數字時代，檔案信息化公共服務能力創新

譚偉貞

（湖南人文科技學院檔案館　湖南婁底　417000）

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數字時代，檔案信息化公共服務能力創新

譚偉貞

（湖南人文科技學院檔案館湖南婁底417000）

檔案信息化公共服務能力的提升，是“十三五”期間我國檔案事業發展的主要任務，主要依托數字檔案館和網絡技術。通過對數字檔案館與傳統檔案館在服務方法、服務功能、服務對象、服務內容等方面進行比較分析，梳理了數字時代創新服務方法、對象、內容、健全服務功能對提升檔案信息化公共服務能力的重要性，同時，探索出主動向經濟市場出擊，不斷跟經濟社會發展中出現的新領域是檔案公共服務能力創新的新動態，提供特色和個性化服務是公共服務能力創新的新內容。

數字時代 數字檔案館 公共服務能力 創新

檔案信息化公共服務能力顧名思義是檔案公共服務建立在信息化技術基礎之上，以檔案館和網絡為依托，為檔案公共服務提供的軟、硬件設備、檔案服務人員、檔案信息等，以滿足社會各界利用需求，所體現出來的服務技能。檔案信息化公共服務能力的提升是“十二五”期間，也是“十三五”期間我國檔案事業發展的主要任務，由此可見公共服務能力的重要性。但是，由于受許多瓶頸因素如：檔案資源缺乏、綜合人才問題、觀念意識問題、標準化管理問題以及檔案信息化建設滯后等影響，檔案公共服務能力的提升受到了一定的限制，如何破解之些難題，將是我們檔案工作中亟待解決的新課題。下面就信息化公共服務能力的創新問題提出自己的見解以供讀者參考。

一、服務方式的創新

傳統的檔案服務方式主要是以檔案查閱、外借、檔案編研、證明以及檔案目錄檢索等方式出現。進入數字化時代，公眾獲取檔案信息的方式和渠道呈現了廣泛性和多元性等特點，傳統的服務方式很難適合公眾日益增長的信息需求，檔案館必須不斷拓展服務方式，開辟服務渠道，實現傳統方式與現代方式齊頭并進；單一性與多元性相結合；有償服務與無償服務互為補充，這樣才能實現檔案信息化公共服務形勢的多樣化。［1］同時還要從實際出發，以公眾滿意為目的，以公眾需求為核心，不斷創新公眾易親近、易接受、喜聞樂見的服務方式，把傳統的封閉式的 “死”檔案，變成數字的開放式的“活”檔案，把檔案服務從被動、靜態服務變成主動、動態服務。［2］

1.從階段性服務轉變為全過程服務

傳統的服務方式是一種階段性服務，主要有接收查閱信息、檔案查閱、檔案利用這三個階段，進入知識經濟時代，檔案的服務方式轉變成了一種知識性服務，強調全過程的服務。全過程服務不僅包括上述階段性服務，還包括檔案利用前期服務與檔案利用后期服務，前期服務即信息預測期，主要是了解和掌握公眾對信息的需求，并向其宣傳檔案有關業務知識，傳授檢索和利用技巧。后期服務即反饋信息期，主要是了解公眾對檔案利用的效果和新信息需求以及用戶對檔案館的建議和意見。［3］

2.利用網絡和檔案管理系統，為公眾提供咨詢互動平臺

信息化高度發展的今天，各檔案館都各自選擇適合自己的管理軟件進行檔案管理，為此，在選擇管理軟件時，檔案館必須高度重視服務互動平臺的建立，只有這樣，用戶才能與檔案工作人員自由溝通、交流和意見反饋，這一平臺實際上也是對檔案館履行公共服務職責的一種監督，同時也是對檔案館公共服務能力的一種提升。“兼聽則明，偏聽則暗”，檔案館只有不斷傾聽用戶意見，了解用戶心聲，才能提高公共服務能力和確立努力方向。除此之外，檔案館還可以開辟各種不同渠道，如：建立公眾微信號、QQ號、開通微博、博客等方式去了解用戶，為用戶提供多層次的服務。

