水利工程驗收檔案資料的整理

□楊艷芳□朱彥芳□楊永強（安陽市幸福渠管理處；安陽市彰武南海水庫工程管理局）

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水利工程驗收檔案資料的整理

□楊艷芳1□朱彥芳1□楊永強2
（1安陽市幸福渠管理處；2安陽市彰武南海水庫工程管理局）

摘要：水利工程檔案資料涉及到工程前期、實施、竣工驗收等不同環節所產生的文字、聲像等資料，有著重大保存價值。文章從水利工程檔案概念、水利工程檔案的重要作用、驗收資料范疇、驗收資料標準、檔案資料的整理方式、提升驗收檔案整理水平的舉措等6個方面進行闡述，以期相關單位可以更加重視水利工程驗收檔案資料整理工作。

關鍵詞：水利工程；驗收檔案資料；整理

0　引言

漳南灌區由幸福、萬金、洹南、洹東、湯河五個分灌區組成，位于河南省北部，屬海河流域漳衛河水系，隸屬于安陽市。灌區東西長68 km，南北寬40 km，控制面積1450 km2，范圍包括安陽市區、安陽縣、湯陰縣、內黃縣三縣一市區，設計灌溉面積8萬hm2，總人口149.05萬人。灌區運行40多年來，為工農業生產和經濟社會發展做出了突出貢獻。

2007年度灌區技改工程建設以來，參與了建設辦各個年度的工程檔案整理和驗收工作，認為工程管理的基礎與成效體現在水利工程驗收資料工作上，它既可展示施工的整個過程，也可體現合同實施的整個過程。工程管理提出了更高的整理施工技術資料的標準。水利工程驗收資料整理的工作正朝專業化與規范化方向邁進。

1　水利工程檔案概念

水利工程施工與管理當中，產生的有著高保存價值的不同類型的歷史記錄統稱為水利工程檔案。水利工程檔案真實記錄了工程施工人員所付出的辛勞與所做出的成績。待工程竣工正式運營后，在設計與選擇工程的管理、運轉與維護等方面的工作時，此檔案資料可起到參考與借鑒的作用。

2　水利工程檔案的重要作用

由于水利工程檔案資料記載了整個施工過程，它會對整個施工產生影響，也成為工程竣工后運營的重要參考依據。查閱檔案資料，就可了解工程情況。在當今社會，工程檔案資料的參考與依據地位就更為重要。若施工當中，不重視收集水利工程檔案資料，以致資料殘缺不齊，就會削弱檔案資料的作用。

3　驗收資料范疇

水利工程資料主要來源于施工當中，各施工單位提交的不同時期的驗收備查資料，包括以下時期的全方位、標準化的資料：工程決策時期、設計籌備時期、設計時期、施工時期、動用前籌備時期與維護保養時期。

4　驗收資料標準

4.1驗收資料須真實且有可靠性

工程驗收資料會適時更新，與工程進度有著一致性。驗收檔案管理人員需要對監理單位、施工單位與建設單位的資料進行管理，核實三方資料中工程量的計算數據的一致性，以實現三方資料與工程進度同步。從而保證驗收資料的真實與可靠性，以利于全方位展現施工真實狀況。

4.2資料須全方位且無缺

管理者需要適時核查檔案有無缺少，依據項目施工的時間順序整理檔案，以形成連續完整的檔案記載時間。若發現有檔案缺少或遺漏，管理者要即刻向上級匯報，并以最快速度將檔案補全。工程項目后期進行評定時，需要驗收檔案作為參考資料。另外，工程造價核算也不能缺少驗收檔案。所以，若有檔案缺少，就會對工程結算產生影響，會令承包商面臨巨大經濟虧損。

4.3統一、規范化管理

項目工程驗收檔案有著重大作用，為保證資料真實可靠，每一份驗收檔案上務必有項目工程負責人的簽字或建設單位的公章。整理檔案時，管理者要核對驗收檔案后面加蓋的印章與建設單位的公章的一致性，核實負責人簽字的有效性與清晰度。統一裝訂已整理好的檔案，編寫檔案目錄，外面增加檔案封面，并寫明檔案內容。

5　檔案資料的整理方式

5.1整理檔案資料的前提是狠抓項目立項

項目通常采用項目法人責任制的管理模式，項目法人既要負責全部項目，還要負責項目竣工資料。所以，竣工資料需要被歸到工程施工當中，項目立項起，設置機構與人員，專門負責收集、整理與管理項目竣工資料。

5.2夯實整理檔案工作基礎制定完備資料管理機制

在施工開始時，需要根據工程的實際狀況，項目法人單位制定資料管理機制，針對施工單位、監理單位、管理單位各自所要承擔的職責，明確分工。工程施工前，監理單位與管理單位需要共同制定與發布標準化的全套工程資料樣表。工程項目建設不同時期的檔案資料得到了較好管理，歸檔資料與圖紙才可以實現完備、精準、規范的目標。這樣施工技術材料記錄與簽署才能齊全，

