數字化校園應用系統建設新思路探究

朱蘭　張曉焱

摘要：數字化校園在很多高職院校中已經建設完成，但真正切合學校實際能用起來的不多，多數都采用單業務系統運作，然后進行數據交換。文章以南京交通職業技術學院的數字化校園建設為例，通過各種流程讓教職工和學生可以真正地使用系統。

關鍵詞：數字化校園；應用系統；流程

數字化校園是以數字化信息和網絡為基礎，在計算機和網絡技術上建立起來的對教學、科研、管理、技術服務、生活服務等校園信息的收集、處理、整合、存儲、傳輸和應用，使數字資源得到充分優化利用的一種虛擬教育環境。數字化校園建設一直是個熱門話題，最近很多高職院校覺得數字化校園提法有點過時，將目標定位在智慧校園上，但是筆者經過大量的調研發現，高職院校數字化校園建設真正切合學校實際建設的不多，采用單業務系統運作的不少，業務流程變成了切合產品本身，信息數據部署分散，資源利用率低下，“信息孤島”突出，通過數據交換進行“數據共享”，問題不少。南京交通職業技術學院的數字化校園建設就是通過各種流程讓教職工和學生真正將系統用起來。

1 學校數字化校園建設任務

南京交通職業技術學院數字化校園建設從2013年9月開始建設，其主要任務是淡化單個的業務系統，從3個維度分解業務流程：管理者、教職工、學生。整個學校數字化校園建設任務是：（1）建立一個標準規范體系：建立一個符合國際、國家、教育部和行業標準的，符合學校實際、能夠規范學校各類應用長期建設的標準規范體系。為各個系統定義統一的標準，包括信息標準、編碼標準、管理規范、實施規范、維護規范等，提供日常運維服務，是保障數字化校園系統規范、可靠運行的支撐體系。（2）建立一個共享數據庫：建立一個涵蓋數字化校園應用業務和與之關聯的其他業務數據信息于一體的基礎共享數據庫平臺，對數字化校園中的各種結構化數據，包括數據庫、數據倉庫、數據集中的數據進行統一的管理。（3）建立一個平臺：建立統一身份認證平臺，實現統一身份認證，提高數字化校園應用系統的安全性。

2 建設三大中心

（1）一站式服務中心：建立一個涵蓋各種數字化校園應用業務的集成系統，實現與教務、財務、固定資產等管理系統及未來應用系統的無縫集成，構建統一的管理信息系統和業務系統，整合全校各管理系統的數據與流程，為決策提供支持。

（2）教學資源中心：以教學資源為主線對學校的各種數字教學資源進行整合，以網絡化教學和數字圖書館應用系統為核心，整合教學資源、科研資源的制作、管理、發布及應用。

（3）校園服務中心：以校園一卡通及網絡基礎服務系統為核心，建設校園一卡通并實現與數字化校園核心平臺、圖書館的無縫對接，對全校的學生消費、校內服務整合和管理。

縱觀上述建設內容，就會發現業務系統建設是以流程為中心。流程中心是以工作流引擎為核心，從學校全局角度匯總了涉及學校運營管理的有關流程，是學校實現協同管理的基礎。通過完整的工作流系統，把學校的日常管理運營、服務支持和管理監督的制度要求“寫”入信息系統，使得信息系統能夠在正確的時間將正確的信息傳遞到正確的人，由流程驅動崗位與崗位之間協作完成運營管理工作，實現流程管理。通過工作流系統，學校教職員工可以在線處理日常業務流程。通過工作流系統，教職員工可以集中處理各相關業務流程。

（1）流程導航中心是從學校全局角度匯總學校各運營管理流程的流程網站地圖。通過導航中心，教職員工可以方便、快捷地找到各相關工作流程（見圖1）。

（2）流程處理中心為教職員工提供了處理流程的功能模塊，主要包括與教職員工相關的待辦的任務、發起的任務或參與的任務等。

（3）提供功能完善的工作流的管理和監控功能，同時更可對工作流的信息進行重新配置，如工作流設計監控，流程處理過程中對流程的流轉進行干預（或者叫任務的改派），工作流的終止等。

