6S管理與檔案管理工作的契合

王永金

摘 要：本文通過對6S管理介紹，從檔案管理的角度看6S管理的具體內(nèi)容，闡釋6S管理與檔案管理工作的契合之處。在已有的案例基礎(chǔ)上進(jìn)一步證實(shí)6S管理能同時推動業(yè)務(wù)工作與檔案工作。

關(guān)鍵詞：6S管理；檔案管理；工作契合

一、6S管理與檔案管理工作的內(nèi)涵

“6S管理”是現(xiàn)代有效的現(xiàn)場管理理念和方法，包括整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke）、安全（Security）6個要素，因其日語的羅馬拼音均以“S”開頭，因此簡稱“6S”。6S管理主要是提高效率，保證質(zhì)量，使工作環(huán)境整潔有序，預(yù)防為主，保證安全。6S本質(zhì)是一種執(zhí)行力、強(qiáng)調(diào)紀(jì)律性的企業(yè)文化，能為其他管理活動提供優(yōu)質(zhì)的管理平臺。

檔案管理工作，是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，提供檔案為社會服務(wù)的一項(xiàng)工作，包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和利用等環(huán)節(jié)。其特點(diǎn)包括檔案資源的緩慢性、管理過程的階段性、對答案形成者的依附性和對社會的封閉性。隨著檔案工作逐漸被人們所重視，檔案工作也在不斷的變化，尤其是在實(shí)踐中，能融合各種管理理論與原則，促進(jìn)檔案工作不斷進(jìn)步。

二、6S管理與檔案管理工作的契合

6S管理源于企業(yè)的現(xiàn)場管理，通過了解6S管理的具體內(nèi)容，再結(jié)合檔案日常管理工作，將6S管理理論與實(shí)踐融合到檔案工作中，有利于提升檔案管理工作效率和檔案價值。

（一）整理（SEIRI）——將工作場所的任何物品區(qū)分為有必要和沒必要的

在行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位管理中，形成的文件在使用后有部分進(jìn)行歸檔管理活動。對于沒用的文件或物品，應(yīng)及時整理。所以，這個整理的過程就是檔案“價值鑒定理論”的參與環(huán)節(jié)。只有熟悉基本的業(yè)務(wù)流程，才能充分結(jié)合“價值鑒定理論”，對要?dú)w檔的文件材料進(jìn)行判定。唯有這樣，才能避免一些沒用的文件或物品因占用過多的空間而浪費(fèi)人力、物力和財力。

（二）整頓（SEITON）——把必要用的物品依規(guī)定位置擺放，并加以標(biāo)識

對于企業(yè)的現(xiàn)場管理來說，其目的很明顯。而聯(lián)系檔案工作，可以發(fā)現(xiàn)有共同之處，這正是檔案管理工作業(yè)務(wù)的上架和保管活動。文件檔案進(jìn)行基本的整理后，要將其放到專門的庫房中。其擺放位置，直接影響利用時的尋找時間，因此，有序的擺放和整齊的工作環(huán)境，有利于檔案工作效率的提高。

（三）清掃（SEISO）——將工作場所內(nèi)的地方清掃干凈，保持工作環(huán)境干凈、亮麗

該環(huán)節(jié)在檔案管理工作中，與其它的管理一樣，都是對所在環(huán)境的衛(wèi)生進(jìn)行保潔管理。無論是人員工作場所，還是存放文件檔案等物品的庫房來說，干凈整潔的環(huán)境，有益于身心愉快和健康。有關(guān)心理學(xué)研究得出，環(huán)境能對人的情緒產(chǎn)生作用，整潔干凈的環(huán)境能帶給人舒適，在工作時的情緒也會高漲；因此、對檔案管理來說，這是必不可少的環(huán)節(jié)。

（四）安全（SECURITY）——重視成員安全教育，時刻保持安全第一觀念，防范于未然

安全是生活中需要注意的一個問題。從人身安全，到物品安全，再到信息安全等。安全問題無處不在。對于檔案來說，它的內(nèi)容承載了很多的歷史記錄，特別是國家和企業(yè)，國家秘密和商業(yè)秘密更是關(guān)系到全局利益，而信息類的安全問題，已成為社會重視的問題之一。當(dāng)然、對于檔案管理者來說，保護(hù)生產(chǎn)環(huán)境是它們實(shí)體及場所的安全問題。

