不斷創新，提高檔案管理的信息化、規范化、安全化水平，當務之急就是建立健全新的檔案管理機制體制，同時廣泛運用新技術和新的知識系統。本論述通過對當代檔案管理體制和服務現狀的深入分析，詳細闡述了在信息環境下如何有效的創新檔案管理，希望能解決當今檔案管理工作中存在的一些問題。

關鍵詞：信息環境；檔案管理；服務領域

0　　引言

檔案管理，就是對信息的有效處理。做好此項工作，能夠幫助在發展過程中有效預見和規避問題，也能有效加快經濟社會建設步伐，這就需要不斷推動檔案管理改革創新進程，切實提高檔案管理工作水平。

隨著世界范圍內科學技術的發展，信息化時代也隨之到來，這給檔案管理工作提出了更高的要求，社會對檔案管理工作也越來越重視。但是，就我國現如今檔案管理的實際情況而言，多為傳統化管理，而傳統的檔案管理由于其落后的管理方式方法，已經越來越不能滿足時代發展的需要，且在很大程度上制約了社會的發展。因而，加快信息時代下的檔案管理創新已經成為迫在眉睫的大事。本論述通過對現行檔案管理工作體制和現狀的深入分析，從創新發展的角度出發，闡述了信息化環境中如何有效實現檔案管理工作創新，以期能為加快檔案管理改革進程、提高檔案管理工作水平提供一定的參考借鑒作用和行之有效的方式途徑。

1　　新時期創新檔案管理工作的必要性

創新作為時代發展動力，對于推動改革、發展有著舉足輕重的作用，檔案管理工作也不例外。信息化技術的普及，對檔案管理工作提出了更高要求，很多原有的管理制度、管理方式方法已經明顯適應不了發展的需要和要求，為了進一步提高檔案管理工作效率和綜合服務水平，就迫切需要對其進行不斷創新。

2　　創新服務理念

檔案管理同其他有形商品一樣，也需要滿足不同消費者的需求。時代在進步，不斷發展的信息化賦予檔案管理很多新的意義，也越來越偏向于服務。因此，為滿足客戶對檔案管理的不同需求，檔案管理部門也需要在日常的管理過程中進一步更新服務理念，推動檔案事業更好更快發展。

一是檔案管理人員在管理工程中要不斷提升自身和部門的創新能力；二是管理人員要切實增強服務意識，為消費者提供更好的檔案服務；三是檔案管理部門應當適時建設滿足信息化時代下的創新人才隊伍，使相關檔案管理人員不僅要具備足夠的理論知識，也要不斷學習和掌握新時代信息化管理手段，同時積極總結管理工作經驗，為團隊整體發展提供堅實的軟實力保障。這樣就可以最大化實現檔案材料在信息時代的使用價值。

3　　創新管理方式

3.1建立網頁版檔案

為方便檔案檢索、提高管理效率，目前，我國許多單位都已經開始利用互聯網開展網上服務，這種方式已經逐漸成為社會和單位檔案管理的一種重要形式。檔案管理部門通過進行單位內部局域網檔案管理，將檔案統一集中制作為網頁，將各種有用信息積極促織，利用互聯網的便利性，將檔案管理系統與企事業單位網站相連接，實現單位信息的網上檢索，在為檔案使用者提供更好服務的同時，也為檔案管理者提供了便利。在進行檔案工作時，要以網頁或網站為基礎，利用互聯網的優勢盡快建立完善檔案信息及電子文件全文數據庫，利用網站對電子文件實施管理與利用，進而實現檔案信息的數據化、數字化、自動化、法制化和規范化。比如，建立好檔案數據庫以后，檔案管理部門在網頁輸入目錄管理數據就能進行檔案的增加和修改，而檔案用戶也可以在網上數據庫公開部分查詢檔案目錄和檔案信息，方便了用戶的查詢與檢索；同時，檔案管理部門可加強與宣傳部門的相互協作，將單位內部各項工作、活動開展錄像制作為數字檔案，建立視頻檔案，這樣不僅可以方便宣傳部門的宣傳，也可以方便各部門之間的協調銜接和交互配合，推動單位整體工作更加高效開展。

3.2建立檔案管理中心

檔案管理部門應當與其他企事業單位的信息管理部門之間加強溝通聯系，建立綜合性電子檔案管理中心，將該中心設在企事業單位檔案館（室），進而將兩部分合成一個整體，作為企事業單位的共同信息資源庫，將極大的方便各種不同的信息的整合與利用。此檔案管理中心可以集中管理不同網頁或者網站內的單位電子文件，在內部實行資源共享，及時增加、修改檔案；對外實行限制性的檔案查詢和利用，從而實現整個電子信息的資源共享。這種管理方式具有檔案涉及面廣、內容全面豐富、利用率高、使用方便等諸多優點。