二、健全服務功能

進入數字化時代，信息化給檔案館的服務帶來了新的機遇，健全檔案服務功能可更全面的提升和創新公共服務能力。

1.加快網上查閱功能的建立

網上查閱功能的建立是檔案現代化服務體系最基礎的功能內容，檔案館要想最大限度地發揮檔案信息資源的作用，就必須在不斷收集檔案信息資源的基礎上，建立數據庫，實現檔案信息資源共享。

2.安全監控功能

數字化是信息化檔案公共服務的基礎，檔案部門要實現資源共享，就必須全面推進規范化、標準化統一的檔案管理系統。由于網絡環境的不安全性和檔案數字化加工過程中存在的一些不可控因素，過去簡單的防護措施已不能解決數字時代信息檔案的安全保密要求，這就要求檔案部門必須運用新的技術和管理手段來防范檔案的安全體系，因此，建立一個可靠的安全監控系統就顯得尤為必要了。

第一、實行身份認證和權限控制。主要是對身份和計算機進行綁定，沒有授權的用戶和沒有認證的計算機無法打開數字化文檔，嚴格對計算硬件進行控制。

第二、在掃描和傳輸過程中實行加密。在掃描過程中，設計掃描完成自動加密，同時采用隱性水印技術來記錄數字檔案的原始數據，以防數字化檔案被套改，同時，結合網上審批系統，對水印數據進行監控，在檔案信息查閱或打印時顯示水印，以確保檔案信息的真實性和版權。

3.提高互聯網索引功能

數字檔案館所用的管理系統是一個高度可擴展的數字檔案信息處理系統。在日常管理中，電子文檔的產生均依賴于不同計算機技術平臺，呈現出不同的結構性和多樣性。檔案管理系統必須支持多種存貯的外部系統平臺，數字檔案館也必須具備自己的存貯器用來集成管理檔案的異類信息。

三、服務對象創新

長期以來，由于受傳統思想的影響，各級檔案館總是以行政機關的附屬機構而存在，其服務主要圍繞黨政機關和社會團體，很少考慮到公眾的真實需要和利益。新時期在公共服務功能的拓展下，服務對象由黨政機關、社會團體向公眾服務轉換，“以人為本”、“以公眾為主”、“親民”成了檔案公共服務的主要拓展方向。

1.信息化公共服務社會化、多元化

數字化時代，人們從事科研、生產等各種活動已變得越來越復雜，因此，對各類信息的利用需求也變得越來越迫切，對檔案信息的利用必將被網絡檢索所獲得的綜合資料所代替。

2.主動向經濟市場出擊

數字化時代，檔案館已不再是傳統的“保管室”，工作人員也不是 “保管員”，而是財富的集結中心和傳播者，在知識經濟高度發達的今天，數字檔案館擁有科研、生產等原始且已數字化了的信息，只要檔案工作人員靈活運用這些數字信息進行綜合、加工、整理，并從中提煉出有價值的信息，形成檔案服務實體，創建檔案信息服務產業，主動向社會開放利用，從而產生經濟效益和社會效益。

3.不斷跟進經濟社會發展中出現的新領域

數字化時代，檔案部門這個財富的集結中心必須緊跟時代的步伐，主動跟進經濟社會發展過程中可能出現的新領域，并不斷加強與新領域的主管部門的聯系，了解他們的動態，預測新領域對檔案信息的需求，從而完善新領域的專業檔案，準確、及時盡可能多地為他們的發展提供最專業、最全面的檔案信息與技術服務。

四、服務內容創新

傳統的服務內容由于受到服務對象、服務范圍以及服務意識等因素的影響，服務內容也比較單一。進入數字化時代，檔案用戶需求日益社會化，由一般性檔案查閱、利用，轉向檔案咨詢、檔案文化、休閑、娛樂、檔案鑒定等；滿足用戶的一般需求，轉向依用戶的興趣、愛好、背景、角色等提供個性化服務；由被動查詢服務，轉向提供主動、知識性檔案服務；由館內服務，轉向館際互借服務。面對紛繁復雜的用戶需求，對檔案服務內容提出了更高的要求。［4］

