基于辦公自動化中的計算機技術應用的探析

宋新樂，宋文文（江西應用科技學院，江西南昌，330100）

基于辦公自動化中的計算機技術應用的探析

宋新樂，宋文文
（江西應用科技學院，江西南昌，330100）

隨著科技時代網絡發展步伐地不斷加快，人們對于計算機信息技術的要求也開始越來越高，當前我國大多數企業的部門和單位的辦公系統都已經步入了辦公自動化模式，大大加快了辦公的速度和效率以及信息的精準性、準確性。本文采用文獻資料法對辦公自動化中的計算機技術應用技術展開研究，研究認為，辦公自動化的基礎是計算機技術在企業中的廣泛應用，即將辦公系統的各個部門和單位連接起來，不需要太多的人力，只需幾臺計算機就可以方便地了解企業內部和外部的動態，方便企業各個部門和單位之間的工作，減輕員工的工作量和壓力，明顯提高了企業的辦公效益。因此，要充分了解計算機技術如何應用在辦公系統中，怎么樣準確使辦公自動化。

辦公自動化；計算機技術應用；多媒體技術；網絡技術

自動化辦公的建立，其關鍵就在于將計算機技術應用于辦公系統中，從而建立以先進科技為基礎的現代化辦公體系。因為辦公系統工作量和壓力都非常大，所以辦公自動化就顯得極為重要，可以大大減輕員工的壓力。依托這樣的自動化辦公體系進行工作的各個部門，也將隨著整體的工作體系發展而取得更好的工作效益。辦公自動化得產生離不開計算機技術的發展應用，而其獨有的特點就是將報工系統融入計算機和網絡雙向互動中去，借助計算機強大的數據處理功能，以及網絡豐富的媒體技術和資源等處理工作內容，系統的劃分工作進類型。促使其在提升辦公效率，減少企業成本，促進企業提高經濟收益的同時，為推動計算機網絡技術的發展提供了幫助，是實現技術發展與經濟收益雙贏的重要途徑。

1 辦公自動化中的文字與數據處理技術

在企業的日常工作中，辦公系統每天面臨著來自處理大量數據信息的壓力，并且要對這些海量數據信息進行深入分析篩選，以獲取最有價值的企業信息，因而將計算機技術應用于辦公系統中，實現辦公自動化面臨的最基礎問題就是，文字和數據處理技術的應用。

1.1 文字處理技術在辦公自動化中的應用

在人類歷史的發展過程匯總，對于文字的處理，不外乎手寫，調版印刷，以及最先進的計算機文字處理三種。基于計算機文字處理表現出的錄入效率高，編輯輸出方便等特點，形成了在現代化的辦公系統中，應用計算機進行文字處理的主流形勢。作為辦公系統運作中最為基礎的部分，文字處理當仁不讓的成為了辦公自動化應用中的奠基部分。文字處理軟件包含有Word、WPS之列，這些軟件不僅滿足了文字的錄入、編輯和修改要求，還可以對文章進行排版操作，美化文章的整體閱讀感受，并可以以多種方式輸出各種需要的文本。另外，軟件中有各種樣板和排版供選擇，使人們不必在為寫某一類型的特殊文章而焦頭爛額；還有可以設置頁眉頁腳標注一些重要的關鍵信息等。除此之外，這些軟件中，對于文字“域”的功能開發，更是方便了了文章中時間日期的調整。在加上更新功能的推出，大大簡化了職工的書寫編輯壓力，促進了辦公系統的整體工作效率提高。

1.2 辦公自動化中數據處理技術的應用

隨著經濟的發展，對信息數據資料進行定量的分析研究，來掌握基本的經濟狀況和公司現階段的經驗情況普及開來，這就更使得辦公發展依附于數據處理技術的進步中。所謂的數據處理技術，指的是對有價值數據進行的采集、分析、整理和編輯 、存儲及應用。最為主流的數據處理軟件即Office系列中的Excel。借助Excel的應用，數據不僅可以通過直觀清楚地圖表進行展現，還為集中表現數據獨特性提供了幫助。辦公職員都要充分了解Excel，這樣才能利用此軟件中的全部技術功能對得到的信息數據進行一系列地計算和處理，從而對結果進行靈活性、多角度分析，最后得出公司辦公所需要的某些信息。另外通過Excel中數據處理技術的應用，可以保持數據的簡潔性、持久性和直觀性。

1.2.1 在Excel中同時輸入大量的數據

第一步就是打開Excel進行數據輸入，其次要選中數據單元格。對于單元格不相鄰的情況，要先按住Ctrl鍵并點擊鼠標左鍵進行單元挑選。在之后松開Ctrl鍵，進行數據輸入，然后一起按下Ctrl和Enter鍵，然后剛才選中的單元格就被同時填入了。

1.2.2 在Excel中消除0值

當某個單元格的計算結果為0是，計算機默認會顯示數字0，但是這樣看起來會比較礙眼。如果單元格在出現0時，單元格就可以顯示為空白，可以按下面的步驟進行操作：打開工具-選項-視圖，勾選取消0值前的方框，確定后，當前單元格中的0就會顯示為空白。

