電子公文處理系統(tǒng)在高職院校中的應(yīng)用及發(fā)展前景

陳黎

摘要：隨著計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用與發(fā)展，公文處理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為現(xiàn)實。文章從高職院校電子公文處理系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀出發(fā)，分析了存在的主要問題，并從統(tǒng)一平臺、安全技術(shù)、制度規(guī)范、人員素質(zhì)等方面對高職院校電子公文處理系統(tǒng)的未來發(fā)展進(jìn)行了展望。

關(guān)鍵詞：電子公文處理系統(tǒng)；高職院校；應(yīng)用與發(fā)展

高職院校的信息化起步較晚，截至目前，仍要較多高職院校的公文收發(fā)采用著傳統(tǒng)方式。隨之而來的，是紙質(zhì)檔案檢索難度大、儲存空間需求大、在保存和使用中容易損壞等問題。因此，在高職院校的公文流轉(zhuǎn)中使用電子公文處理系統(tǒng)，已成為必然的發(fā)展趨勢。本文主要結(jié)合目前高職院校電子公文處理系統(tǒng)使用的實際情況，分析其在高職院校環(huán)境中的發(fā)展前景。

1 電子公文處理系統(tǒng)的定義及作用

什么是電子公文？筆者認(rèn)為，電子公文就是應(yīng)用現(xiàn)代信息和通信技術(shù)，將公文工作通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行集成，用以代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)公文的數(shù)字化形式的、具有規(guī)范格式的公文電子數(shù)據(jù)。簡單地說，就是借助電子信息技術(shù)而進(jìn)行的公文活動。電子公文處理系統(tǒng)的核心在于以下3點：第一，對象數(shù)字化。就是將電子公文所涉及的如文本文件、圖形文件、圖像文件、聲音文件等所有事務(wù)，以及公文的構(gòu)成和表現(xiàn)形式全部數(shù)字化轉(zhuǎn)換。第二，過程網(wǎng)絡(luò)化。公文載體的交換方式、公文處理工作關(guān)聯(lián)的方式、工作責(zé)任傳遞的方式，全部都要通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。第三，工作整體性。在公文生存生命期的各個部分，內(nèi)容加工各個階段與環(huán)節(jié)都是不可分割存在的工作體系，可以繼承和共享每一個工作步驟的對象與成果。

計算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得高職院校的公文管理信息化成為必然趨勢。高職院校的電子公文處理系統(tǒng)，就是以院校之間及政府機(jī)關(guān)的相關(guān)工作文檔為對象，對工作流程進(jìn)行優(yōu)化管理，以此提高辦公效率的辦公自動化軟件。由此而誕生了如移動辦公、異地辦公、協(xié)同辦公等更加靈活方便的辦公方式，促使公文管理更加規(guī)范，催生文檔管理的信息化，提高辦公的工作效率，真正實現(xiàn)現(xiàn)代化辦公。

2 高職院校電子公文處理系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀

隨著計算機(jī)的廣泛應(yīng)用，電子文件開始出現(xiàn)。但是，絕大多數(shù)用戶對于電子公文是使用仍然僅局限于文字處理和簡單的表單打印，并沒有在工作中將其優(yōu)勢體現(xiàn)出來。就高職院校而言，部分院校基礎(chǔ)設(shè)施落后，沒有購置專門的存儲電子文件的設(shè)備，也沒有配備刻錄機(jī)、掃描儀、交換機(jī)等信息化設(shè)備。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠和文件管理人員的信息化意識不強(qiáng)，使得電子文件的管理難以取得實質(zhì)性進(jìn)展。

但是，最近幾年，隨著計算機(jī)技術(shù)尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、通訊技術(shù)等的飛速發(fā)展和應(yīng)用，尤其是我國“政府上網(wǎng)”工程的開展，極大地調(diào)動了政府機(jī)關(guān)、高校、企業(yè)信息化建設(shè)的積極性，絕大多數(shù)高職院校對電子公文管理也逐漸加以重視。在此背景下，通過統(tǒng)一辦公規(guī)范，改革傳統(tǒng)辦公模式，開展電子政務(wù)，使業(yè)務(wù)辦公、公文流轉(zhuǎn)和管理過程電子化、信息化，進(jìn)一步提高工作效率，降低行政成本，這無疑為辦公自動化的發(fā)展帶來了新的契機(jī)。

3 高職院校電子公文處理系統(tǒng)存在的主要問題

隨著新型文件形式在高職院校中的推廣應(yīng)用，大部分院校對電子公文處理系統(tǒng)有了更加深入的認(rèn)識，也使得該系統(tǒng)在高校中的使用更加普遍。但是，由于客觀和主觀上的原因，高職院校在電子公文管理系統(tǒng)的應(yīng)用上也存在以下一些問題。

（1）公文規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。由于電子公文在不同的高職院校和政府機(jī)關(guān)的處理上有差異，如文字編輯軟件不一致，容易使公文的文字格式多種多樣，造成不能統(tǒng)一接口，這使得電子公文在各單位之間的銜接有問題。

（2）自動化與手工操作存在矛盾。由于現(xiàn)行的手工公文處理方式運行已長達(dá)數(shù)十年，形成了一套完善的制度和約定俗成的工作方法，讓相關(guān)部門工作人員改變原有的公文處理方式和工作習(xí)慣，應(yīng)用計算機(jī)進(jìn)行公文處理，的確會使得一部分領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員不適應(yīng)，產(chǎn)生抵觸情緒，進(jìn)而阻礙電子公文處理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用。

