醫院聲像檔案管理模式創新研究

王凡 王超 魏海建

醫院聲像檔案管理模式創新研究

王凡 王超 魏海建

聲像檔案是醫院檔案管理的重要組成部分，具有圖文并茂和形象直觀等特點，然而一直以來沒有得到足夠的關注，使得聲像檔案管理工作仍然存在一定的問題和缺陷，例如管理不規范、收集不完整、資源開發不夠深入、制作不齊全等。解決當前醫院聲像管理存在的現狀，首先就要通過創新的方式來完善醫院聲像管理模式，從而才能更進一步推進聲像檔案管理的應用。

聲像檔案；管理模式；創新研究

聲像檔案是指國家和社會通過錄像帶、錄音帶、照片、幻燈片、底片等不同的記錄方式保存的有價值的載體實物，在醫院的醫療、科研、教學和管理活動中的應用日趨廣泛[1]。醫院是社會服務的重要設施，然而檔案管理又作為醫院管理的最基本工作，聲像檔案能夠生動、直接、形象的展現出不同時期、不同活動、不同事件的真實畫面和聲音，不僅見證了醫療技術的發展歷程，而且是記錄和傳承醫院歷史、文化的可靠依據，所以加強和提高醫院的聲像檔案管理水平是十分必要的。目前，如何高效地開發聲像檔案，使聲像檔案為我們提供重要信息，已成為檔案工作者熱衷關注的焦點。

1 醫院聲像檔案管理的當前現狀

1.1 檔案管理人員專業素質低，以及多頭管理 目前，醫院基本上實行的檔案管理模式是綜合檔案室、各醫療業務部門結合信息科分體管理各類檔案。其中綜合檔案室主要管理的是部分實物檔案、音像檔案、科技檔案以及會計檔案等；各醫療業務部門主要管理患者病理以及影像學檢查的檔案、醫德醫風檔案等；信息科主要是對醫院病案統計管理、計算機和圖書的管理。在日常生活中，這三大信息主體主要是按照各自負責的內容進行檔案信息的收集、整理、統計、保存，從而就會造成勞動重復，浪費財力、人力和物力，制約著醫院檔案管理水平的提高。聲像檔案具有特殊的歸檔要求和較強的時效性，若不能及時歸檔，會使得今后的整理和查閱存在很大麻煩，再加上檔案管理人員的專業素質低，不能按照聲像檔案與一般紙質檔案的區別來分別整理，一般都是同等對待，造成醫院聲像檔案失控和流失，最終使得聲像檔案不能發揮其良好的作用。

1.2 記錄不完整、制作不齊全 由于醫院對聲像檔案管理的不重視，造成記錄醫院的醫療、科研、教學、重要會議中有代表性事件的各種實物載體聲像檔案制作不完整、不全面[2]。尤其是醫院重點項目的建設，缺少工程從開始到結束全面拍攝的資料，造成聲像檔案的不完整。

1.3 制度不完善、管理不規范 醫院的檔案管理模式對于聲像歸檔的收集范圍以及移交時間等沒有制定具體的要求，造成了部分聲像缺少相關的信息包括時間和內容，并且歸檔不及時，還會使得部分聲像沒有附加的文字說明。這些都會給今后的查找利用帶來諸多不便；在醫院中形成聲像檔案的部門比較多，并且聲像檔案的實物載體也越來越輕便，各部門不愿意將聲像資料集體交由檔案部門管理，而是隨意處理，使很多珍貴的資料丟失；檔案管理缺乏強制性的措施，是造成聲像檔案不同程度的損傷或丟失的主要原因[3]。

2 提出創新醫院聲像檔案管理模式的相關意見

聲像檔案管理是醫院進步和發展最可靠的依據，它不僅記載著醫院的發展歷史，而且為廣大的醫學者們提供了重要的參考信息。為促進醫院檔案事業的發展，醫院必須要采用創新的方式選擇一條適應醫院檔案工作發展的新道路，使聲像檔案在醫院的發展中起到最佳作用。

2.1 增強聲像檔案管理意識 在宣傳聲像管理工作中，各級領導起著核心作用。首先，醫院要做好聲像檔案的宣傳工作，使所有人尤其是管理部門能夠廣泛關注這項工作，創造良好的工作環境；其次，作為醫院的領導者要注重人才的培養，通過不同的途徑來提高檔案管理人員的素質；最后，加強檔案管理工作人員的專業知識和技能培訓，為做好聲像檔案管理工作奠定好基礎。