2 辦公自動化中的多媒體技術

多媒體技術的獨特性主要表現在兩方面，其一是展現形式的多樣性，這項技術將文字、聲音和圖像進行組合表現；其二就在于人機間的互動交往。人們借助計算機設備，將文字、聲音、視頻和圖片等組多媒體信息進行組合并展示就是所謂的多媒體技術。在人們接觸這些多媒體信息的過程中，會引發他們主動地進行接受和思考。目前，多媒體技術已經覆蓋了人類生活的多個領域。而辦公自動化發展到現在，也早已經不是基本簡單的文檔處理，其包含了對文檔數據存儲之外的諸多內容。

將多媒體技術與應用于辦公系統中，可以豐富信息的表現形式，使其更加直觀生動；還可以簡化信息。方便其進行錄入編輯；更可以大大拓寬自動化處理信息的范圍，尤其是多媒體在辦公系統中的應用。多媒體技術的應用顛覆了傳統的辦公模式，豐富了整體的辦公系統，提高而整體的辦公效率。在進行工作匯報時，充分利用多媒體技術，將展示內容以聲音、視頻、圖片等多種形式匯報出來，靈活生動，方便快捷，易于理解。

3 辦公自動化中的網絡技術

辦公自動化幾乎應用到辦公系統的各個領域的各個方面，并對這些領域產生了不可忽視的影響，最終就是最大化地運用各種信息資料和數據，因此，辦公系統自動化最為關鍵的是計算機技術中網絡技術的的廣泛應用，幫助辦公人員可最大限度的提高信息處理和分享效率，簡化辦公手續，提高整體工作效率。

網絡技術在辦公自動化中的普及，主要體現在以下兩點。其一，電子郵件溝通的廣泛應用。各公司各部門都是獨立而互相關聯的，需要進行信息間的傳遞交流，而電子郵件的應用正方便了這項需要。同時，極大地避免了信息傳遞的錯誤性和延時性，提高了辦公自動化中的整體處信息處理效率。其二，電視會議的廣泛應用。隨著經濟的迅速發展，全球化也在不斷地深入。以前開一個會議都需要提前做好準備，防止人員不能全部到場和出現一些問題；但是電視會議的應用就沒有這么復雜，不需要長途跋涉，不需要花費大量地費用和精力，只要有臺計算機，就可以通過網絡技術將會議涉及的所有人員聯系起來，進行討論，最后還可以通過計算機將涉及的會議資料、問題、決策等進行匯總分析，大大提高了辦公人員的工作能力。

對于網絡技術在辦公自動化中的應用，為辦公的效率提供了極大地幫助。工作人員可以隨時隨地的在網絡上查到自己想要獲得的信息和知識，工作人員也可以通過網絡的媒介進行交流和溝通，網絡技術的廣泛應用，促成了辦公自動化的形成。

4 結語

近幾年，隨著經濟的迅速發展和科學技術的更新換代，各個企業所需要處理的事情越來越多，辦公人員所需要搜集和處理的信息資料也越來越多，各個企業舊的辦公方式已不能適應現代發展的速度，辦公系統急需改革，因此辦公自動化就在這樣的發展大環境下應運而生。計算機技術的發展也間接導致了辦公自動化的產生，計算機的文字和數據處理技術、多媒體技術、網絡技術應用在辦公自動化中，對辦公中的資料、數據等資料進行定量和不定量分析和處理，得出企業最需要的資料和結論，這不僅僅保障了辦公人員處理信息的能力和效果及企業經濟效益，也跟隨了時代發展的步伐；反過來更加推動了社會經濟的發展步伐，促進了計算機技術向著更精、更密、更深的方向發展。

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［3］張娟.辦公自動化中的計算機技術應用探析［J］.才智.2015（21）：329.

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［6］朱文蘭.辦公自動化中計算機信息處理技術的應用探析［J］.電子技術與軟件工程.2014（08）：183.

Analysis of the application of computer technology in office automation

Song Xinle，Song Wenwen
（Jiangxi Institute of Applied Science and technology，Nanchang，Jiangxi，330100）

With the era of science and technology of network development pace continues to accelerate，people's requirements for the computer information technology also began to increasingly high，the office system of departments and units of the majority of enterprises in China have already entered the office automation mode， greatly accelerate the office of speed and efficiency and information of precision and accuracy.In this paper，the literature research on office automation of computer applied technology，the study suggests that office automation is the wide application of computer technology in the enterprise，is office system of the various departments and units connected，don't need too much manpower，only a few computers can easily understand the internal and external dynamic，facilitate the work between each department and unit，reduce staff workload and pressure， can significantly improve the office efficiency of enterprises.Therefore，to fully understand how computer technology is applied in the office system， how to make the office automation.

office automation；computer technology application；multimedia technology；network technology