施工企業(yè)境外工程項(xiàng)目的檔案管理

付志瓊楊長明

施工企業(yè)境外工程項(xiàng)目的檔案管理

付志瓊楊長明

改革開放以來，施工企業(yè)積極響應(yīng)國家"走出去"的號(hào)召，從初期的提供勞務(wù)、借船出海、專業(yè)分包到近些年來在國際建筑市場上單獨(dú)或合作參與工程項(xiàng)目投標(biāo)，擔(dān)當(dāng)工程總承包或設(shè)計(jì)施工總承包，“走出去”的步伐不斷加快，業(yè)務(wù)規(guī)模越做越大。據(jù)有關(guān)資料顯示，截止2013年底，我國對(duì)外承包工程業(yè)務(wù)累計(jì)簽訂合同額11698億美元，完成營業(yè)額7927億美元。其中，2013年新簽合同額中5000萬美元以上的項(xiàng)目就有685個(gè)，承攬的項(xiàng)目涉及公路、鐵路、港口、碼頭、橋梁、住宅等各個(gè)領(lǐng)域，遍及亞洲、非洲、拉丁美洲等世界各地。在對(duì)外承包業(yè)務(wù)迅猛發(fā)展的同時(shí)，加強(qiáng)境外工程項(xiàng)目檔案管理的問題非常緊迫地提到了施工企業(yè)的議事日程。做好境外工程項(xiàng)目檔案有什么意義，國外企業(yè)對(duì)我們有哪些啟示，如何加強(qiáng)境外工程項(xiàng)目檔案管理工作，這是本文重點(diǎn)需要探討的課題。

做好境外工程項(xiàng)目檔案的意義

境外工程項(xiàng)目檔案主要是指國內(nèi)施工企業(yè)在中華人民共和國國境外承建的工程項(xiàng)目在施工過程中所形成的文字、圖表、聲像、電子、實(shí)物等各種形式和載體的歷史記錄，包括文書、科技、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物等各種檔案類型。

為所在國使用與管理項(xiàng)目提供可靠的第一手資料。境外承包工程項(xiàng)目檔案客觀而真實(shí)地記錄了施工的全過程，其中包括施工方案、施工組織設(shè)計(jì)、安全環(huán)保措施、地基（樁基）施工檢查記錄、檢驗(yàn)試驗(yàn)記錄、材料質(zhì)量合格證、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等等。這些資料對(duì)項(xiàng)目所在國來說，顯得十分寶貴。不僅為項(xiàng)目竣工接收后的日常管理與運(yùn)營提供詳實(shí)可靠的依據(jù)，而且為今后項(xiàng)目的維修、擴(kuò)建、技改等方面提供第一手資料。一旦發(fā)生意外事件或問題，可以按照檔案提供的技術(shù)資料，有針對(duì)性地采取措施，保證項(xiàng)目的正常運(yùn)行。

為施工企業(yè)拓展國內(nèi)外建筑市場提供信息支持。目前國內(nèi)外建筑市場競爭十分激烈，在工程招標(biāo)過程中招標(biāo)單位非常注重投標(biāo)企業(yè)的業(yè)績。在審核投標(biāo)資格時(shí)施工企業(yè)要向招標(biāo)單位說明自己在國內(nèi)外承建過什么工程，完成過多少營業(yè)額，安全質(zhì)量與誠信狀況如何，在國內(nèi)外承包商的評(píng)價(jià)中處于什么位置等等。如果我們能及時(shí)收集、完整記錄、妥善保存企業(yè)在境外承包工程的過程與成果，向國內(nèi)外有關(guān)方面提供有說服力的能證明企業(yè)實(shí)力的檔案信息，可以有效地提高企業(yè)的知名度與競爭力，為施工企業(yè)進(jìn)一步拓展國內(nèi)外建筑市場創(chuàng)造有利的條件。

