讓檔案信息資源為電力企業發展服務

張新波

（國網遼寧省電力有限公司電力科學研究院，遼寧 沈陽 110006）

讓檔案信息資源為電力企業發展服務

張新波

（國網遼寧省電力有限公司電力科學研究院，遼寧 沈陽 110006）

實現電力企業檔案管理科學機制的目標，要通過檔案管理人員實現其自身的職業理想，提升服務意識和服務標準，不斷發展和完善檔案開發利用的方式，使檔案信息資源更好地為企業發展服務。

檔案信息資源；職業理想；管理方式；管理標準；開放利用方式

在電力科學研究院向服務型院所轉型的今天，面向電力企業來開發檔案信息資源、并在此基礎上提供科學、合理的服務，已成為電力科研院所檔案工作應重點關注的問題。檔案工作的職責是要“為黨管檔、為國守史、為民服務”。作為電力企業的檔案工作者，要為電力企業保存、開發檔案信息資源，并為之提供高效、科學的服務，成為企業歷史、文化的承載者和傳播者。通過努力，讓企業主管、全體員工關注檔案工作，形成一套科學的管理機制。

1 明確服務宗旨、樹立正確的服務理念

要實現檔案信息資源的合理利用，檔案管理人員應先明析自身理想全面實現的價值取向。每項事業都有一種無形的社會精神氣質作為精神力量來予以支撐，沒有這一支撐，任何事業都難以成功。這種精神氣質，就是這一事業的社會理想［1］。就某一職業來說，就是這一職業的職業理想。檔案部門通過以下幾方面來實現其職業理想。

a.明確服務宗旨

檔案部門作為電力企業信息資源的服務部門，其職業意義是服務好企業，而不是充當這個企業的管理角色，這種職業錯位嚴重阻礙了檔案管理工作的開展與完善，更別提實現其自身職業理想。要真正做好檔案信息資源建設并做好檔案信息資源服務工作，實現自身的職業理想，就必須轉變服務理念，樹立“以服務為主”的職業宗旨，而不是“以管為主”的職業宗旨［2］。從服務的對象來看，要全面地服務于企業和有需要的個人；從服務的公平性來看，要公平、公正地服務于所有用戶，而不能把利用者分為三六九等，重對“公”，輕對“私”，損害弱勢群體的利益；從檔案信息資源建設來看，改變“以藏為本”的檔案價值取向，走到“以用為本”的檔案信息資源建設上來，使館藏為利用服務、為利用建設。

b.樹立正確的服務理念

電力企業的檔案管理部門作為的信息服務機構，要樹立起服務于電力企業的職業理想，逐步實現由“以服務權力為主”到“以服務權利為主”的觀念轉變。改變內向封閉的價值取向，樹立起以服務于電力企業為職業理想的外向開放型價值取向。一方面，在檔案信息資源建設時不要把注意力只放在關注領導層面的政務信息資源上，而是要擴大視野，關注整個企業，把反映企業情況的所有檔案信息資源納入到檔案收集范圍中來。時刻銘記保留企業的所有記憶是電力企業檔案工作者的神圣職責。另一方面，在日常利用過程中，不應該把服務利用獻媚于領導、職能部門，而要公平、熱情地對待每一位來訪者，急他們之所需，知他們之所想。讓他們的“權利”訴求得到滿足，應該成為檔案工作者為其服務的首要任務，樹立起“以權利為主”的服務理念。

2 提升服務意識、服務能力和服務水平

“三分技術，七分管理，十二分數據”，說明現代科學技術離不開科學、有效、系統的管理和信息數據的支撐。然而，現行的電力企業檔案管理大多還只是停留在守攤、看堆這一服務水平上，這是電力企業行政體制和多年來形成的檔案管理部門內斂的工作作風所導致的。要做好電力企業檔案信息資源的開發利用工作，就要提升檔案部門的服務意識、服務能力和服務水平，主要從如下工作做起。

a.改變管理方式

多年來受傳統行政因素的影響，檔案管理機構的工作效率無法有效發揮，極大地限制了檔案服務于企業的工作效果。檔案的基本工作為收集、整理、鑒定、銷毀、利用、保管等工作環節，這是立足于檔案業務管理環節，以檔案信息資源生命周期為基點，精確安排具體工作內容的檔案管理方式，這種傳統的管理模式無論從資源配置、組織協調，還是人員配置上都有較強的優勢。但這種管理方式在解決生產與資源等方面還是存在明顯不足，需要引入新的管理方式，即程式化管理。程式化管理將有利于理順各環節之間的隔閡，可以使檔案業務環節內部流程得到優化，各環節之間得以融合，實現豐富各業務環節內涵的目的，有助于真正做到面向電力企業開展各項工作。2014年本企業實現了檔案數字化管理，通過在線歸檔充實了傳統的收集環節，在線歸檔作為電子文件檔案化的必要途徑，在具備檔案收集基本功能的基礎上，通過對電子文件數據抽取、數據標準統一化等技術手段，通過辦公自動化平臺，實現檔案收集、整理、統計、檢索，將檔案收集、整理、保管、利用等傳統管理模式程式化管理，實現檔案業務工作的規范化、流程化和精細化，大大提高了工作效率。