（五）清潔（SEIKETSU）——將整理、整頓、清掃進(jìn)行到底并制度化，保持環(huán)境外在美觀的狀態(tài)

這個清潔環(huán)節(jié)，在具體的6S管理活動中扮演了重要的角色，是對前面環(huán)節(jié)的一個總括。根據(jù)其具體的含義，對于文件檔案管理活動就是制定標(biāo)準(zhǔn)，更是制定文檔管理制度，使各個環(huán)節(jié)能有序進(jìn)行。無規(guī)矩不成方圓，只有對常發(fā)生的事讓其有制度可以根據(jù)，便于管理，才能維持更好的狀態(tài)。

（六）素養(yǎng)（SHITSUKE）——每位成員養(yǎng)成良好的習(xí)慣，并遵守規(guī)則做事，培養(yǎng)積極主動的精神

在檔案管理中，對工作人員的素質(zhì)要求越來越高，而現(xiàn)實(shí)中很多單位都是一些兼職或一些特殊安排的人員從事檔案工作。隨著國家檔案館對外開放的進(jìn)度，高素質(zhì)的專業(yè)人士需求加大。對于一些大型企事業(yè)單位，對檔案管理的工作人員重要性的意識逐漸加深。懂制度、團(tuán)隊(duì)精神強(qiáng)的專業(yè)人員更能勝任。對那些在校受過高等教育的精英，在從事對口工作時，積極主動、言談舉止間更顯露出我們的高素質(zhì)。

三、企業(yè)中推行6S檔案管理的案例分析

國內(nèi)一些大型的企業(yè)中，在90年代便開始關(guān)注6S管理。進(jìn)入21世紀(jì)后，管理中應(yīng)用6S管理的企業(yè)也多了。比如華潤，6S管理使華潤集團(tuán)成為國有控股公司的成功典范。華潤集團(tuán)通過6S管理體系建立起“財務(wù)集權(quán)式”的總部管控模式，構(gòu)建出集團(tuán)戰(zhàn)略制定、落實(shí)、執(zhí)行與監(jiān)控的管理系統(tǒng)，形成了集團(tuán)6S管理體系循環(huán)流程，加強(qiáng)戰(zhàn)略協(xié)同，并在戰(zhàn)略實(shí)施與經(jīng)理人考核之間建立起有機(jī)聯(lián)系，優(yōu)化了評價體系，從而增強(qiáng)了集團(tuán)控制能力和戰(zhàn)略執(zhí)行力。

適用于企業(yè)管理活動的6S管理活動，同樣適用于檔案管理。在《6S讓檔案工作插上翅膀》一文中，作者曾簡潔的介紹過檔案工作中應(yīng)用6S管理，能使原有工作做得更好。對于作者所在單位（火箭技術(shù)研究院）適用6S管理與檔案管理工作相結(jié)合后，其效果表現(xiàn)在各單位檔案庫房的標(biāo)簽更大、檔案碼整齊、各類物品井井有條，同時、提高了檔案工作內(nèi)在質(zhì)量，檔案案卷質(zhì)量更標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，檔案人員服務(wù)水平更好、服務(wù)熱情更高。

綜合以上敘述，事實(shí)證明，6S管理工作是提升檔案部各項(xiàng)工作的助推器，也是“6S”精神所在。在企業(yè)中，檔案工作的推行將伴隨著其他工作的6S管理同步進(jìn)行，因此、該組織單位的文檔管理能很好地為本單位甚至社會使用服務(wù)，創(chuàng)造更大的價值。認(rèn)真做好6S管理，提高效率、完整資料，便于數(shù)據(jù)的清理和排查，這是6S工作的目的，也是我們的工作目的。今后，檔案部將以6S工作為契機(jī)，不斷提升業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，為我所的跨越式大發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]薛四新等.現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2007.