淺談數字化時代檔案信息資源的開發與利用2

袁曉坤

摘 要：文章提出要正確的認識檔案信息資源的開發、利用，對檔案管理工作開展現狀進行總結。在此基礎上重點探討提升檔案信息資源開發利用效率的措施，加強基層人員技能培訓、對傳統管理理念做出創新，能夠促進檔案利用率穩定增長，在此基礎上開展的統計工作也能高效完成。

關鍵詞：數字化時代；檔案信息；資源利用

一、正確認識檔案信息資源地位和使用現狀

檔案中包含大量的信息資源，只進行管理而不使用，會造成嚴重的資源浪費。在數字化時代中，發展前景的決定性因素是信息更新速率，掌握全面的信息資料，能夠制定出積極有效的管理計劃。目前檔案利用已經得到了各行各業的廣泛關注，但在使用方式上還存在一些不足有待提高。這其中包括了信息化技術落實程度不足，方案管理方式落實，信息的更新時間與實際情況存在差異等問題。管理工作是分層次進行的，只有在工作中加強溝通配合，才能完成資料信息的整理任務。

在各地注重文化建設，挖掘地方資源的今天，這些檔案史料的價值不言而喻。我國檔案信息資源雖然很豐富，越來越多的人已認識到它的價值，但由于受到多種主客觀因素的制約，各地檔案利用率很低。目前存在的問題主要是檔案現代化管理落后，傳統的檔案管理模式仍占主導地位。多數檔案館（室）采取被動上門服務的方式，且對自身宣傳力度不夠。

檔案人員做到了收集、整理、保管和保護等基礎性工作，但對檔案利用這一中心工作卻沒有應有的認識，沒有發揮它們應有的社會經濟價值。從檔案的編研工作來看，不少編研部門形同虛設，它遠遠跟不上檔案信息資源的開發利用需要，使社會各界難以了解館藏情況，不能及時了解館藏中有哪些資料可供自身的使用。再者沒有充分利用網絡這一載體，沒有實現檔案數字化、網絡化，因而使用者難以方便、快捷地利用檔案信息。二、開發利用檔案信息資源的途徑和方法針對檔案信息資源豐富，但檔案管理方式落后、檔案利用率不高的現象，我們認為目前應從提高檔案工作者的素質和優化館藏結構兩條途徑來加以改變，實現檔案信息資源開發利用工作的新局面。

二、著力提高檔案工作者的素質

檔案管理人員專業技能水平直接影響到檔案的利用率，應遵從管理制度來開展工作，對于傳統監管模式中存在的問題，可以進行優化處理。隨著使用需求的不斷增大對管理制度進行更新。網絡信息化技術應用在檔案管理環節中，工作效率有明顯的提升，這對基層工作人員也是一次全新的挑戰。要求工作人員掌握計算機操作技能，能夠解決工作中遇到的一些基礎問題，并維護系統的運行安全。創新管理理念能夠幫助提升工作質量，以使用為管理目標來開展工作，資料信息能夠真正發揮使用價值。檔案信息化的發展，要求他們與時俱進，更新自己的知識結構，轉換管理理念，適應時代發展的要求。

（一）改變檔案工作者的管理理念

創新管理方式在落實過程中，需要對工作人員進行培訓，只有基層檔案管理人員在主觀意識上介紹這種工作模式，數字化計劃才能高效落實。開展檔案信息資源的過程中，基層崗位人員發揮著重要作用，也能最直觀的反應出開發利用是否有效。針對傳統管理理念中存在的弊端，可以通過技術手段來解決，如果完全否認重新規劃，會浪費大量的工作時間。有針對性的進行局部優化處理，既能夠減少工作開展所用時間，在落實程度上也會有明顯提升，不會造成基層檔案人員與管理層之間的矛盾問題。

（二）優化檔案工作者的結構

針對傳統紙質檔案工作者對網絡技術的陌生，檔案部門應引進部分高科技人員，通過他們所帶來的計算機前沿知識和檔案后臺管理技能可以實現對檔案的初步數字化和網絡化過程。此外，新引進的人員在管理檔案的開放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化檔案管理的落后思想。其次，必須加強對在職檔案工作人員的觀念和技能培訓，使他們盡快熟悉現代化技術、技能的運用，壯大適應信息時代要求的檔案管理隊伍。

三、優化館藏結構，提高館藏利用效率

（一）豐富和充實館藏內容

豐富和充實館藏檔案是開發利用檔案信息資源的物質基礎。長期來，檔案工作者所做的努力，無論是檔案的收集、整理、鑒定，還是保管、統計、檢索等環節，都為檔案信息開發利用打下了堅實基礎。豐富的館藏是開發利用檔案信息資源的前提，也是優化館藏結構的前提。在充實館藏工作中，檔案工作者要注意檔案信息資源的系統性，連貫性。在征集范圍上應改變以往注重黨政機關文書檔案的單一性，應擴大到社會各個方面，注意征集反映當地經濟建設、科學研究等方面的檔案以及企業生產經營管理方面的檔案，包括具有地方特色的歷史文化檔案。

（二）穩步推進館藏檔案信息資源的數字化

傳統的館藏檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等形態為主，利用方式也主要是借閱、咨詢和編輯出版檔案史料等，這些紙質的檔案信息資源即使再充實，但未實現數字化之前，它們還將淹沒在歷史的灰塵之下，無法實現檔案信息資源的共享。實現檔案數字化建設，就可突破傳統檔案利用的種種局限，最大限度實現檔案信息資源的共享。檔案信息資源的數字化分為兩個方面進行。

四、對現有紙質檔案進行數字化

對現有紙質檔案進行數字化是指運用現代數字技術把文字圖像轉化成數字化形式，主要有兩種方式，一為文本錄入，一為圖像錄入。這兩項工程都需耗費大量的精力，由于人力、物力、財力的限制，一般情況下應優先考慮具有較高價值的館藏檔案、特色館藏檔案以及利用率高、需求大的館藏檔案，同時兼顧檔案原件的字跡質量，盡量選擇字跡比較清晰的檔案文件。“在具體實施數字化時，要制定電子文件標準，規范電子文件格式，充分考慮與現行電子文件的統一，及數據的共享，避免因重復建設而造成的資源浪費”。

五、小結

數字化時代檔案信息資源的開發與利用，涉及的問題很多，各種新技術的發展也會帶來許多新的問題。因此，需要我們檔案工作者不斷關注，及時調整自己的知識結構，及時補上網絡技術這一課，同時制定相應的檔案信息化標準，對館藏檔案進行數字化處理，以促進檔案信息化水平穩步提高。

參考文獻：

[1]曾嶸.檔案信息數字化及檔案信息資源的開發與利用[J].群文天地，2011（08）.

[2]榮新紅.淺談檔案數字化、信息資源的開發與利用[J].才智， 2011（07）.