談高職院校系部行政秘書的執行力

黃家琪

（中山火炬職業技術學院 廣東中山 528436）

談高職院校系部行政秘書的執行力

黃家琪

（中山火炬職業技術學院 廣東中山 528436）

隨著高職教育教學改革不斷深入以及職業教育體系的構建進程的推進，高職院校只有夯實基礎，不斷規范內部管理，完善制度層面的建設，提升制度的執行能力，才能使學院的宏觀決策、頂層設計得以全面落實，才能保障學院的各項工作得以穩中求進，整體提升。因此，為了高職學院的持續發展，為了高職教育戰略目標的實現，加強制度建設，提高制度的執行力，勢在必行。

高職院校 系部行政 秘書 執行力

引言

所謂“執行力”，主要是指人們對相關政策與策略的實際執行能力。執行力屬于一個動態實現過程，它包含了策略的構思與設計、工作方法的延伸與開展、全程的有效管理以及整體的測評等多個環節。著名管理學家余世維還曾對“執行力”給出過這樣的定義：執行力就是保質保量地完成工作，該定義簡明扼要地詮釋了“執行力”一詞。目前，執行力作為一個現代管理理念中的重要概念，關于它的研究已經滲透到各類管理組織當中。近年來對于有效構建高職院校行政管理執行力的思考也在日益受到關注，其中包含高校決策執行力、教學管理執行力以及后勤管理執行力等等。[1]

一、高職院校系部行政秘書的執行力

在高職院校的重要性．高職院校的系部是集教學、科研、行政等工作的基層辦學部門，是學院辦學理念、方針政策的具體實施部門。系部行政秘書是系部行政工作的具體實施者，是系部與學院、系部與師生、系部與社會溝通的橋梁和紐帶，其工作在系部行政管理中起著關鍵性的作用。（一）高職院校系部行政秘書的執行力的重要性工作中，方案落實不到具體行動上，執行指令拖沓。缺乏緊迫感，實施過程中敷衍了事，草率應付等等，為什么有了很好的決策，卻未能產生理想的績效?為什么一樣的策略，每個系部完成的結果卻大不一樣?問題在哪?——在于執行力。高職院校系部行政秘書從起草文件到下達通知、從收發文件到資料歸檔、從報銷采購到資產管理、從溝通上下到對外接洽等，小到接電話，大到財務管理，一樁樁、一件件都要認真辦理，來不得半點馬虎和敷衍。高職院校系部行政秘書若沒有較強的執行力很難搞好院系內部的行政管理工作，甚至影響到院系日常事務丁作的順利進行。（二）高職院校系部行政秘書的執行力不強的主要表現一個好的執行者能夠彌補決策方案的不足，但再完美的決策方案也照樣有可能斷送在滯后或軟弱的執行者手中。高職院校系部行政秘書的執行力不強主要表現有：一是沒有認識到自身就是發展環境的重要組成部分，辦事拖拉，作風不實，態度冷漠，差錯不斷；二是有著陳舊的管理觀念，不從服務對象的角度考慮問題，只知道機械地拿行政條文行事，不研究，不主動出主意、想辦法。[2]

二、系部行政秘書主要工作及工作特點

高校系部行政秘書的主要工作職責是協助領導做好系部日常事務，主要包括:?文書工作，公文的上傳下達:負責系部對內對外的文書的起草、打印及發布工作，其中包括工作計劃、工作總結、申請報告、通知文件、部門通訊文稿及宣傳工作、會議記錄及會議紀要整理;?檔案管理:負責系部及學院上傳下達的重要公文的收集整理，系部教工檔案資料、科研文件、榮譽證書、人事檔案的登記，整理及保管;人力資源工作:負責人事考勤、年度評審、職稱評定，人才招聘、福利事務等;?日常行政工作:管理辦公設備、組織會議會務，綜合工作、對外接待對內服務、協調關系，協助領導處理系部突發事件，輔助教學、科研、學生管理等工作。由此可見，系部行政秘書工作具有繁雜性、服務性、協調性、輔助性及管理性的特點。

三、高職院校行政管理的現狀

長期以來，高職教育發展很快，形成了一定的規模，而且得到大力的推廣。我國獨立設置的高職院校已經遍布全國，而且具有學歷教育的招生資格。而且福建省像這樣的高職院校就已經超過五十所。隨著社會的不斷進步，社會對人才的要求也越來越高，高職院校經過不斷改善和發展形成多種多樣的形式，目前主要有成人高校改制、職業大學、中專等等還有一些民辦的教學。基于這些情況，整個高等職業院校還是處于初步發展階段，整個發展過程中在行政管理上還存在諸多的問題。[3]