2.2 建立完善的醫院聲像檔案管理制度

2.2.1 明確聲像檔案收集的范圍和方法 在醫院的日常工作中形成且能夠真實反映本院各項工作活動的聲像檔案均為收集對象，并且具有考察和利用價值[4]。主要包括：（1）由計算機文字處理形成的正式的文體文件；（2）通過視頻拍攝的各種重要會議和活動的動態圖像文件；（3）由數碼相機拍攝的圖像文件。

2.2.2 完善聲像檔案管理的規章制度 加強聲像檔案規范管理工作，為防止檔案的損壞和分散流失，要從聲像材料的收集、整理、統計、借閱等步驟都要進行明確規定，并統一管理。首先要設立一個統一的數據庫，由專業人員管理，方便各部門的使用；然后明確規定任何人都不得隨意將檔案占為己有，更不能隨意處置；最后，全院的人員要積極配合各類檔案的收集和歸檔工作，以保證資料的完整性和有用性。

2.2.3 規范聲像檔案的整理、分類和編目 聲像檔案管理人員必須經過專業培訓，掌握一定的拍攝技術，能夠及時挑揀出有價值的聲像材料，對重要的資料可以不按照規定隨時歸檔。對于醫院的基本建設類項目聲像檔案，要做到一個從早期、中期、后期、末期整個過程的攝影計劃，準確把握拍攝范圍，待活動結束后，要及時將各類聲像材料交由專職檔案人員。最后要做到對聲像檔案規范的整理，說明部分（包括底片、正片、文字說明）必須完整。

2.3 實現聲像檔案的數字化管理 隨著高科技的發展使得檔案更加豐富多樣，再加上醫院檔案門類較多，給醫院的檔案管理工作帶來了新的挑戰。目前，常采用現代化的設備對檔案進行開發和管理，逐步實現文件電子化、文件存儲數字化、文件傳遞網絡化以及文件管理動態化的現代化管理方式[5]，這也將逐漸取代傳統的檔案管理模式。這種數字化的管理模式不僅減少了貯存庫房，并且方便查閱，不容易造成損壞和丟失。

2.4 積極開發聲像檔案的利用價值 積極開發聲像檔案的參考價值、教育價值以及憑證價值，通過各種宣傳方式，傳遞醫療科技信息，有效的提高醫院的知名度，不僅能夠推動醫院的文明建設，而且還能夠為醫院建設帶來巨大的經濟效益和社會效益[6-8]。

綜上所述，對醫院聲像管理模式的創新研究，不僅使得管理和查閱更加方便，而且資料也更加完整全面。因此，要密切關注聲像檔案的發展，建立完善的醫院檔案和其他信息管理相互滲透的一體化管理模式，為醫院今后的工作發揮其巨大作用。

[1] 羅娟,高江苓,符峰釗,等.醫院聲像檔案數字化管理[J].解放軍醫院管理雜志,2014(5):439-441.

[2] 賴慶梅.醫院聲像檔案管理模式創新研究[J].中國農村衛生事業管理,2013,33(6):628-630.

[3] 梁雁容.醫院聲像檔案管理中存在的問題及措施[J].科技與創新,2014(5):96-97.

[4] 倫瑞貞.醫院聲像檔案的管理與開發利用探討[J].中國當代醫藥,2013,20(5):142-143.

[5] 熊燕.淺議醫院聲像檔案管理中存在的問題與對策[J].右江民族醫學院學報,2013,35(5):728-729.

[6] 劉國紅，許長田.醫院聲像檔案管理的問題及對策[J].護理實踐與研究，2014，11（8）：113-114

[7] 張星黔.淺議醫院聲像檔案管理[J].貴陽中醫學院學報,2014, 36(4):158.

[8] 王曉芳.醫院聲像檔案管理模式創新研究[J].醫學信息,2015, 29(13):10.

The audio-visual archive is an important part of hospital archives management, which has the characteristics of illustrations and vivid etc. However, due to the lack of enough attention, the management of audio visual archives still has some problems and defects, for example, the management is not standardized, the collection is not complete, the development of resources is not deep enough, the production is not complete, etc. To solve the current situation of hospital audio-visual archives, we should improve the hospital management mode by innovative ways at fi rst, so as to further promote the application of audio-visual archives management.

Audio-visual fi le; Management mode; Innovation research

10.3969/j.issn.1009-4393.2016.1.008

山東 261031 濰坊醫學院附屬醫院審計處 （王凡 魏海建） 濰坊醫學院附屬醫院科研處 （王超）