為防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和維護(hù)企業(yè)權(quán)益提供重要證據(jù)。項(xiàng)目業(yè)主在項(xiàng)目接收后的使用過程中可能會(huì)提出與功能、質(zhì)量等相關(guān)的一些問題，甚至向施工企業(yè)提出索賠要求，如處理不當(dāng)，可能會(huì)引起國家之間的摩擦與糾紛，影響我國的信譽(yù)與對(duì)外關(guān)系。對(duì)于境外項(xiàng)目業(yè)主提出的問題，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真查清原因，按照法律程序向有關(guān)方面出示項(xiàng)目施工過程中形成的檔案原件，以明辨是非，分清責(zé)任，維護(hù)企業(yè)的聲譽(yù)與權(quán)益。如果遇到境外業(yè)主誠信缺失，拖欠或拒付應(yīng)該支付的工程款，施工企業(yè)就可以用工程檔案中的招標(biāo)文件、雙方簽訂的合同等有效憑證向業(yè)主催討工程款，必要時(shí)可以啟動(dòng)法律程序。

國外企業(yè)對(duì)我們的啟示

一些西方發(fā)達(dá)國家歷來重視檔案管理工作，對(duì)承建的境外工程項(xiàng)目檔案更是予以特別關(guān)注。有些工程建成已逾百年，但有關(guān)企業(yè)不僅保存了項(xiàng)目的檔案資料，而且還及時(shí)向項(xiàng)目所在地提出需要保養(yǎng)與維修的建議，值得我們學(xué)習(xí)與借鑒。

首先以上海的外白渡橋?yàn)槔Ｔ摌蚴巧虾Ｍ鉃┑臉?biāo)志性建筑之一，位于黃浦公園西側(cè)，架在中山東一路與東大名路之間的蘇州河上，1907年建成。2007年底，外白渡橋剛剛度過自己的“百年華誕”。這時(shí)，上海市有關(guān)部門收到了一封寄自英國的信件。信中說，外白渡橋的設(shè)計(jì)使用年限為一百年，現(xiàn)在已到期，請(qǐng)注意對(duì)該橋維修。寄這封信的正是當(dāng)年負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)外白渡橋的英國某公司。按這個(gè)建議，2008年4月，這座橋被上海市有關(guān)部門整體拆移，運(yùn)到船廠進(jìn)行了維修。一年后，鋼結(jié)構(gòu)的大橋又回到了黃浦江畔，重新展現(xiàn)了它的英姿，繼續(xù)為上海市民提供服務(wù)。

再以武漢市近代消防標(biāo)志性建筑物——漢口水塔為例。據(jù)有關(guān)資料介紹，漢口水塔于清光緒三十四年（1908年）破土動(dòng)工，宣統(tǒng)元年（1909年）竣工，由英國工程師穆爾設(shè)計(jì)監(jiān)制，廣榮興營造廠施工。水塔現(xiàn)位于武漢市漢口中山大道前進(jìn)五路鬧市區(qū)。水塔原來是商辦漢鎮(zhèn)既濟(jì)水電股份有限公司宗關(guān)水廠的一項(xiàng)配套設(shè)施，為正八角形七層建筑，上設(shè)消防瞭望臺(tái)，塔高41.32米。在很長一段時(shí)期內(nèi)，它承擔(dān)著消防給水和消防瞭望的雙重任務(wù)，上世紀(jì)70年代以前，水塔曾是武漢市為數(shù)不多的高層建筑之一。1979年，英國某保險(xiǎn)公司給武漢市既濟(jì)水電公司發(fā)來一函，通知水塔原定70年的保險(xiǎn)期已過。武漢市這才知道，當(dāng)年的水塔竟然辦過保險(xiǎn)。

切實(shí)加強(qiáng)境外工程項(xiàng)目的檔案管理

做好境外工程項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)于施工企業(yè)自身乃至項(xiàng)目所在國都具有重要的意義。但是，目前這項(xiàng)工作尚有一些差距，筆者建議，應(yīng)采取有力措施，切實(shí)改變現(xiàn)狀。