（4）在流程活動分析模塊，支持自動生成流程分析表，如總耗時分析、最大耗時分析等各種分析表，以圖表的方式展現性能，以直觀的形式讓管理者可以發現系統資源的利用情況，并通過圖表發現、排除問題，為優化學校流程執行效率提供支持。

（5）根據流程表單和審批節點，設置流程的告警或提醒信息，系統進行預警或催辦。預警及提醒方式包括：系統消息、短信提醒等。

（6）在工作流中設定異常指標和異常管理機制，當異常指標達到閥值就可以啟動相應流程或知會相關人員，在日常管理中盡量做到防范異常情況的發生，提高發現異常情況及進行應急處理的能力。

由于學校的黨政部門、行政機構、后勤服務集團、財務部門等與學校各學院之間均有聯系，因此信息平臺可以建立各學院內部與各部門之間的溝通平臺，方便重要問題的討論、上級對下級的工作匯報，從而提高高校數字化建設的管理效率。

一般一個學校的流程業務可以分為辦公、后勤、人事、學工、財務等幾大類，每一個大類和具體的業務流程根據其分管的職責范圍確定。辦公大類里面的業務流程又分為發文申請、部門通知發布、請示申請、會議室申請、派車申請等；后勤類則分為報修、報修投訴、采購申請、資產調撥、資產報廢申請；教學類分為調課、成績錄入、成績查詢、成績統計、圖書查詢等；人事類分為論文登記、科研申請、培訓登記、職稱評審等；財務類分為工資查詢、項目預算等。另外，在流程中需要處理的事情通過待辦事宜來處理。如一個部門的固定資產管理員想要進行資產調撥，其流程從二級資產管理員開始，依次經過調出部門負責人審批、調入部門負責人審批、調入部門資產管理員確認、后勤處審核并備案，其流程監控如圖2所示。

一般建設思路是按照各個業務系統建設，比如建設學工系統、教務系統等。但是在南京交通職業技術學院的建設思路中，則淡化系統的概念，強化流程的思想。系統是為職能部門、管理者服務的，這只是學校群體中的很少一部分人，大多數教職員工和學生面對的是各個流程，比如教師所涉及的流程大致分為：工資查詢、報銷（含出差、課題、項目等）、科研申報、科研結題、項目申報、項目中期檢查、項目結題、資產采購、資產報廢、報修、請假、申請選修課、成績錄入等。學生所涉及的流程可分為：請假、宿舍申請、選修課程、成績查詢、申請退學、醫保報銷、報修、補水補電、助學金申請、貸款申請、補助申請、離校申請等。這些流程其實屬于各個業務系統，但通過抽取出各個業務，教職員工只需要針對具體的業務進行辦理。目前整個學工系統所涉及的流程已經達到40多個，學生可以通過其門戶辦理相關業務（見圖3）。

3 結語

學校建設的統一流程中心以工作流引擎為核心，從學校全局角度匯總了涉及學校運營管理的有關流程，通過完整的工作流系統，把學校的日常管理運營、服務支持和管理監督的制度要求“寫”入業務平臺，使得IT系統能夠在正確的時間將正確的信息傳遞到正確的人，由流程驅動崗位與崗位之間協作完成運營管理工作，實現流程管理。通過工作流系統，學校各級員工可以在線處理日常業務流程。該平臺支持自動生成流程分析表，如總耗時分析、最大耗時分析等各種分析表，以圖表的方式展現性能，以直觀的形式讓管理者可以發現系統資源的利用情況，并通過圖表發現、排除問題，為優化學校流程執行效率提供支持。該流程中心平臺解決了學院信息流程不連續、多頭管理等問題。