3.3電子檔案的自動處理

與傳統的紙質檔案不同，電子檔案可通過在各個電腦單機上的下載和上傳，輕松實現檔案文件、資料的收集、管理和處理工作，越來越受到檔案管理部門的青睞。因此，檔案管理部門應盡快改變傳統的檔案管理模式，在建立起數據庫檔案以后，及時在數據庫網頁上建立數據上傳工作窗口，這樣可以第一時間收集到數據并對數據進行預處理，然后傳到數據庫中從而實現檔案的歸檔工作。完成歸檔以后，檔案部門管理人員應當及時對從終端收集到的信息進行歸納整理，在網頁上編制相應的專題，并提供數據查詢服務。不難看出，電子檔案在極大的方便使用者通過網絡實現快速檢索查找的同時，也可以實現檔案管理部門與使用者之間進行信息交流，為檔案管理部門與服務對象提供便捷的互動共享和資訊服務。

4　　拓展檔案服務領域

4.1信息服務社會化

信息化的進步推動了社會的進步，在這個過程中，檔案管理的服務面也逐漸擴大，由原來的單一對象服務逐步趨于社會化。這個轉變的發生，是由于在社會化進程中，特別是在信息社會化的過程中，科學技術的發展也促使信息變得越來越復雜多樣，人們對各類信息的需求也與日俱增。在此情況下，如果依然使用之前傳統的檔案管理方式，必將出現信息處理不及時、不高效等問題，因而電子化、信息化服務已經成為現代社會檔案管理的必然趨勢和又一重要功能，信息服務的社會化將進一步強化和拓展，這也必將為電子檔案管理的深入發展提供了更為廣闊的空間和更加強大的推力。

4.2檔案管理產業化

隨著信息化社會的不斷發展，檔案信息已經不再是簡單的信息，檔案管理人員也不再是單純的保管員，信息化的進步已經成為一種財富，與之相應，檔案人員已經成為檔案信息財富的擁有者。信息資源在不斷的被開發，檔案管理人員的財富也在不斷增值，從這個角度來看，檔案館（室）也不再是單純的信息存儲機構，逐步演化成一個集信息收藏、管理、共享和交流于一體的綜合中心，一個不斷擴大的財富網。在信息時代，檔案管理改革創新的大方向理應是信息化道路，信息化進程也要求檔案管理信息服務要趨于產業化，對檔案信息進行收集、處理、存儲、檢索和服務，形成一條產業化實體道路。而對于檔案信息的開發而言，我們應當樹立起服務意識和產業意識，將經濟建設作為活動主場，全力出擊，為產業鏈服務提供全新的理論支撐。比如：開發新的科技信息，給企業帶來新的技術產品，幫助他們建立自己的數據庫；開發經濟信息，幫助企業建立新的產業結構，調整服務狀態；開發新的市場信息，為企業提供更多的營銷機會等，從各個角度幫助企業完成產業化。

4.3信息資源共享化

在傳統檔案管理過程當中，檔案是相對獨立的，沒有形成一個統一的整體，而隨著信息時代的來臨和發展，信息總量在急劇增長、種類在日趨多元，任何部門都不可能將所有信息整合。因此，檔案管理工作必須打破以前那種各部門各自為政的混亂局面，通過協同聯動、整合資源、共同調節，建立起一個完整有序、高效運轉的信息資源和檔案管理體系，為最終實現一體化管理提供堅實的基礎保障。各企業之間相互配合、共同努力，建立一個聯合目錄，從而實現資源共享和信息交流，這也是信息化進程的前提條件和核心內容。

5　　結束語

信息化的深入發展給檔案管理帶來了很多變化和諸多要求，也給信息化研究提出了新的挑戰和希望，更是極大地豐富了我國現階段的檔案管理學術氛圍，促使檔案管理工作實現不斷創新和發展。

目前，隨著信息化進程的加快，各種網絡的外環境諸如網路的搭建、網站的建立已經初步具備，與此同時，學校、政府、企業、學術網站之間的聯系也在網絡中不斷融合，為形成統一的檔案管理體系創造了必要條件，我們有理由相信，檔案管理的信息化進程也將越來越順利，檔案管理也會越來越高效，越來越完備。

綜上所述，檔案管理創新發展的意義重大，信息化在帶來了便利的同時，也給我們進一步實行信息化檔案管理提出了新的挑戰。為此，檔案管理部門和人員必須以高度的責任感、使命感和緊迫感，與時俱進、多措并舉，努力加快檔案管理創新發展步伐，不斷提高檔案管理工作的整體水平。

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分類號：G270.7

文獻標識碼：A

DOI10.3969/j.issn.1672-6375.2016.06.004

收稿日期：2016-4-25

作者簡介：付曉洲（1979-），男，漢族，甘肅張家川人，大學本科，助理檔案館員，主要從事檔案管理工作。