1．明顯的行政化趨勢

高職院校的主要形式是以公辦形式行政機構為主的，整個組織結構主要由學院、系部、教研室等幾個部分組成的，嚴格來說這就是一種教學行政管理的組織形式。部分高職院校的內部不斷的強化這樣行政級別，行政管理的主要形式當然是以行政管理為主導，加上各部門的委員和專家的配合，雖然其中有很多力量的加入和有效的措施，但是高職院校的管理作用沒有充分發揮出來。[4]

2．落后的管理模式

落后就會影響效率，用政府的行政模式和級別作為參考標準，長時間以來我國的高職院校在行政管理模式上相對落后。目前高職院校的管理機構機制有很多的缺乏，需要進一步的完善，在制度體系上缺乏有效監督和責任機制，沒有相應的激勵機制，這樣的形式自然會影響行政管理工作的效率，久而久之還會影響院校工作的正常運行，不能更好的加強高職院校特色建設，不能促進高職院校多樣化發展，最重要的是制約了整個高職學校的長遠發展。[5]

3．不合理的考核標準

粉土天然狀態下CBR值較低，具有水穩性差、不易成型等特點，不能滿足路床的強度要求，需考慮摻加石灰或水泥來保證壓實質量、提高路基穩定性，使路基能長時間具備良好的使用性能，對保證路面使用性能、節約后期維修費用、提高運輸效益等具有十分重要的意義。

“德能勤績”的考核標準是我國高職院校考核不同級別的行政管理人員標準，但是細分到具體項目上卻沒有一個完善體系，也沒有對每一位工作人員制定相應的考核體系，導致績效目標很籠統。績效考核中，必要的實際依據是很重要的，在高職院校中，主要實施的評價方法是帶有獎勵性的評價方法，通常是運用總結的方式進行考核評價的，我們可以看到這樣的考核更多的注重結果，對于評價過程完全忽略。導致整個過程缺乏該有的連貫性和完整性。在這種傳統的考核制度上不能合理分配高職院校內部行政管理人員，逐漸讓工作人員失去積極性，影響工作實效性，長期制約管理質量和服務水平的發展。

4．不夠高效的團隊

行政管理團隊的組織形式布局明顯性，整個團隊成員能力不均衡；團隊缺乏一定的協調性，合作意識不足，形成管理梗阻的局面；沒有有效的激勵，沒有規劃工作人員職業生涯管理，整個團隊沒有中心歸屬感。[6]

四、腐敗心理

1．貪婪心理 貪婪心理，指對于本不屬于自己的目標過分追求，且貪得無厭、永不滿足的一種心理狀態，也是一種超過自我需求、踐踏社會道德規范、侵犯他人利益而過度膨脹私欲的變態反應。

2．從眾心理 從眾可以被理解為大家都這么認為，我也就這么認為；“人云亦云”、“隨大流”；大家都這么做，我也就跟著這么做，它是一種比較普遍的社會心理和行為現象。當別人肆無忌憚的貪婪時，于是他就會改變其中不協調的認知因素或者增加新的認知因素，造成腐敗行為。

3．享樂心理 享樂心理，指以權勢和金錢為媒介，過分追求和滿足自己的感官刺激的一種心理狀態。監督缺失、懲罰力度不夠都會使這些人員的享樂心理惡性膨脹，所以當最初的行為沒有被發現，并且自己的職級一步步提升的過程中，這種享樂心理會更加的嚴重，所帶來的危害也會是非常嚴重的。

五、行政秘書腐敗心理的預防和矯治措施

1．完善監督監管體制

2．培養防治權力腐敗的認知品質

秘書工作的服務性，決定了行政秘書要牢固樹立大服務意識。首先，不管是不是自己職責范圍內都做到熱情服務，堅持有訪必接、有疑必釋、有難必幫的服務原則。對于職責范圍內的各種事項，更要做到熱情服務，盡可能的縮短辦理時間，提升工作效率；其次要培養防治權力腐敗的情感品質，增強預防權力腐敗的“免疫力”，應該堅定正確的世界觀和價值觀，通過不斷的增加情感中的道德和理智因素，保證自身平和的心境，不滋生腐敗心理。

