干部人事檔案信息化管理的問題及措施研究

陳文美

摘 要：隨著我國知識經濟的蓬勃發展和干部人才頻繁的流動，各個人事單位的檔案管理工作需要根據時代的要求建立信息化的管理系統。但是我國干部人事檔案信息化管理才剛剛萌芽，還存在較多的問題。因此，本文旨在探討干部人事檔案信息化管理中存在的問題，以及處理該些問題的措施，希望能夠幫助到干部人事檔案管理人員，建立信息化管理。

關鍵詞：干部；人事檔案；信息化管理；問題；措施

隨著知識經濟蓬勃和社會政治建設的發展，造成近年來越來越頻繁的干部隊伍人才流動，因此對干部人事隊伍的改革也需一同進行。特別是檔案新管理上運用信息化技術，使得我國檔案管理工作進入一個新的時代。我國的政治建設和社會影響與干部人事有著相當密切的關系。因此，對于干部人事檔案信息化管理的實施刻不容緩，只有改變落后的干部人事檔案管理，才能更好地輔助社會政治的發展。

一、干部人事檔案信息化管理的意義

1.使人事檔案管理工作更加高效快捷

不斷擴張的人事隊伍和大幅度增加的人才流動率，增大了人事單位管理工作的需求，簡單的檔案管理工作不能夠滿足其要求。隨著信息科技的飛速發展，檔案信息化管理有新的手段和條件，提供這一手段和條件的基礎便是科技的發展和計算機的開發應用，現代化計算機手段能夠幫助人事干部實現信息化管理，幫助建立人事檔案信息系統，使干部人事檔案數據庫得到完善。

2.使人事檔案信息長期保存、轉移和共享

傳統干部人事檔案的儲存方式都是紙質稿，翻閱、檢索和查詢都會對紙質檔案造成損害，所以并不能長期保存紙質檔案。干部隊伍人員的增加，也會導致轉移和搬遷過程中出現丟失的情況，流失一些重要的信息。對干部人事檔案進行信息化管理，可以將檔案數據儲存在計算機中，檢索和查閱都由計算機軟件處理，不會損傷人事檔案，能夠長期保存人事檔案。

二、干部人事檔案信息化管理的現狀

1.陳舊的管理觀念和方式

人事檔案管理具有專業性，在未出現和普及計算機和檔案管理的專用軟件時，需要進行傳統的檔案管理。傳統檔案管理有相當大的工作量，需要人工收集和編制檔案，檔案材料每年都不同，手工書寫、裝訂、裁剪這些信息需要檔案人員，同時也必須具備兩大要求：極好的耐心和細致的工作。但是如今檔案用戶需求不斷增加，傳統檔案的管理觀念和方法已經無法適應當下的社會要求。

2.資源共享程度低，有著很低的檔案利用率

雖然計算機已經普及大部分的干部單位，但是陳舊的檔案管理硬件設施和信息系統軟件無法提升干部人事檔案信息化的水平，導致其停留在最初的階段，僅能夠提供目錄存儲和檢索，并且干部人事檔案信息化管理的統一管理和統一標準，是現階段干部單位所缺乏的。各事業單位和部門都缺乏溝通，雖然有較多的檔案管理軟件，但是缺乏統一規劃去建立數據庫，各單位的檔案信息管理系統存在兼容性差這一缺點，導致數據共享難以實現，這使干部人事信息化的發展受到一定程度的限制[1]。

3.數據庫信息水平低

檔案全面、準確、客觀反應每一位干部的真實情況，是干部檔案管理工作中一項重要標準。現在很多部門缺少強有力的機制來規范人事檔案管理，有部分檔案信息管理人員只簡單地錄入干部的一些基本數據，不能完善干部的數據，有時為了減少時間和精力的耗費，會按照職工自己所填寫的情況錄入資料，沒有核實真實情況便錄入資料，導致出現數據不準確的情況。另外，隨著越來越頻繁的干部流動，沒有及時更新很多材料，出現數據庫信息水平低的情況[2]。

