淺析文書檔案的整理與保管方法

盧紅梅

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益發(fā)展的當(dāng)今社會，做好文書檔案的整理與保管工作尤為重要。舊的整理與保管方法出現(xiàn)了一些弊端，影響了工作效率。就此，本文從文書檔案整理保管的大背景、人員素質(zhì)對相關(guān)工作的影響方面做了淺析，并且著重分析論述了文書檔案的整理與保管的具體做法。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；特點

一、文書檔案管理工作的特點及重要性

（一）文書檔案管理的特點

1.保密性：因為檔案涉及的信息量特別大，大部分都是對一些重要信息進(jìn)行歸檔。其中不少信息在一定時期和階段是不宜公開的，特別涉及到一些核心機(jī)密更有嚴(yán)格的規(guī)定和要求，所以檔案管理工作具有保密性。

2.安全性：檔案管理工作無小事。無論是在檔案的查閱使用上，還是在建立檔案的過程中，都需要建立嚴(yán)格的規(guī)章制度并不折不扣地執(zhí)行，才能確保它的完整和安全。

（二）文書檔案管理的重要性

1.為企業(yè)或單位正確決策提供經(jīng)驗或借鑒

由于檔案中所記錄的內(nèi)容都是是人們走過來留下的腳印，是對歷史的客觀記載和反映，既包括發(fā)展過程的優(yōu)秀成果和成功經(jīng)驗，也有對往事的深刻反省和教訓(xùn)。但“溫故而知新”，“前事不忘，后事之師”。這就為企業(yè)或單位決策提供了很好的經(jīng)驗或借鑒，避免再走彎路或少走彎路。

2.為企業(yè)或單位繼往開來提供條件

任何企業(yè)或單位的發(fā)展都有它自身的過程和規(guī)律，有它的連貫性和延續(xù)性，需要承前啟后、繼往開來。文書檔案管理工作為企業(yè)或單位的發(fā)展提供了最完善的系統(tǒng)資料，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定科學(xué)發(fā)展的最好參考資料和基礎(chǔ)。

二、文書檔案整理保管方法創(chuàng)新的必要性

目前的檔案整理與保管工作勢必要順應(yīng)時代的要求。因為現(xiàn)階段保管與整理的方法還相對落后，這樣就使得工作的效率偏低。同時，在經(jīng)濟(jì)體制改革的大背景下，文書檔案的整理與保管工作所面臨的諸多問題暴漏無疑。所以整理與保管方法的變革與創(chuàng)新就是新的趨勢。

（一）現(xiàn)代管理技能必須得到有效應(yīng)用

社會進(jìn)人了信息化時代，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求各項工作都適應(yīng)其內(nèi)外環(huán)境。在數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)社會里，文書檔案的管理方法若能和飛速發(fā)展的計算機(jī)技術(shù)有效的結(jié)合，勢必會提高工作的效率，達(dá)到預(yù)期的效果。在對文書檔案進(jìn)行整理的過程中，需要注意采取合適的辦法給檔案進(jìn)行分類處理，并充分利用現(xiàn)代先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，以此來提高工作效率。而且，將現(xiàn)代檔案管理技術(shù)應(yīng)用在文書檔案管理工作中，也是未來文書檔案發(fā)展的主要方向。

（二）現(xiàn)代整理手段必須得到有效應(yīng)用

就日前來看，計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用大大的提升了工作的效率，文書檔案的整理與保管工作也不例外。這項工作中對計算機(jī)的運用較以前來說是一項重大的突破。打破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案的整理方法，避免了工作強(qiáng)度大，效率低的缺陷。運用計算機(jī)對檔案進(jìn)行整理就會達(dá)到事半功倍的效果。

三、如何做好文書檔案的整理工作

（一）分類方法

文書檔案工作中最常見的三類分類方法，主要分為：年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法。

1.年度分類法就是根據(jù)形成和處理文件的年度，是通過將全宗內(nèi)的所有文書檔案按照時間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行逐步區(qū)分，通過形成年限逐次排開。運用年度分類法，要求根據(jù)文件的準(zhǔn)確日期將文書檔案進(jìn)行歸納，并且注明其形成的實踐，這是確保分類質(zhì)量和效率的關(guān)鍵，同時也是在當(dāng)前實際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施。

2.組織機(jī)構(gòu)分類法就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類。它以立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，按不同的機(jī)構(gòu)分別設(shè)置類目。

3.問題分類法就是按照文件內(nèi)容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個類別。

（二）檔案裝訂

檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個重要環(huán)節(jié)。一般說來，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復(fù)和請示可以合并歸成一件，如果頁數(shù)太多當(dāng)然可以分成兩件或者多件。

（三）檔號章與頁碼編寫

檔案管理中章與頁碼編寫是最細(xì)微繁瑣的上作之一，頁碼編號的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。所有文件的右上部位應(yīng)當(dāng)加印檔號章，檔號章上填寫檔案內(nèi)容，內(nèi)容包括檔案號碼、所屬年份、機(jī)構(gòu)代號、問題代號、保管時限、館編件號等項內(nèi)容。重點應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)檔案號碼的填寫，按照分類標(biāo)準(zhǔn)的不同，檔案號碼要從分類、保管時限的低級順序向高級順序依次進(jìn)行。

四、如何做好文書檔案的信息保管工作

通過計算機(jī)系統(tǒng)輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應(yīng)用的是抽詞比較法。抽詞比較法可以按照不同的時間按照批次處理。當(dāng)然進(jìn)行這種方法的時間比較靈活，可以根據(jù)工作的進(jìn)度來實施，可以隨時辦理，不局限于哪個月或者哪天。首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納人索引表，其中包括文件責(zé)任人、內(nèi)容、種類等等。這個過程可以有主要和次要之分。按照一定規(guī)范要求給每個詞條打分，把其余的詞條錄人到計算機(jī)數(shù)據(jù)庫，歸之為自學(xué)習(xí)系統(tǒng)，形成后各建詞表。其次，根據(jù)不同的要求，對文書檔案的文件格式進(jìn)行不同的設(shè)置。

五、結(jié)論

新時期企業(yè)核心競爭力的提高與簡單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業(yè)的工作進(jìn)程。因此，相關(guān)工作人員必須提高工作意識，轉(zhuǎn)變陳舊觀念，勇于大膽創(chuàng)新，積極投人實踐。充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源。把新時期文書檔案的整理與保管工作推向新臺階。

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