探討電子公文的規范化使用與管理

王莉

摘 要：隨著科學技術的不斷發展，辦公中產生的公文也逐漸實現了電子化管理模式，但就當期電子公文使用與管理現狀來看，其在實施管理工作的過程中仍然存在著某些不可忽視的問題，因而在此背景下，要求當代公文管理部門應依據當前工作開展中存在的問題來不斷完善公文管理手段，繼而形成規范化的公文管理方法。本文從當前電子公文使用與管理中存在的問題分析入手，并詳細闡述了完善電子公文使用與管理規范性的措施。

關鍵詞：電子公文；規范化；管理

公文管理水平間接的影響著單位的發展，因而在此背景下，要求各單位在發展的過程中應提高對其的重視程度，且應通過加密信息傳遞過程的方式來提高電子公文管理水平，且規范相關工作人員對其的使用行為，達到最佳的管理狀態，并由此提高電子公文安全性。以下就是對電子公文的規范化使用與管理的詳細闡述，望其能為當前單位的穩定發展提供有利的文字參考。

一、當前電子公文使用與管理中存在的問題

（一）缺乏安全保存環境

就當前電子公文管理現狀來看，其在實施管理工作的過程中仍然存在著缺乏安全保存環境的問題。與傳統公文管理形式相比，電子公文的獨特性表現在其以虛擬載體的形式存在網絡環境中，因而其存儲過程中所產生的安全性問題即引起了人們的關注。但由于網絡具備開放性等特點，因而在一定程度上影響到了電子公文管理的安全性。而安全問題發生的主要原因歸咎于電子公文管理人員在實際工作開展過程中存在著使用行為不規范的問題，繼而導致電子公文在不安全網絡傳輸環境中出現公文信息泄露等現象。

（二）使用人員缺乏安全意識

在當前電子公文使用與管理中仍然存在著使用人員安全意識薄弱的問題，而導致其問題發生的原因主要歸咎于其使用行為的不規范及公文管理部門對其使用安全性宣傳力度不足。為此，公文管理部門在實施電子公文管理工作的過程中應定期安排電子公文使用人員參加專業化的培訓，繼而促使其在培訓過程中能提高自身電子公文安全使用意識，且在實際使用過程中規范自身操作行為，避免信息泄露現象的發生影響到電子公文的真實性及完整性。

二、完善電子公文使用與管理規范性的對策

（一）防止傳遞過程中的改寫

在電子公文管理中為了提高整體管理水平，要求單位在實施電子公文管理工作的過程中應采取相應措施防止傳遞過程中的改寫，對于此，首先要求管理人員在實際工作開展過程中應將電子公文設置為“只讀”狀態，以此來避免相關工作人員在應用電子公文信息過程中不規范操作行為的發生影響到電子公文信息可信度。其次，在電子公文傳遞過程中應賦予用戶讀取信息權利，同時應禁止其對電子公文進行修改及復制等，繼而避免電子公文信息遭到泄露。再次，為了確保電子公文信息的真實性及原始性，要求管理人員應對用戶的信息進行核查，以此來避免電子公文管理網站遭到不法分子的攻擊影響到整體管理水平。

（二）加密信息傳遞過程

在電子公文使用與管理過程中加密信息傳遞過程中也是非常有必要的，其可保障信息的完整性。電子公文應用已經涵蓋政府部門、企事業單位之間辦公、信息交流和面對公眾的信息服務三大方面。因而在此背景下保障電子公文信息傳輸的原始性是至關重要的，為此，要求電子公文管理人員在實施管理工作的過程中應采用適宜的加密方法來對信息進行加密，由此避免在信息傳遞過程中出現信息泄露等相關問題。此外，在對信息傳遞進行加密的過程中要求管理人員在實際工作開展過程中應將數據、文件、口令及控制信息納入到加密范圍內，以此來保障公文信息加密性，且提高電子公文管理安全水平。另外，在電子公文信息加密過程中應強化對常規密碼算法及公鑰密碼算法的應用，最終達到信息安全傳遞的目標[2]。

（三）完善電子公章保護措施

在電子公文使用與管理過程中對電子公章保護措施的實施提出了更高的要求，為此，要求用戶在對電子公文進行使用前應利用電子簽名技術來驗證自身身份，繼而再展開電子公文信息查閱行為，由此避免不法分子對電子公文內容進行篡改。其次，在電子公章使用過程中要求相關工作人員應為電子公章加蓋專用密碼，繼而避免其遭到不法分子的違法使用影響到電子公文內容的保密性。此外，在電子公章使用過程中做好相應的日記記錄也是非常重要的，其可全面了解到電子公章使用情況，且在出現電子公章使用錯誤行為時，及時對其展開糾正[3]。

三、公文管理部門如何實現有效管理

為了達到公文管理部門有效管理目標，要求其在開展管理工作的過程中應依據自身電子公文管理現狀構建相應的管理機制及管理細則，繼而促使管理人員在良好的制度環境能規范自身操作行為，達到有效管理狀態。其次，公文管理部門在實施管理工作的過程中應構建相應的監督機構，繼而對公文管理人員實施實時監督，最終達到良好的管理狀態。此外，公文管理部門在實際工作開展過程中應充分發揮現代化科學技術功能，構建相應的信息反饋平臺，就此推動公文管理部門朝著更為科學化的管理方向

發展。

四、結論

綜上可知，當前電子公文使用及管理的過程中仍然存在著某些不可忽視的問題，但是由于其管理水平決定著電子公文傳輸系統信息傳遞的安全性，因而要求管理人員在實施管理工作的過程中應通過完善電子公章保護措施、加密信息傳遞過程及防止傳遞過程中的改寫等途徑來提高電子公文傳輸的安全性。此外，由于電子公文管理對管理人員管理管理水平提出了更高的要求，因而相關工作人員應必須提高自身安全管理意識。

參考文獻：

[1]陳暉.基于工作流的高校電子公文流轉系統設計與實現[J].電腦知識與技術，2014，34（15）：3528-3530.

[2]陳曉暉.電子文件中心：路在何方——電子文件文檔一體化管理機構構想[J].檔案學研究，2011，15（05）：57-65.

[3]陳曉暉.電子公文：能走多遠——我國電子公文檔案管理五大問題剖析[J].檔案與建設，2012，14（08）：10-13.