三、干部人事檔案信息化管理的解決措施

1.建立完整的干部人事檔案數據管理系統

建設檔案數據管理系統，必須借助信息化的操作平臺，因此要更新各類操作設備。建立完整數據管理系統中的重要環節之一便是升級軟件系統，包括信息接收、信息儲存、信息利用及信息傳遞在內，才能被稱為一體的、科學的、完整的人事檔案管理系統。同時也是建立信息庫最為核心的部分，組織和部門管理上的全部數據，都要包含在內，使檔案信息的利用率得到提高，能夠重復使用人事檔案信息，一定程度和范圍內，能夠對人才信息資源實現共享。

2.各部門溝通需加強，實現資源共享

干部人事檔案管理的每個環節，都要涉及很多部門。因此加強各部門的溝通協調，能夠規范干部人事檔案資料。建立檔案信息數據庫是實現干部人事檔案信息共享的核心任務，這需要各部門能夠有效整合本部門的人力、物力和財力，使數據具有全面性、完整性和準備性，并且數據都需要基于現實情況，使數據信息的質量和水平都得到提高。另外，網絡優勢必不可少，將信息中心作為樞紐，將信息分等級開放，使得在一定范圍內實現數據的共享。

3.干部人事檔案信息的安全要保障

在軟件儲存和網絡傳遞的過程中，要確保干部人事檔案信息不能外露，提高人事檔案服務。需要注意非法用戶進行非法竊聽，防止出現信息泄露的情況。強制身份認證、防密碼偷竊等，有效實施用戶的安全管理。保護人事檔案信息資源，還可以采取隔離等方法，一旦發現用戶越權操作或實施非法操作，需要立即進行制止，嚴厲打擊非法操作。

4.轉變陳舊觀念，提高人事管理水平，加強領導

人才工作的重要組成部分之一便是人事檔案工作，能夠幫助人事部門進行人才選拔，想要了解干部各時期的表現可以通過查閱干部檔案得知，能夠歷史地、全面地觀察干部檔案。干部檔案管理好、用好具有十分重要的意義，人事檔案管理工作要被各單位的領導重視起來，使其基本設施得到完善，能夠有專用的檔案庫房、專業裝具等。同時，人事檔案管理的各項制度也需要得到建立和健全。

5.人事檔案的信息開發工作要做好

不斷深化的人事制度改革，人事檔案除了能夠確保對工資制度改革等滿足，還能夠幫助用戶了解基本情況、專業特長等，為用戶選拔專業人才。為了使人才選拔工作服務能夠更好地進行下去，在干部檔案管理工作中充分使用計算機是必不可少的。干部檔案數據庫的建立、完善以及及時更新都離不開計算機，干部人事檔案信息的信息化管理能夠保證干部信息的時效性、真實性和準確性，使干部方案的使用效率得到提高[3]。

結束語：

綜上所述，隨著人事檔案管理的不斷發展，人事檔案管理信息化是社會的必然趨勢，所以在建立人事檔案管理信息化中也會出現一些問題，解決這些問題尤為重要。建立和完善干部檔案管理信息化系統，能夠使各部門實現資源共享，另外信息的安全也能夠得到保障，幫助我國干部人事檔案管理信息化工作能夠更快的走上規范化、法制化和科學化的道路[4]。

參考文獻：

[1]敖雪婷，干部人事檔案信息化管理的制約因素及對策[J]. 中國管理信息化，2015（14）：196-196.

[2]張杰，干部人事檔案管理的現狀及對策研究[J]. 辦公室業務，2018，No.296（15）：139-140.

[3]劉紅，高校干部人事檔案管理工作存在的問題及對策[J]. 邊疆經濟與文化，2015（11）：119-120.

[4]汪瑋，新形勢下強化干部人事檔案信息化管理的方法研究[J]. 魅力中國，2014（15）：276-276.