關于無紙化辦公的思考

高菲

摘 要：隨著社會經濟水平的不斷發(fā)展，信息技術的進步，人們對工作效率的要求越來越高，再加上低碳環(huán)保理念的深入人心，無紙化辦公從理念的提出到逐步實施已經得到充分的發(fā)展。越來越多的企事業(yè)單位都在不同程度上采用了無紙化辦公，電子化和信息化的處理日常事務極大提高了辦事效率并節(jié)約了資源，但是無紙化辦公也存在著一定的安全隱患。本文主要是針對當前我國無紙化辦公的實際情況，分析了其發(fā)展現(xiàn)狀及存在的問題，有針對性的提出一些改善建議。

關鍵詞：無紙化辦公；存在的問題；建議

無紙化辦公是與傳統(tǒng)的有紙辦公相對應的，是利用現(xiàn)代網絡技術的傳輸功能，通過計算機來減少或者不用紙張，從而實現(xiàn)辦公的自動化和無紙化。無紙化辦公不僅僅提高了工作效率減少了紙張的使用，還使工作流程和程序更加規(guī)范，所以，獲得了社會的廣泛認可和采用。

一、推行無紙化辦公的必要性

無紙化辦公與傳統(tǒng)的有紙化辦公顯著區(qū)別就是其傳播速度更快，效率更高、查閱和攜帶更加便捷，降低了辦公成本，其主要優(yōu)勢為：

（一）工作效率顯著提高

無紙化辦公利用計算機、辦公軟件以及通信網絡等媒介，傳播速度快，能夠同時到達多個終端。無紙化辦公將時間、地點和人物的限制降低到最低，例如，一份文件可以通過網絡及辦公軟件直接傳送到相關人員進行審閱或者批示，無需再當面送達，尤其是對一些保密要求較高的文件減少了泄密的可能性。只要在有電腦和網絡的地方就能夠處理辦公事項，而且在找文件的時候只需要進行計算機程序的查找功能就能準確找到相關文件，減少了不必要的麻煩。

（二）節(jié)約辦公成本，低碳環(huán)保

無紙化辦公最大限度地節(jié)省了紙張、設備和各種耗材的損耗，網絡的傳輸減少了紙張和印刷的使用頻率，減少了交通和郵寄成本，也在最大程度上節(jié)省了人資開支。無紙化辦公與當前國家提出的低碳環(huán)保理念不謀而合，減少了污染物的產生和排放。

二、無紙化辦公的現(xiàn)狀及存在的問題

無紙化辦公雖然已經深入人心，成為未來發(fā)展的必然趨勢，并且已經在現(xiàn)實生活中得到了較為廣泛的應用，但是，還是存在著一些非?，F(xiàn)實的問題制約其作用的發(fā)揮，主要有：

（一）傳統(tǒng)思想觀念的存在影響了無紙化辦公的應用

無紙化辦公顛覆了傳統(tǒng)的人們的行為習慣和觀念，在我國有著幾千年的歷史，人們習慣了紙張的運用，認為白紙黑字上簽字蓋章才是最可信和有效的。很多領導習慣了在紙質文件上進行圈閱和改正，有些人計算機水平非常有限抵觸現(xiàn)代化辦公方式，甚至有些人認為這些通過電腦和網絡傳輸?shù)奈募狈嗤?。這些傳統(tǒng)的習慣都在不同程度上制約著無紙化辦公的發(fā)展速度。

（二）無紙化辦公的安全性受到質疑、

對于通過計算機和網絡傳輸文件，有些單位對于其安全性存在著很大質疑，并且在現(xiàn)實生活中也確實存在著安全隱患。比如無紙化辦公在網絡連接、服務器，數(shù)據(jù)庫等方面都在一定程度上有安全隱患，一旦發(fā)生泄密事件影響巨大。

（三）辦公人員素質有待提高，無紙化辦公系統(tǒng)尚未統(tǒng)一

無紙化辦公的操作和運行需要較高的技能和文化水平，技術隊伍的強大是其有效運行的重要保障。在一些比較落后的地區(qū)，辦公人員根本不懂計算機的操作，甚至在一些地方根本沒有計算機就無法完成無紙化辦公。在一些單位也存在著電子文件和紙質文件共存的情況，另外，無紙化系統(tǒng)尚無法統(tǒng)一，使得各單位之間無法通過一套系統(tǒng)進行溝通，這也成為無紙化辦公運行的重要屏障。

三、推行無紙化辦公的對策分析

（一）轉變思想，提高對無紙化辦公的認識

要大力推行無紙化辦公必須在思想上提高認識，轉變傳統(tǒng)的紙質辦公思想，樹立無紙化辦公意識。一些領導干部自身一定加大重視力度，尤其是作為公文流轉中的主要領導不僅要帶頭轉變觀念，還要放棄傳統(tǒng)的“方便、省事”的公文閱批方式，在實際工作中落實和重視無紙化辦公，帶動整個單位大力推行無紙化辦公。

（二）重視無紙化辦公安全性能，切實防范風險的發(fā)生

各個采用無紙化辦公系統(tǒng)的單位都對其安全性能非常重視，為了防范風險的發(fā)生，必須采用以下幾種方式進行預防：首先，要配置防病毒軟件。網絡環(huán)境下病毒的傳播將會對無紙化辦公系統(tǒng)的利用造成很大的安全隱患，必須安裝適合局域網殺毒的防病毒軟件。其次，要充分利用防火墻。利用防火墻可以將不允許的用戶與數(shù)據(jù)拒之門外，最大限度地阻止網絡中的黑客來訪問自己的網絡，防止他們隨意更改、移動甚至刪除網絡上的重要信息。最后，Web、Email的安全監(jiān)測系統(tǒng)、漏洞掃描系統(tǒng)也要完善。

（三）加強培訓和考核

無紙化辦公系統(tǒng)的采用和推行與高素質的工作人員是分不開的，所以，一定要重視基礎工作，培養(yǎng)員工使用計算機辦公的良好習慣。無論是政府事業(yè)單位還是企業(yè)都要重視工作人員的培訓和考核工作，定期對工作人員進行培訓，制定一些切實可行的獎懲辦法，做到培訓和考核相結合才能保證網上流水作業(yè)運行通暢，無紙化辦公的好處才能得到真正的體現(xiàn)。

四、結語

計算機和網絡技術的應用為我們的辦公方式帶來了前所未有的變革動力，無紙化辦公將會實現(xiàn)更加便捷和便利的辦公方式。在推行無紙化辦公方式的同時，我們也要切實注意其存在的問題，做到未雨綢繆，也不能完全搞一刀切，在一定程度和范圍內也是可以允許紙質和電子文件共存的。最為重要的是要從實際辦公的情況出發(fā)來最大限度地實現(xiàn)無紙化辦公。

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