3．加強腐敗心理的強化階段

高職院校系部秘書應該認真的辦理好自己職責范圍內的每一件事情，應該意識到只要是自己的事情，不管是接電話這樣的小事，還是財務管理這樣的大事，都不能存在任何的馬虎和敷衍心理。高職院校系部秘書必須具備很強的執行力，只有這樣才能出色的完成自己的工作，保證院系日常事務工作的順利進行。為了預防其產生腐敗心理，應該圍繞體制創新加強制度建設，針對容易滋生腐敗的薄弱環節和關鍵部位，加強對權力的制約、資金的監控和干部任用的監督，圍繞發展民主加強制度建設，擴大民主是防止權力濫用的治本之策，圍繞強化市場機制加強制度建設。這樣腐敗則失去了生存的環境條件，自然成為不可能。

六、如何提高系部行政秘書人員工作意識

1．提高政治素質

政治素質包括政治理論知識、政治心理、道德品質、工作能力、工作作風等，是人綜合素質的核心。行政秘書工作者要有堅定的政治立場，堅決貫徹執行黨的路線、方針、政策，嚴格遵守高校的規章制度，了解國家的政治活動，掌握高校最新的工作動態，為人正值，忠于職守。

2．提高文化素質

面對世界日新月異的變化及行政秘書崗位工作的多樣性及多變性，行政秘書人員應該做到及時地更新自身的文化知識結果，提高文化水平及文化素養。①增強管理知識：行政秘書是行政管理的基礎人員，必須掌握一定的管理知識，了解行政管理的規律，掌握先進的管理理念和方法，培養良好的管理能力，為規范管理工作提供堅實的知識基礎，促使管理工作的規范化。②提高信息科技知識運用能力：在信息化時代，隨著電腦及網絡知識的普及，高校工作進入信息化，自動化，現代化時期，作為高校行政管理基礎人員，應該具備并不斷提升自身的計算機操作能力及網絡運用能力，提高工作效率。③提升寫作表達能力：行政秘書人員在系部工作中負責相關的文書及上傳下達的工作，寫作表達能力是做好本職工作的首要條件。所以行政秘書應該增強文書知識，擴大見聞，不斷提升自身的寫作能力及表達能力。④加強檔案學知識：保存檔案是行政秘書人員的日常工作，所以檔案學知識必不可少。科學地分類保存檔案，合理地整理檔案，做到檔案管理工作的規范化，能夠極大限度地減少檔案查找的時間，提高工作效率。⑤學習溝通協調技巧：行政秘書是系部與領導、與學院職能部門、與其他系部的溝通協調的橋梁，掌握學習相關的溝通協調技巧與行政禮儀知識，有利于行政管理工作的協調溝通，減少人力物力的浪費，最大限度地提高工作效率。

3．提高心理品德素質

自信樂觀、熱情坦率、堅強勇敢，高度的自制力，良好地人際關系，都是有助于順利出色完成行政管理工作任務的良好心理品質。行政秘書人員應通過對心理健康知識的學習，培養健康的心理品質。

作為系部行政秘書人員，明確工作任務，是先決條件；了解工作特點，是基本要求；提高工作意識則是必備的工作素養。行政秘書人員必須積極提高自身的工作意識，提升工作能力，才能出色地完成各項基層管理任務，才能達到協助部門領導的目的，才能更好地體現個人的工作及社會價值。

結語

隨著社會經濟的快速發展，新時期下的人才要求越來越高，因此對于高職院校的要求也會隨之提高。本文重點探討高職學院行政管理，從行政管理改革的現狀出發，發現目前高職學院中行政管理中存在的諸多問題。為了加強和改進高職學院校系部行政管理的執行力，筆者對行政管理的改革創新提出一些探討。

[1]葉彩虹. 淺談高職院校系部行政秘書的執行力[J]. 漯河職業技術學院學報, 2008, 7(4):25-26.

[2]劉劍, 黃毅能. 淺談高職院校行政管理執行力的建設[J]. 經營管理者, 2012(11):242-242.

[3]游偉榮. 加強和改進高職院校行政管理執行力建設的思考[J].都市家教月刊, 2011(12):112-113.

[4]張炎. 高職院校教育行政管理中執行力的構建思考[J]. 湖北函授大學學報, 2015, 28(18):4-5.

[5]于淼. 淺談現代經濟形勢下高職院校行政管理執行力建設的探討[J]. 商業文化月刊, 2014(27):97-98.

[6]馮晨. 淺析高職院校實訓基地黨組織執行力建設現狀及對策[J]. 管理學家, 2012(4).