淺談新時(shí)期高等院校二級學(xué)院行政辦公室管理工作特點(diǎn)與改革思路

朱家璐

（南京郵電大學(xué)信息材料與納米技術(shù)研究院，江蘇 南京210023）

淺談新時(shí)期高等院校二級學(xué)院行政辦公室管理工作特點(diǎn)與改革思路

朱家璐

（南京郵電大學(xué)信息材料與納米技術(shù)研究院，江蘇 南京210023）

高等院校發(fā)展方式由規(guī)模擴(kuò)張逐漸向質(zhì)量提升的轉(zhuǎn)變給高校二級學(xué)院行政辦公室管理工作提出了更高的要求，工作量和服務(wù)對象的增加需要工作人員適時(shí)對管理工作的思路進(jìn)行革新以適應(yīng)不斷變化的高校環(huán)境。本文首先對高校二級學(xué)院行政辦公室管理工作特點(diǎn)進(jìn)行了簡要概括，然后提出了二級學(xué)院行政管理工作改革的幾點(diǎn)建議，以期對學(xué)院辦公室行政工作研究和實(shí)踐提供一些借鑒。

高校二級學(xué)院；行政辦公室；行政人員

校、院兩級管理是當(dāng)前我國高等院校的常見管理模式。二級學(xué)院行政辦公室是高等學(xué)校的基層管理部門和綜合辦事機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著教學(xué)、科研、實(shí)驗(yàn)輔助管理和行政服務(wù)等重要職責(zé)，也是鏈接學(xué)校、學(xué)院和學(xué)生的紐帶。在高校教育改革的大背景下，各高等院校的發(fā)展模式由傳統(tǒng)的規(guī)模擴(kuò)張逐漸轉(zhuǎn)向質(zhì)量提升，學(xué)院行政工作面臨新的問題和挑戰(zhàn)，這也就對行政管理人員提出了更高要求。本文在簡要概括高校二級學(xué)院行政辦公室管理工作特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，提出了二級學(xué)院行政管理工作改革的幾點(diǎn)建議。

1）二級學(xué)院辦公室行政工作具有輔助性

近年來，隨著高校教育與管理體制改革的深入進(jìn)行，越來越多的專家學(xué)者走上了管理崗位，擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)。這些教授、學(xué)者在任職初期可能會(huì)因?yàn)槿鄙傧鄳?yīng)經(jīng)驗(yàn)在行政管理方面無法做到面面俱到，從而需要學(xué)院辦公室提供必要的輔助服務(wù)。行政人員應(yīng)時(shí)刻把握好學(xué)院各方面工作的動(dòng)態(tài)和進(jìn)展，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)熟悉教學(xué)、學(xué)生管理、科研、人事工作的各項(xiàng)章程、政策和要求，對領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)進(jìn)行及時(shí)的跟蹤和處理，對緊急事項(xiàng)及時(shí)向院系領(lǐng)導(dǎo)層請示報(bào)告。

2）二級學(xué)院辦公室行政工作具有繁雜性

辦公室行政人員既需要處理日常的行政事務(wù)，承擔(dān)著協(xié)調(diào)、溝通和聯(lián)絡(luò)的任務(wù)，又擔(dān)任著院系領(lǐng)導(dǎo)的助手，服務(wù)的對象面向全院師生，行政事務(wù)非常繁雜。除上述職責(zé)外，辦公室涉及的日常事務(wù)還包括收文發(fā)文，重要文件整理和歸檔，會(huì)務(wù)籌備與接待，人事管理，固定資產(chǎn)登記與管理，會(huì)議紀(jì)要整理及相關(guān)新聞報(bào)道撰寫，院系網(wǎng)站建設(shè)、更新和維護(hù)，辦公設(shè)施的日常維護(hù)，辦公用品采購等。行政辦公室每天都有大量的事務(wù)性工作，常需要做到多任務(wù)處理。

3）二級學(xué)院行政辦公室承擔(dān)著上傳下達(dá)的重要職責(zé)

