高校教學(xué)秘書的工作探討

范 奧

（湖南信息學(xué)院 湖南長沙 410151）

高校教學(xué)秘書的工作探討

范 奧

（湖南信息學(xué)院 湖南長沙 410151）

教學(xué)秘書，高校里一支不起眼的隊伍，但她們是高校教學(xué)管理系統(tǒng)中的一個重要角色，有著不可替代的作用。本文主要結(jié)合自身實際和教學(xué)秘書的一些具體工作，探討教學(xué)秘書應(yīng)該具備的素質(zhì)、能力和提高工作效率的一些方法。

高校教學(xué) 秘書 工作探討

在《教育部關(guān)于全面提高高等教育質(zhì)量的若干意見》（教高〔2012〕4號）文件中寫到高等教育應(yīng)加大應(yīng)用型、復(fù)合型、技能型人才培養(yǎng)力度。因此必須要用高效的現(xiàn)代化教學(xué)管理手段和教學(xué)管理辦法才能培養(yǎng)出優(yōu)秀的人才，在高校的日常管理中，教學(xué)管理是重中之重。[1]

一、教學(xué)秘書的工作特點

形容教學(xué)秘書的工作可以用“事務(wù)多”“標準高”“壓力大”來形容。因此在高校中教學(xué)秘書多數(shù)是一群娘子軍，她們多數(shù)是外表嬌俏可人，內(nèi)心激情如火，典型刀子嘴豆腐心的“女漢子”。

“事務(wù)多”其實可以用“雜”來詮釋？就以我的工作為例簡單說說我們的一些工作。每周三下班前上交教學(xué)簡報一篇；每周四之前上交下周周工作計劃；每周五統(tǒng)計各班分學(xué)生具體到日、節(jié)次、課程缺課情況信息表、分班級分學(xué)生全學(xué)期缺課情況匯總統(tǒng)計表；每月5日前上交教師考勤表、考核表、課時統(tǒng)計表；每月24日前完成網(wǎng)站教學(xué)管理文章上傳4篇，其他共計8篇；每月26日前完成給各職能部門考核工作；每月26日前上交本部門信息化建設(shè)、教師培訓(xùn)相關(guān)證明材料；開學(xué)準備工作有發(fā)放課表（教師、班級、教室張貼等）、教輔資料發(fā)放（教材、備課本、教學(xué)日志、記分冊、聽課記錄本等）、教學(xué)器具發(fā)放（粉筆、板刷等）、實訓(xùn)室檢查與調(diào)試、組織教師實訓(xùn)室衛(wèi)生清掃工作、協(xié)助安排新教師預(yù)說課；期初期中期末各類檢查表格無數(shù)，期末試卷整理審核，每年一次國家數(shù)據(jù)平臺數(shù)據(jù)填報，各類教學(xué)檔案整理上交，補考、英語等級考試報考、教材征訂數(shù)據(jù)整理等，還有平時與其他部門的事務(wù)銜接，各個事務(wù)務(wù)必事務(wù)躬親，務(wù)必事無巨細。[2]

“標準高”是對我們教學(xué)秘書的一個常規(guī)要求。如果把升本評估工作、教學(xué)管理工作比喻成一臺正在運作的機器，那么我們這一群人就是這個機器的“潤滑劑”，起著調(diào)試和磨合和連接的作用。因為我們的工作標準影響著我們常規(guī)教學(xué)工作的質(zhì)量。我們學(xué)校是新升格的本科院校，一項項數(shù)據(jù)要求真實準確，環(huán)環(huán)相扣且合理，要求嚴格按照高等教育辦學(xué)規(guī)范、應(yīng)用型本科教學(xué)規(guī)律執(zhí)行，我們是最基層的“實施者”。

“壓力大”則是因為成績管理、考試管理、日常教師的考核材料收集，是與學(xué)生、教師、學(xué)校利益息息相關(guān)，哪里出錯了就意味這一方利益的損失。所以我們的工作從某種程度來說到了不容許出錯的地步。人非圣人，孰能無措。為更好的開展工作，取得更好的工作效果。我們這一群人時刻都有著“如履薄冰”的感受。不是因為矯情，是因為對工作的真誠，是對自己的嚴格要求。為了跟上學(xué)校發(fā)展的步伐，我們也在不斷的充實著自己。

二、教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)和能力

1．忠誠學(xué)校，愛崗敬業(yè)

干一行，愛一行。忠誠學(xué)校，自覺維護學(xué)校的整體利益和發(fā)展大局。遵守職業(yè)道德，努力承擔工作任務(wù)，認真履行工作，積極參加學(xué)校的各項建設(shè)。一個人只有熱愛自己的工作，才能激發(fā)出強烈的工作激情和動力，一個人如果對事業(yè)有執(zhí)著的追求就會發(fā)揮出持久的工作熱情，從而想方設(shè)法把工作干好。只有充分認識到自己工作的重要性，從為學(xué)校教學(xué)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的立足點出發(fā)，以強烈的事業(yè)心和飽滿的工作熱情，積極努力，嚴肅認真的對待工作，才能做好教務(wù)干事的工作。