充分重視境外工程項(xiàng)目的檔案管理。要向施工企業(yè)大力宣傳做好境外工程項(xiàng)目檔案的意義，提高整個(gè)建筑行業(yè)對(duì)做好這項(xiàng)工作的自覺性與主動(dòng)性。要加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)，把這項(xiàng)工作列入每個(gè)企業(yè)“走出去”的發(fā)展規(guī)劃和議事日程，形成有“領(lǐng)導(dǎo)分管”、“部門配合”、“專人主抓”的境外工程項(xiàng)目檔案管理體系。在實(shí)施過程中要做到“三同步”，即簽訂工程項(xiàng)目合同與提出工程項(xiàng)目檔案收集整理同步，工程建設(shè)進(jìn)度與項(xiàng)目檔案形成積累同步，工程竣工驗(yàn)收與項(xiàng)目檔案驗(yàn)收同步。保證境外工程項(xiàng)目檔案管理工作的有序順利地開展。

制定境外工程項(xiàng)目檔案管理辦法。據(jù)查詢，我國現(xiàn)行的相關(guān)辦法主要有《建設(shè)工程文件歸檔管理規(guī)范》（GB/T50328-2001）、《對(duì)外援助成套項(xiàng)目管理辦法》（商務(wù)部2008年第18號(hào)令）、《商務(wù)部關(guān)于印發(fā)〈對(duì)外援助成套項(xiàng)目施工管理規(guī)定〉等八個(gè)規(guī)范性文件的通知》（商援發(fā)[2008]533號(hào)）、《商務(wù)部關(guān)于印發(fā)〈對(duì)外援助成套項(xiàng)目技術(shù)資料管理規(guī)定〉的通知》（商援發(fā)[2010]453號(hào)）等。這些文件雖有一定的參考價(jià)值，但主要是針對(duì)國內(nèi)建設(shè)工程和對(duì)外援助項(xiàng)目而言，難以滿足現(xiàn)在施工企業(yè)走出國門通過投標(biāo)自行承攬境外工程項(xiàng)目檔案管理的需要。因此，建議國家檔案局和國家其他有關(guān)部門，在學(xué)習(xí)國外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，依據(jù)國際慣例，并結(jié)合我國的實(shí)際情況，盡快擬定出臺(tái)我國的境外工程項(xiàng)目檔案管理辦法，填補(bǔ)我國檔案管理中的空白點(diǎn)，為做好境外工程項(xiàng)目檔案管理提供制度保證。

及時(shí)與工程項(xiàng)目所在國家的業(yè)主或有關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。工程開工前后要與所在國的業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等有關(guān)方面及時(shí)取得聯(lián)系，了解項(xiàng)目所在國家對(duì)檔案管理的具體要求，比如工程竣工后需要移交檔案的范圍、內(nèi)容、份數(shù)、語種以及保密要求、移交程序、接收單位等，同時(shí)應(yīng)在雙方簽訂的工程承發(fā)包合同中明確約定，避免在工程竣工交接和檔案移交時(shí)產(chǎn)生不必要的矛盾與糾紛。工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合項(xiàng)目所在國技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程，并能真實(shí)反映工程建設(shè)過程和工程竣工后的實(shí)際情況，手續(xù)要真實(shí)、齊全，不留下任何遺憾與后遺癥。

配置與境外工程項(xiàng)目檔案管理相適應(yīng)的資源。一是每個(gè)境外工程項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)配備與工程規(guī)模和工作量相適應(yīng)的專（兼）職檔案管理人員，選配的人員除具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，懂得工程技術(shù)、法律法規(guī)、經(jīng)濟(jì)管理等相關(guān)知識(shí)外，還必須掌握英語或工程所在國家的語言文字。二是要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，防止出現(xiàn)工作盲點(diǎn)。三是要在境外項(xiàng)目所在地配置檔案管理所必須的庫房以及計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案柜等設(shè)備，做好防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防盜、防磁等工作。要根據(jù)不同國家的自然、氣候、安全等外部條件，因地制宜地采取相應(yīng)的措施，以保證檔案資料的安全與完整。同時(shí)，要積極采取先進(jìn)技術(shù)和信息化手段，提高工作效率和檔案的安全性。

（工作單位：中鐵大橋局集團(tuán)有限公司）