高等院校教學秘書的管理能力及業務素質

姚紅艷

[摘 要]教學秘書是高等院校教學管理的最基層工作人員。隨著高等院校招生規模的擴大以及教學制度改革的推進，信息化、現代化的教學管理因時代而發展，教學秘書工作也成為教學管理工作中的重要環節。應該探討如何促進并改善教學秘書的教學管理能力和教學秘書應具備的業務素質，從而更好地促進教學質量的提升，保障學校教學秩序有序運轉。

[關鍵詞]高校教學；管理人員；教學秘書；管理能力；業務素質

[中圖分類號] C931.46-4 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2016）02-0183-02

高等院校的教學管理工作人員是教學管理的基礎，是高等院校教學管理、教學實施和教學評價的直接參與者、執行者、組織者和協調者。在這一系列管理過程中，教學秘書是極其重要的。教學秘書不僅是教務部與各系部之間的橋梁，也是系部與教師、教師與學生、學生與系部之間聯系的紐帶[1]；其工作能力和業務素質極大地影響著高等院校教學管理秩序和教學質量。因此，在高校信息化、現代化高速發展的時期，教學秘書的教學管理能力和業務素質，對提高高校教學管理質量、推進高校教學改革進程等方面都具有深遠而重大的意義。

一、教學秘書的定義以及教學秘書在教學管理工作中的作用

（一）教學秘書的定義

教學秘書是指中國某些高等學校設立的協助系主任或副系主任進行系教學管理工作的人員，他們接受教務處的業務指導，為師生服務[2]，簡稱為“教秘”。

（二）教學秘書在教學管理工作中的作用[3]

1.輔助作用。教學秘書是最基層的教學管理人員，既要配合教務處做好日常的教學工作，也受到系主任的直接領導，在工作中服從系主任的安排。所以，教學秘書在整個教學管理過程中既是實施者又是輔助者。2.紐帶作用。教學秘書不僅是教務處和院系之間溝通的紐帶，也是學院和系、師生之間聯系的橋梁，具有上傳下達、溝通協調的重要作用。

二、教學秘書的教學管理能力培養

教學工作是高等院校工作的首要任務。教學管理工作是高等院校教學管理的重要環節，也是高校工作的核心內容。作為基層管理人員，教學秘書起到承上啟下的作用，其管理能力決定著教學管理的質量。

（一）不斷學習，增進知識，提高教學管理能力

教學秘書通過日常細致的教學管理工作，積累工作經驗，提高工作能力；強化與各系部教學管理人員的學習和交流，在不斷提高自己管理能力的同時還要不斷學習現代基礎管理的理論知識，如教育學、管理學、信息科學等，學習應用計算機的能力，熟練掌握各類辦公軟件的使用技巧，用知識武裝自己，逐漸提高自身的管理能力。作為系部、教師、學生之間聯系的橋梁，教學秘書還需要熟知學校制定的各項管理方針、政策、計劃、規范，以更好地為全院師生服務，提高高校的管理形象。

（二）加強組織協調、統籌兼顧的能力

在教學管理工作中，教學秘書需要增加自己組織工作、協調工作的能力，從管理工作全局出發，點面結合，將系部工作、學生工作等各工作系統單位元看作一個有機整體，統籌兼顧各單位元的需求，以提高教學管理工作效率。另外，教學秘書應該清楚自己的管理職責范圍，根據教學計劃制訂教學管理工作計劃，理清管理事務的輕重緩急，統籌安排，完成教學管理工作。

（三）提高溝通協調能力

溝通協調能力是教學秘書管理工作能力的基礎，是教秘應該具備的素質。在實際教學管理工作中，高校與外校管理職能部門，校內上級教學管理部門，系部內管理人員、教師、學生等均需要教學秘書一一溝通、一一協調，這樣才可以確保各項教學管理工作的正常運行。在教學管理工作中，教學秘書還要充分發揮自己的橋梁紐帶作用，加強溝通能力，將遇到的問題及時反映給領導，整理反饋信息，第一時間向教師、學生準確傳達領導的意見，做到工作心中有數，步調保持一致，嚴格把握原則，不越權、不越位、不錯發信息，協調好各項管理工作。

（四）加強語言表達能力

教學秘書僅有協調能力還不夠，還得在語言表達方面注重技巧，也就是說要加強語言表達能力。在工作中，教學秘書要做到語言簡明扼要、行為措辭得當、表達意思清楚，如制訂教學計劃、調整發放課時表、預訂教材、管理學籍、組織考試等工作，均需要和工作對象反復磋商、協調，避免各種矛盾產生，使教學管理工作得以順利進行。

（五）加強管理創新意識，提高管理創新能力

隨著高等院校規模的不斷拓展，高校招生規模也在不斷擴大，教學管理質量要求因此越來越高。教學秘書應具有豐富的想象力、創造力，與時俱進，完善自己，結合自己工作的實際情況，積極思考和努力探索教學管理的新途徑、新方法，在教學管理工作中不斷發現問題、研究問題、解決問題，堅持創新精神，進一步提高創新能力。

三、教學秘書工作的業務素質培養

教學秘書的工作繁瑣、細致，在現代化、信息化日益完善的高等院校管理工作中，高校教秘如果僅憑一股工作熱情或經驗，顯然已經不能適應或者勝任日常教學管理工作。因此，新型管理模式對教秘的社會交際能力、心理素質以及業務素質提出了更高的要求。

（一）教學秘書應具備良好的政治思想覺悟以及責任感、事業心和敬業精神

教學秘書必須具備良好的政治思想覺悟，熱愛黨的教育事業，實事求是，具有嚴格的組織紀律和大局觀念。教學秘書的工作繁雜且瑣碎，在管理工作中需要多個工作對象協同完成。這就要求教學秘書要有高度的責任心，始終堅持和遵守學校的規章制度，按章程辦事；辦事時要細心、耐心，不急不躁，把教學工作當作一份事業，要具有高度的敬業精神。

（二）教學秘書應增強服務意識，加強個人修養，培養良好的職業道德

在教學管理工作中，教學秘書頭腦要冷靜理智，心態要積極向上，服務要熱心周到，態度要和藹可親，努力培養自己良好的心理素質，提高個人修養；在教學管理工作中，教學秘書的工作要以教師為主導，以學生為主體，以期為師生提供更為優質的服務，促進教學質量的提升。在實際工作中，教學秘書更應該嚴于律己、嚴謹求實、無私奉獻，積極發揮工作的主動性、能動性和創造性，樹立正確的人生觀和價值觀，培養良好的職業道德。