5.3合同法律措施是整理檔案工作的保障

檔案管理部門需要充分利用招標承包，參與起草與管理合同。在合同中單列一條款給整理文件資料。合同中要明確規定竣工驗收時間、竣工資料副本內容、份數、質量與竣工文件材料歸檔范圍，以促動施工單位重視整理檔案工作，以利于從法律角度上來保障檔案資料的整理。另外，不可忽略監理單位的作用，把監督、審核、驗收竣工文件編制的工作，歸到監理工程師的工作職責之中。

5.4加強宣傳檔案知識保證檔案資料質量水平

目前，監理資料與施工資料都比較薄弱。就施工資料而言，許多施工人員，甚至是項目負責人，認為內業資料僅是應對檢查與交差，未深刻懂得檔案資料的重要作用。整理資料時，出現代簽、漏簽、缺項、漏項、不及時整理、混亂分類，甚至造假等現象。所以，需要大力開展檔案知識的宣傳教育工作。項目開始施工時，建設管理單位就要足夠重視檔案整理工作，并大力開展檔案知識的宣傳教育工作，學習檔案基礎知識、學習施工當中原始簽證資料運作方法，學習整編水利工程竣工資料，掌握驗收工程項目的基本標準。這樣以來，從施工開始，就執行規范與標準化規定，讓施工管理水平上一個臺階。杜絕施工當中有不規范的原始施工資料和文件產生，以保證高水平的工程質量、高質量的竣工檔案資料。

5.5進度計劃囊括整理檔案資料，確保檔案資料整理的同步性

建設管理單位規定各施工單位要在進度計劃中包括整理不同部分、分部工程質量評定資料。同時對檔案資料整理工作的檢查也需歸到進度計劃當中。在整理資料時，發現“原始資料不及時、不完備”、“評定、簽證資料未統一、不完整、缺少規范”等問題，要及時處理，對相關人員或單位工給予及時的通報批評與處置。各單位務必遵照標準實施，拒收不達標文件與不滿足規定的檔案資料，同時不允許統計數量與進行支付，從根本上，確保檔案資料的質量與標準。

5.6嚴格對工程竣工進行驗收發揮檔案資料的證據作用

竣工驗收水利工程項目的重要一環就是工程資料務必提前或同時通過檔案驗收。所以，在對工程竣工進行驗收時，監理工程師與建設管理部門需要認真履行職責，嚴格審查不同施工單位制定的施工報告、文字資料與竣工圖，重點審查隱蔽性工程驗收記錄是否真實與工程設計變更單的執行情況，嚴格審查文字資料、竣工圖有無缺少、是否精準，審查簽證有無殘缺，組卷排列是否符合標準。如此以來，保證竣工檔案真實且精準，從而在工程項目進行合同決算時，竣工檔案資料充分發揮證據作用，以真正實現檔案整理目標。

6　提升驗收檔案整理水平的舉措

6.1開展教育工作提升檔案管理人員重視驗收檔案的意識

在水利項目施工當中，施工單位要大力開展驗收檔案的重要性的宣傳教育工作，提升檔案管理人員職業道德水平，增強檔案管理人員重視驗收檔案的意識，讓檔案管理人員明確自身所擔負的職責。檔案管理人員需要高度重視驗收檔案工作，以確保實現驗收檔案記錄進度與工程施工進度趨于一致性，按照相關要求，嚴格管理驗收檔案資料。

6.2加大對檔案管理工作監督考核的強度

在水利工程施工開始時，就要對工程資料進行整理、歸檔與建檔。在每一個工程施工時期，需要監督考核檔案資料整理工作，遵循項目工程的施工進度，管理檔案資料整理工作。需重視監督與考核檔案資料整理的工作，按時對檔案資料進行抽查，核實檔案記錄是否出現紕漏或不準確的現象。如此以來，工程竣工需要驗收時，就可以把工程檔案進行快速移交。在對驗收檔案整理與記錄時，需要讓檔案內容的進度與工程項目施工進度處在同一水平線上，適時更新檔案內容，保證檔案記錄的完整。

6.3把現代化先進信息技術運用到驗收檔案管理當中

當今時代是個信息化時代，電子計算機技術發展極為迅速。不同生產領域都運用了電子計算機技術。所以，21世紀的水利工程檔案管理工作也要不斷改革更新，把現代化先進信息技術運用到驗收檔案管理當中，利用電腦儲存器進行驗收檔案資料的儲存，使儲存倉庫數量得以下降，管理人員的工作效率也得到大幅度提升。同時運用電子計算機，可以迅速對資料進行檢索，核查檔案的完整性，提升資料計算的準確度。

7　結　語

綜上所述，在驗收竣工水利建設項目時，驗收檔案成為工程項目驗收的不可或缺的部分。工程量計算資料與建設企業的經濟利益緊密相聯。確保與檢查工程質量最有效的方法就是中間產品檢測、工程原材料、工程實體的抽檢檢測報告。所以，需要不斷規范工程驗收資料，探索新管理方法，開拓新思路，推動驗收檔案管理工作邁向更高的水平。

參考文獻

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（責任編輯：劉長垠韋詩佳）

中圖分類號：TV512

文獻標識碼：C

文章編號：1673-8853（2016）04-0128-02

收稿日期：2016-02-21