二級學(xué)院行政人員在傳達(dá)貫徹學(xué)校的工作精神，保障學(xué)院正常工作及聯(lián)系院系領(lǐng)導(dǎo)和各部門以及師生方面起著不可或缺的作用。辦公室需做好學(xué)校重要公文、資料、信息的宣傳報(bào)道工作，擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)，下情上報(bào)的職責(zé)，是聯(lián)系廣大學(xué)生與校院教學(xué)機(jī)構(gòu)，廣大教職員工與學(xué)校管理機(jī)構(gòu)的重要橋梁和紐帶，還需加強(qiáng)對外聯(lián)絡(luò)，樹立良好的社會(huì)形象。

4）二級學(xué)院辦公室行政工作具有可預(yù)見性

高校常規(guī)行政工作具有一定的規(guī)律性和反復(fù)性。例如每年的新生入學(xué)、畢業(yè)生就業(yè)離校等學(xué)生工作，科研項(xiàng)目申報(bào)，職稱評審，教職工年終考核，人事招聘等事務(wù)都是在特定時(shí)間進(jìn)行。這類工作的政策精神、指導(dǎo)思想往往具有一定的一貫性和持續(xù)性，可按照既定步驟和章程進(jìn)行辦理，因此相應(yīng)的行政工作具有一定的可預(yù)見性。

5）二級學(xué)院辦公室行政工作具有突發(fā)性

辦公室工作面向廣大師生及上級管理部門。因此，日常實(shí)踐中常會(huì)遇到突發(fā)狀況或接到臨時(shí)性緊急任務(wù)，這需要行政人員具有奉獻(xiàn)精神和良好的應(yīng)急反應(yīng)能力。

6）二級學(xué)院辦公室行政管理工作的重要性易被忽略

高校教師根據(jù)職責(zé)不同，一般可分為教學(xué)崗，科研崗，實(shí)驗(yàn)技術(shù)崗，行政管理崗等。行政管理工作也往往容易招致誤解和忽略。辦公室行政人員應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)與廣大師生的溝通與協(xié)作，強(qiáng)化服務(wù)精神，提高工作效率，減少因忽略行政工作重要性而引起的誤解和矛盾。

針對二級學(xué)院辦公室行政工作上述特點(diǎn)，結(jié)合實(shí)踐中的具體情況，提出以下改革建議，以供參考和討論：

1）實(shí)現(xiàn)行政工作現(xiàn)代化管理

“辦公自動(dòng)化”的普及已成為行政工作的常規(guī)模式。如今高校辦公室行政工作所涉及的數(shù)據(jù)量巨大，使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)和純?nèi)斯まk公已經(jīng)無法滿足日常工作需求。準(zhǔn)確、高效的行政工作需求要求高校行政人員不斷提高自身對信息化設(shè)備的掌握水平。計(jì)算機(jī)、手機(jī)、電子郵件及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將行政人員從繁雜低級的文字處理及文件報(bào)送等體力勞動(dòng)中解脫出來，用網(wǎng)絡(luò)傳輸代替了人工傳輸，讓得他們能夠更加集中精力處理手頭亟待解決的工作任務(wù)，極大提高了整個(gè)單位的工作效率。

2）提高信息化安全程度

信息化辦公系統(tǒng)一般都存儲著大量的機(jī)密數(shù)據(jù)和信息，若這些信息通過明文傳送，易被攔截從而引發(fā)安全隱患。提高行政辦公系統(tǒng)的數(shù)字身份認(rèn)證安全性，對機(jī)密的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行保密處理，對涉密電腦采取必要保護(hù)措施。

3）不斷提高行政人員的綜合素質(zhì)