（3）與電子公文處理相適應(yīng)的規(guī)章制度不健全。對于電子公文的處理，雖然國家頒布了相關(guān)制度與方法，但是用電子公文處理系統(tǒng)交接的電子化公文存在的法律效力問題，至今國內(nèi)仍無相應(yīng)的立法做出規(guī)定。就高職院校而言，對電子公文也應(yīng)建立和完善相應(yīng)的給規(guī)章制度，以確保辦公系統(tǒng)的正確運行。

（4）電子公文處理系統(tǒng)存在安全問題。電子公文處理系統(tǒng)依賴于計算機(jī)，但是安全問題，也是阻礙計算機(jī)應(yīng)用的一個重要因素。尤其在網(wǎng)絡(luò)時代，現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)傳輸安全性、公文信息存取權(quán)限及病毒入侵都是威脅到電子公文安全的技術(shù)性問題。

4 高職院校電子公文處理系統(tǒng)的發(fā)展前景

（1）對電子公文處理系統(tǒng)平臺要進(jìn)行有機(jī)統(tǒng)一。目前，國內(nèi)許多高職院校雖然已逐步開始使用電子公文，但由于各校的電子公文系統(tǒng)平臺開發(fā)水平不一樣，也造成了系統(tǒng)應(yīng)用情況的參差不齊，由此造成了大量信息資源的浪費，各個系統(tǒng)也互不兼容，還使得對系統(tǒng)的后續(xù)功能擴(kuò)展成本上重復(fù)投入。所以，在電子公文處理系統(tǒng)的設(shè)計上要堅持高技術(shù)的設(shè)計原則，不僅要采用當(dāng)代先進(jìn)、適用的軟件編輯技術(shù)和流程，還要充分考慮與計算機(jī)硬件系統(tǒng)是否匹配、與電子政府其他運行系統(tǒng)是否兼容。從而避免低水平的重復(fù)建設(shè)，最大限度地實現(xiàn)信息交流與共享。

（2）對電子公文處理系統(tǒng)的提供技術(shù)保障。對于電子公文管理系統(tǒng)的安全，要提供內(nèi)在和外在兩方面的保障。就內(nèi)在而言，要的是穩(wěn)定可靠的硬件設(shè)備和良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，尤其是軟件系統(tǒng)平臺要足以保證系統(tǒng)能夠的安全穩(wěn)定和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確保密。就外在而言，電子公文管理系統(tǒng)所處理的信息一般都涉及機(jī)關(guān)的機(jī)密，而且不同的辦公人員在不同的時刻其處理權(quán)限也是不一樣的，因此安全性控制也是必要的條件。對于電子公文管理系統(tǒng)的安全性控制，主要包括防止非法用戶入侵、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密以及電子簽名。在這方面，筆者認(rèn)為，高職院校電子公文處理系統(tǒng)在軟件編輯過程中，可以有效利用Lotus Domino/Notes平臺提供的雙密鑰加密和多層權(quán)限控制，建立相對安全可靠的加密機(jī)制和權(quán)限控制。

（3）對電子公文處理系統(tǒng)的提供制度保障。保障電子公文的安全，不能僅僅依靠技術(shù)，制度的規(guī)范也是一個有限的手段。實行電子公文的高職院校要在認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會國家頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子公文暫行管理辦法》的基礎(chǔ)上，還應(yīng)結(jié)合學(xué)校工作實際，制定出符合本校需要的電子公文管理制度和方法。在電子公文的分級管理、適時監(jiān)控、定期備份、病毒控制和操作方法等方面予以明確要求，實施全過程管理，以此實現(xiàn)科學(xué)保管和有效利用電子公文。

（4）有效提高電子公文管理人員業(yè)務(wù)水平。對于電子公文處理系統(tǒng)而言，單位的領(lǐng)導(dǎo)是電子公文的使用者，在其使用過程中起著一言九鼎的決策作用，因而也是推進(jìn)電子公文使用的主要力量。而機(jī)關(guān)公文的主要管理人員長久以來使用傳統(tǒng)的手工公文管理模式，構(gòu)成了穩(wěn)定的工作方法與制度模式，對于電子公文管理系統(tǒng)還需要適應(yīng)過程。基于此，就要對負(fù)責(zé)公文簽發(fā)、批閱的領(lǐng)導(dǎo)干部、對負(fù)責(zé)電子公文管理的各級文秘人員以及對相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員從不同角度開展培訓(xùn)，讓他們能夠在工作中大膽、有效、創(chuàng)新的使用電子公文，提高工作效率，從而推動電子公文管理工作朝著良好的方向發(fā)展。

5 結(jié)論

在目前辦公自動化、政務(wù)信息化和電子商務(wù)的發(fā)展的大環(huán)境下，不管是順應(yīng)形勢，還是學(xué)校的管理需要，電子公文的處理應(yīng)用已必然趨勢。作為一名高職院校的電子公文管理人員，不僅要注意學(xué)習(xí)新知識、新方法，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，更要有使學(xué)校電子公文更加制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的責(zé)任感，有效發(fā)揮公文管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢，使其更好地為學(xué)校建設(shè)發(fā)展服務(wù)。