石油企業的人事檔案管理中存在的問題分析

薛江梅++張瑞瑞++王爽

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。它具有現實性、真實性、動態性、流動性、機密性。

石油企業具有其特殊性，在中國石油工業體系剛剛建立的時候，大部分石油工人來自部隊轉業戰士，他們為新中國的石油勘探和開發做出了很大的貢獻，在改革開放之后，補充了大部分來自高校，石油技校，石油中專等學生，隨著我國企業制度的改革，石油企業人事檔案管理工作逐漸成為油田各公司做好相應組織工作的基礎要素之一，利用人事檔案信息資料做好人事管理工作，為油田的勘探開發達到一個高的服務水平。本文就目前檔案管理中存在的問題和需要解決的問題進行研究和探討。

一、人事檔案管理中存在以下問題

（一）人事檔案的信息不全

油田檔人事檔案作為為國家檔案信息的一部分，其管理工作必須嚴格準守相應的管理制度和國家的法律法規，以此來油田人事檔案管理工作的嚴謹性和規范性。在長期實踐中發現許多工人在退休時，年齡錯誤，工作年限錯誤，入職錯誤等，這些將導致不穩定因素的出現，導致職工工資與實際不符。有些入團，入黨信息不全，導致提拔，調動中出現資料短缺的問題。

（二）個人信息及時沒有得到補充

有些人員辭職或考取研究生，用人單位轉走檔案后，發現里面缺少派遣函、職工在單位工作期間的獲獎證書等，導致到新單位后不能很好的續接，從而影響工作級別和晉升。而大城市對新員工的管理由第三方管理機構來完成，需要派遣函等證件，檔案的管理被退回，從而影響新職工的入職和獎金等，以及退休政策對將來退休生活的影響。

（三）檔案管理人員素質低下

檔案管理本來是一項技術性很強的工作，但是由于個別領導的不重視或者管理人員的個人素質問題，對職工檔案不及時進行更新，失去了檔案的動態性，國內單位人事檔案管理人員缺乏相應的職業素質，對人事檔案管理工作的重視度不夠，不負責任的態度導致填寫信息錯誤，為以后的工作買下了后患。

（四）干部檔案有造假嫌疑

在石油系統人事檔案審核中，有的油田發現有干部檔案造假現象，有的為了改變自己的相關條件，以適合干部選任的目標和方向。把年齡改小，以使檔案上的年齡沒有超過政策規定的年齡；或者把參加工作的年限提前，以使檔案上的工齡符合提拔的條件；或者搞一個假博士或假碩士學位證書，以“高學歷”增強在官場的競爭力；或在一個與己無關的科研課題中處于編寫者的前幾位。

（五）檔案丟失

職工的人事檔案管理是件非常嚴肅的問題，在有些單位出現職工檔案丟失的問題，導致職工調動，升遷不能順利進行，乃至影響以后的退休，引起上訪和不安定的因素產生。

（六）由于過度強調保密而影響閱讀

檔案的管理工作必須嚴格準守相應的管理制度和國家的法律法規，以此來保證企業人事檔案管理工作的嚴謹性和規范性，但是油田企業過分按的強調人事檔案信息的保密性，從而使借閱變得極其復雜，要求多個部門領導簽字，手續變得極其復雜，間接的影響了檔案的使用率。

二、人事信息管理的提升辦法

（一）定期檢查

為了使檔案管理工作能上一個新臺階，檔案管理的上級部門應定期對檔案進行檢查和評比，對檔案進行抽查，從人事安排，職位調整，工資結構，入職年齡等幾個關鍵部位進行檢查，以確保檔案的正確性。

（二）人員培訓

針對檔案管理人員，油田組織部門應該定期和不定期的對檔案管理人員進行培訓，以提高專業素養，針對新形勢下出現的新問題以及解決方法進行培訓，或到高校進行檔案管理方面的培訓，或與高校檔案管理部門進行聯合培訓，請檔案管理方面的老師來講課，提高檔案管理管理人員的素質和個人修養。

（三）檔案修補和校正

由于油田勘探初期，各方面的準備工作不完善，出現了部分職工檔案的錯誤，在公司黨委和人力資源部門的共同努力下，對錯誤信息進行修改，以還原信息的真實性。在建立人事檔案之后，要對已經存儲的數據進行科學有效的管理，保證操作的規范性和準確性，從而為信息資料提供便利的條件

（四）所有檔案掃描

由于原始檔案的頻繁使用，容易破損、缺失，為了使原始的檔案能夠再現本來面目，許多單位對原始檔案進行掃描，然后存入計算機系統，為將來的原始文件查詢，使用奠定了基礎，這樣查詢快捷，明了，提高了工作效率。

（五）啟用計算機技術進行人事檔案管理

隨著計算機技術的發展，信息技術在人事檔案管理方面發揮了巨大的作用，許多用人單位企業已逐步建立電子檔案，并且創建出人事檔案管理數據庫。數據庫的使用使檔案管理更加規范科學，在檔案查詢，移交等方面有許多優勢，提高工作效率。計算機技術在各行業中的運用越來越普及，利用計算機技術，加強人事檔案管理，從而加快電子信息化檔案管理的實現。

三、結束語

石油企業的人事管理是各項管理的先決條件，隨著經濟的高速發展，人才的有序流動符合工業社會的要求，也增加了檔案管理的難度，人事管理工作是一項專業性比較強的工作，要在實際管理中對出現的新問題不斷分析解決，使石油企業做強做大，使其承擔企業和社會的責任，推進社會經濟的可持續發展。

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