行政人員的綜合素質(zhì)既包括政治、文化素質(zhì)，也包括業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)。在實(shí)踐中常有一種觀點(diǎn)誤認(rèn)為相較于教學(xué)科研崗而言，高校行政崗工作在技術(shù)層面沒有什么含金量，從事行政工作的人員并不需要專業(yè)知識儲備。然而，行政人員如果不能主動(dòng)學(xué)習(xí)上級部門下達(dá)的相關(guān)政策和文件，不掌握相關(guān)業(yè)務(wù)技能，就無法為高校教職工提供較好的輔助工作。因此，行政人員在日常工作中需要不斷學(xué)習(xí)和提高自己的業(yè)務(wù)技能。此外，行政人員每天需要面對的工作非常繁雜，如何做到穩(wěn)中有序，疏而不漏，就需要行政人員具備很強(qiáng)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力：需要先對手頭工作的輕重緩急進(jìn)行區(qū)分，明確規(guī)劃，優(yōu)先處理亟待解決的主要矛盾；同時(shí)還應(yīng)學(xué)習(xí)如何對不同性質(zhì)的工作任務(wù)進(jìn)行歸納和分類，集中力量解決相同或相似類型的工作。概括而言，辦公室工作雖然繁瑣，但是有章可循，行政人員應(yīng)根據(jù)某一類型工作的特點(diǎn)，建立科學(xué)詳細(xì)的工作制度，從而適應(yīng)辦公室行政管理工作的各項(xiàng)需求。

4）落實(shí)行政人員定期培訓(xùn)

高校行政人員的工作績效和業(yè)務(wù)水平極大程度關(guān)系到整個(gè)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的利益。學(xué)校所制定的方針政策只有通過行政辦公室才能夠高效地傳達(dá)到各二級學(xué)院，再傳達(dá)給教職工和學(xué)生；與此同時(shí)，辦公室也需要對信息進(jìn)行匯總和反饋。因此，行政人員尤其是關(guān)鍵崗位的行政人員需要定期接受相關(guān)培訓(xùn)，包括對工作人員的專業(yè)知識、職業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平及管理水平進(jìn)行有計(jì)劃的培訓(xùn)；定期組織行政人員分批外出參加學(xué)習(xí)，強(qiáng)化工作人員的責(zé)任感和服務(wù)意識。

5）建立健全行政管理工作績效評估體制

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層要重視和認(rèn)可二級學(xué)院行政人員的貢獻(xiàn)，目前，重科研成果、輕行政工作的現(xiàn)象還普遍存在于很多高等院校。由于沒有認(rèn)識到行政隊(duì)伍對學(xué)院和學(xué)校建設(shè)的重要性，在很長時(shí)間內(nèi)，行政工作被誤解為替代性很強(qiáng)的純事務(wù)性工作，這就造成人員配備上良莠不齊的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。如果要提高行政隊(duì)伍的工作水平，就需要一定的激勵(lì)措施，需要對行政管理工作進(jìn)行績效評估。但由于高校辦公室的行政工作具有復(fù)雜性和不確定性，難以直接進(jìn)行工作成績的量化評估，因此，需要將定量指標(biāo)與定性指標(biāo)相結(jié)合進(jìn)行評估，建立立體的績效評估體系，讓更多的相關(guān)人員參與到評估中來，才會(huì)使評估結(jié)果更加準(zhǔn)確和客觀。

院系辦公室行政人員的工作繁瑣又平凡，但每一件工作都關(guān)乎院系師生的切身利益，他們的業(yè)績直接體現(xiàn)在院系的日常工作能夠正常高效進(jìn)行。本文只是對高等院校二級學(xué)院辦公室行政管理工作的特點(diǎn)和改革建議進(jìn)行探討，由于管理人員的諸多素質(zhì)需要與他所服務(wù)的崗位相匹配，根據(jù)各院校不同的發(fā)展情況，行政人員可能還需具備許多特定的素質(zhì)。總之，行政人員需要牢記自己的崗位職責(zé)，全面了解工作特點(diǎn)，不斷提高自身素質(zhì)，為學(xué)院的發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

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［4］王東.新形勢下高校行政管理工作問題探究[J].中國校外教育（理論），2013（1）．

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［責(zé)任編輯：田吉捷］