b.提升管理標準

1983年國家檔案局成立了檔案工作標準化領導小組［3］來規范檔案管理機構的管理水平，國家檔案局先后制定了多條檔案工作標準。但受社會大背景的影響，近年來，這些關于檔案的法律、法規、文件難以在實際工作中執行，難以在檔案管理實際工作中形成較強的指導，導致＂標準不準＂。電力企業檔案管理涉及科研、基建、設備、財務、文書、人事檔案，檔案管理標準涉及門類多，涉及范圍廣。為了使檔案行業標準的執行得以強化，一方面，每年國家檔案局、地方、電力系統各檔案主管部門都組織若干次檔案政策、法規、標準的學習班、職業技能競賽，通過業務培訓的形式，提高本行業業務工作相關法規、標準的認知度。另一方面，上級主管部門通過對檔案工作考核評價的形式，對各單位執行檔案法律、標準的情況進行適時考評，在管理層面上形成約束機制，打消自以為擁有現代辦公技術、設備，檔案管理就已經達到了標準化管理的錯誤認識。總之，就是要遵照檔案行業標準，使檔案工作標準完全融入到檔案日常工作中，融入到企業管理流程中，避免日常管理工作與執行標準脫節的現象。

3 發展、完善開發利用的方式

時代在發展，對檔案工作也提出了新的挑戰，建立一套適應現代信息技術的檔案資源管理模式，可以促進企業良性發展。在新時期對檔案信息資源進行開發利用，既要重視已經積累的經驗、傳統的開發利用方式，也要發展、完善新興的開發利用方式［4］。

3.1 重視傳統檔案開發利用方式

a.要做好檔案信息查詢工作。查詢工作是檔案利用的基礎工作，通過檢索、查詢，實現利用檔案的目的。檔案工作者要編制不同功能的檢索工具，使檔案目錄齊全，以滿足不同利用者的需求。

b.加強編研工作。編研工作是檔案工作開發利用的深層次加工，是提供利用的有力手段。做好編研工作是檔案工作的難點，也是檔案工作的最高境界。

c.選取合適的編研方向。要根據所藏檔案的特點，確定編研題目，這樣可以最大限度地滿足企業需要，避免人力物力浪費，同時獲得企業關注，潛移默化地提高全體員工的檔案意識。如《院志》的編寫，通過調用建院60多年來的文書檔案，全面展示了60多年的光輝歷程。

d.把聯合編研作為檔案編研的主要方式。原則上講，檔案部門是檔案開發利用的主體，但檔案部門的人力物力和所掌握的信息資源是有限的，通過和其它部門合作，可以優勢互補，保證開發利用的質量。2013年，通過和鍋爐所的合作，編寫了《遼寧調兵山煤矸發電有限責任公司2號鍋爐能耗試驗分析》，闡述了影響鍋爐熱效率及煤耗的主要因素及幅度，并對問題進行了說明與分析，給出了解決問題的合理化建議。

e.編研工作既要重視創新，也要強調實用，要突出本單位的特點，這樣可使編研成果很好地融入到科技發展中［5］。

3.2 開展新的檔案開發利用方式

近年來，電視媒體在各行各業均已被廣泛運用，并起著很好的傳播作用。和傳統的開發利用方式相比，電視媒體的優勢在于突破了時空的限制，擴大了影響力。把這兩者結合并靈活運用，也是企業檔案開發利用的有效途徑。從聲像檔案管理的角度出發，為配合每年的院職工代表大會和各專業所的業務工作，近幾年來，聲像組拍攝、編制了大量的電視專題片，詳實記錄了企業在改革發展與科研生產工作中點點滴滴，這些真實的記錄最終變成聲像檔案的一部分被保管起來。事實證明，這種以電視專題片的形式呈現出的企業發展歷程是行之有效的表現方式。在這個過程中，檔案的權威性賦予了電視專題片的厚重感和歷史感，又通過電視的藝術性提升了檔案信息的生動性和趣味性，彌補了檔案信息分散、零碎、文字生澀難懂的缺點，有利于檔案信息的廣泛傳播和檔案價值的充分展現［6］。

4 結束語

做為電力企業檔案的管理者和工作者，就是要以實現自身的職業理想為目的，盡力開發檔案信息資源，讓檔案信息資源為企業發展服務。

［1］李明杰，付廣華.中國圖書館社會理想的歷史演進及現實困境［J］.圖書情報知識，2006，27（5）：30－35.

［2］周林興，周振國.面向社會的檔案信息資源規劃實現機制研究［J］.檔案學通訊，2013，35（5）：11－15.

［3］戴 峰.檔案標準化工作的科學管理［J］.中國檔案，2000，50（11）：24－25.

［4］許 元.檔案信息資源開發利用方式的探索及思考［J］.檔案學通訊，1997，19（4）：6－10.

［5］李財富，張驍勇.新時期歷史檔案開發利用研究［J］.檔案學研究，2016，38（1）：67－71.

［6］陳 潔.歷史檔案開發利用的新視角［J］.浙江檔案，2012，35（8）：21－23.

Using Archives Information Resources for Development of Electric Power Enterprise

ZHANG Xinbo
（Electric Power Research Institute of State Grid Liaoning Electric Power Co.，Ltd.，Shenyang，Liaoning 110006，China）

Management scientific mechanism of electric power enterprise is by professional ideal of archive management staff，increase of service awareness and standard，development and perfection of achieve exploration and utilization modes.This is a good way to pro?vide archives information resources for enterprise development.

archives information resources；professional ideal；management mode；management standard；open utilization ways

G271

A

1004－7913（2016）12－0054－03

張新波（1964），女，學士，副研究館員，從事檔案管理工作。

2016－09－20）