2．極強的服務(wù)意識

一切教學(xué)管理工作都是為教學(xué)、為師生服務(wù)的。教學(xué)活動進行具體組織、協(xié)調(diào)、管理的進程中。教務(wù)干事是連接系領(lǐng)導(dǎo)和師生的橋梁，是協(xié)調(diào)部門之間的紐帶。這就要求我們樹立全心全意為教學(xué)服務(wù)的意識。當好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻策，并辦理具體事務(wù)，教務(wù)干事要有服務(wù)于師生的思想。經(jīng)常了解和掌握師生的意見和要求，滿腔熱情的為他們排憂解難，以自己的行為來贏得大家的理解和尊敬，為高校的管理事業(yè)和高校發(fā)展盡心盡力。

3．熟練操作辦公軟件及動手能力

WORD，OFFICE，PPT等基本辦公軟件作為教學(xué)秘書一定要熟練操作，熟練掌握這些能夠讓你在核算工作量、統(tǒng)計通過率時，大大減少手工核算的誤差。教學(xué)管理檔案、與其他職能部門的聯(lián)系、搜索最新資料都需要我們能熟練應(yīng)用這些工作軟件，作為一個教學(xué)秘書，我覺得還要能夠掌握一些基本的機械知識，電腦、打印機等出現(xiàn)一些小故障能夠自行解決，具備這些能力能夠讓我們工作起來得心應(yīng)手。

4．學(xué)習、創(chuàng)新能力

創(chuàng)新是時代的要求，是社會主義市場經(jīng)濟對社會各行各業(yè)提出的要求，有創(chuàng)新才有發(fā)展。在日益競爭的社會中，只有不斷創(chuàng)新，高校才能在競爭的環(huán)境中生存和發(fā)展。作為新時期的教學(xué)秘書應(yīng)牢牢把握時代脈搏。在工作中不斷改革創(chuàng)新。在做好服務(wù)性、輔助性、協(xié)調(diào)性工作的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮自己的主觀能動性，積極開動腦筋，對工作任務(wù)、工作目標、工作方法要有自己的思想和觀點。在向領(lǐng)導(dǎo)的建議中，既要能明確表達領(lǐng)導(dǎo)的想法、意見。又要有自己的新觀點、新視角，要敢于突破領(lǐng)導(dǎo)思維的方框，使建議有創(chuàng)新性，使領(lǐng)導(dǎo)的智慧和意圖得以延伸、擴展和升華，從而進一步完善領(lǐng)導(dǎo)的決策。總之，教務(wù)秘書在做好服務(wù)、協(xié)調(diào)和輔助工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)充分發(fā)揮自己的主觀能動性，善于發(fā)現(xiàn)新情況、思考新問題、提出新辦法，在工作中力爭做到：觀察要有新視角、思維要有新思路、自己要有新觀點、行動要有新舉措、管理要有新效果。

三、怎樣做好教學(xué)秘書

在這種現(xiàn)實條件下，作為一名教學(xué)秘書應(yīng)該怎么做，怎么才能做好呢？個人觀點是心態(tài)要好，做事趁早；標準理解要好，請示領(lǐng)導(dǎo)要早；時間節(jié)點把握要好，部門溝通要早。

心態(tài)要好，做事趁早。作為教學(xué)秘書，你在整個學(xué)校管理系統(tǒng)中屬于“萬金油”的角色，事事都可以找上你，做多錯多，所以很有可能你會比其他崗位的同事多很多受委屈的機會。為了少受委屈，我們需要眼觀六路耳聽八方，善于發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。而且我們需要有羅列工作的習慣，對自己的工作要有計劃，因為我們臨時的工作很多，可以提前做的工作，一定提前開始做。

標準理解要好，請示領(lǐng)導(dǎo)要早。我們的工作任務(wù)很多很雜，不同部門標準也不同，作為教學(xué)秘書一定要熟讀文件，理透文件要義，有針對性的開展工作。遇到疑難問題，一定要盡早報告領(lǐng)導(dǎo)，早期預(yù)防。遇事也不要慌亂，重要的是解決問題。

時間節(jié)點把握要好，部門溝通要早。學(xué)校的精細化管理，落實到實處就是考核。為督促工作的完成，一定規(guī)定了完成時間及標準，作為教學(xué)秘書時間節(jié)點一定要弄清楚，材料上交、工作完成一定要準時，只能提前不能推遲，不然就會影響考核。和部門的溝通也一定要及時，對于工作的標準要求一定要心中有數(shù)，盡量不做無用功，重復(fù)工作。

[1]張新有：《高職院校教務(wù)干事的工作探討》，《才智》，2010年23期

[2]王輝艷：《高職院校教務(wù)干事工作的定位和思考》，《才智》，2010年23期