1.加強信息資源建設

信息資源是信息化公共服務的前提和基礎，檔案部門必須擁有內容豐富，結構合理的檔案信息資源，才能創新檔案公共服務能力，否則，將會是一句空話、大話。

（1）庫存檔案信息數字化。這一過程是運用現代化管理手段取代了手工操作，多功能檔案信息采集平臺取代了枯燥無味的信息傳播方式。庫存檔案數字化是利用電子設備把檔案掃描，按存儲格式保存在檔案系統中。掃描后檔案信息可以轉換成各種存儲格式，包括文字，音頻、視頻、影像等建立各種數據庫。通過檔案信息數據庫的建立，把檔案公共服務部門與部門之間，地區與地區之間，以及整個社會統一聯系起來，進而建立一個跨部門、跨行業、跨地區甚至跨國界的共享網絡系統。［5］

（2）加大征集力度，改善館藏結構。數字化時代，人人都是檔案的生產者和擁有者，檔案部門要加大征集力度把分散在個人手中的數字檔案自動采集歸檔。另外還要征集民間有特殊價值的名人家譜、簇譜等個人檔案；深挖優秀傳統文化資源，如歷史人物、先進事跡、名人檔案等；培植具有濃厚地方文化特色的文化品牌；拓展檔案寄存、代管等業務，來豐富館藏和改善館藏結構。在館藏建設過程中重點體現出“你無我有”、“你有我獨”、“你獨我專”，不管數量、質量還是品味都要體現出自己的特色和個性。

（3）整合檔案信息資源，加強館際之間的橫向聯系。數字化時代，知識和信息總量急劇增長，檔案信息資源越來越豐富。面對如此浩大的信息海洋，任何單位、個人是無法全面收集和保管，因此，只有加強信息資源整合，著重頂層設計，建立一個完整的、先進的社會化信息系統，才能實現檔案信息資源共享。

2.依據本單位檔案特色，為公眾提供個性化服務

檔案的服務是“以人為本”，服務于人是檔案服務的根本，檔案工作人員面對越來越復雜、全面、具體的公眾需求，開展多層次公眾服務，充分利用自身豐富的館藏資源優勢，結合并挖掘網絡信息，主動提供多元化的傳播方式，開展具有自身特色的個性化檔案服務。例如：可以將具有濃郁地方特色的文化品牌檔案，特有的優秀文化精神所包含的深刻內涵進行重新包裝和通俗解釋，使之以平民化的形象走進百姓生活，這不僅可以宣傳檔案館獨特的文化特色，而且可以提高公眾的文化素養；還可以設置用戶服務采集平臺，自動收集用戶的需求信息，然后根據用戶的需求，為用戶定制符合個人需要的檔案信息主動傳送給他們。［6］特色和個性化服務是數字時代，檔案信息化公共服務創新的主要內容。

3.堅持公平、公正的原則，為公眾合理分配服務資源

檔案信息公共服務要堅持公平、公正的原則，檔案工作人員要公平、公正地對待自己的職業特權，尊重用戶，不要因為利用者的職業，家庭背景和個人收入而去歧視別人。不管是政府部門、社會團體，還是個人都有享受檔案公共服務的權利，檔案工作人員要盡力維護用戶的檔案知情權和參與權。在公共服務過程中，不僅要重視大眾化服務 ，也要重視小眾化，特別是弱勢群體的服務，要根據他們的要求為其量身定制出更貼切、更全面、更及時的服務。［7］

［1］.王靜.綜合檔案館公共文化服務研究［D］. 合肥：安徽大學，2014-40

［2］.朱丹.鐘楚巧.現代圖書館服務理念創新分析與研巧［J］.固書館論壇，2009（03）：120-123 。

［3］.陳舅.論電子政務環境下檔案用戶需求的新變化［J］.檔案學通訊，2006（4）：72-75

［4］.王媛媛.數字環境下檔案公共服務研究［D］. 合肥：安徽大學，2015。

［5］.饒露.加強館藏建設，打造真正意義上的公共檔案館［J.］山西檔案，2010（04）：25

［6］.劉思思.數字化時代背景下檔案館公共服務延伸研究［D］. 福建：華僑大學，2015。

譚偉貞，女、湖南人文科技學院檔案館、職業技術教育學碩士、副研究館員